Onze designtips voor transactionele mails

Reminder: wat zijn transactionele mails ook alweer?

Transactionele mails zijn automatisch verstuurde e-mails die klanten krijgen nadat ze, meestal op je website, een bepaalde actie hebben uitgevoerd. Bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuw account, zich inschrijven voor je nieuwsbrief, een bestelling plaatsen, een formulier invullen, wachtwoord wijzigen ...

Noem dit soort zakelijke mails gerust standaard opvolgmails. Het zijn berichten waarmee jij als het ware zegt: "Wees gerust, wij hebben de informatie goed ontvangen, we gaan voor jou aan de slag."

Populaire mails

Omdat transactionele mails informatie (facturen, bestellingen, codes ...) bevatten die specifiek over de klant in kwestie gaan, liggen de open rates van deze populaire mails véél hoger dan andere mails die je naar je klanten stuurt. Tot zelfs 7 maal hoger!

Je kan ontelbare onderwerpen linken aan het versturen van transactionele mails. Zoals daar zijn: accountregistraties, welkomstboodschappen, bestelbevestigingen, te betalen facturen, reservaties, vergeten wachtwoorden ...

In ons blogartikel 'Wat zijn transactionele e-mails? Een uitgebreide uitleg' kom je meer te weten over het hoe en waarom van transactionele mails.

Transactionele mails maken: designtips om meteen te gebruiken

In dit blogartikel gaan we ervan uit dat je van plan bent om je eigen transactionele mails te maken, en dat je daar bruikbare tips voor zoekt. Don't search any longer, hier zijn jouw (design)tips. Inclusief voorbeelden recht uit de praktijk.

Wees onmiddellijk herkenbaar, betrouwbaar en duidelijk

Je transactionele mails mogen nog zo goed uitgewerkt zijn, het is onder andere de meta-informatie die beïnvloedt of ontvangers je mail openen of lezen. Het is dus heel belangrijk om na te gaan hoe jouw mails in iemands mailbox belanden.

Het klopt dat je op vlak van titels, inleiding en afzenderinformatie niet veel speelruimte hebt, maar je moet de meest bruikbare info overbrengen binnen de beperkte ruimte die beschikbaar is.

Waar je rekening mee moet houden:

• Korte en zéér duidelijke previews waarmee je 'opens' stimuleert. Een preview is het eerste zinnetje dat samen met de onderwerpregel getoond wordt in de inbox.
• Maak duidelijk van wie de mail komt, toon een duidelijk 'Van'-adres.
• Anders dan bij marketing mails, is het voor transactionele mails niet not done om vanuit een no-reply e-mailadres te versturen. Als je een mail verstuurt waarop er geen antwoord verwacht wordt van de ontvanger, zoals een notificatie, een paswoord reset mail of een order shipment update, is een no-reply adres dus prima. Als het dus om éénmalige communicatie gaat.
  Je mag uiteraard ook met een gepersonaliseerd adres werken, maar dan kan er verwarring ontstaan voor de ontvangers en gaan ze je mail misschien wel beantwoorden met een vraag.
• Personaliseer je mails door je klant met de voornaam aan te spreken.
• Verstuur mails die effectief afgeleverd worden. Gebruik hiervoor de instellingen SPF, DKIM en DMARC.
• Maak je mails nog actiever door Actions van Gmail te gebruiken.
• Zorg voor een herkenbare, professionele template. Je wil dat je mails professioneel en betrouwbaar over komen. Zorg dat het onmiddellijk duidelijk is dat de mail van jou komt.

Hou de inhoud simpel en duidelijk

Een transactionele mail moet er niet alleen mooi uitzien, de mail moet ook simpel en duidelijk zijn. Vestig de aandacht op de juiste zaken, zonder af te leiden. De informatieve boodschap primeert.

Probeer zoveel mogelijk vakjargon te vermijden en schrijf je mails, als dat kan, zoveel mogelijk in dezelfde stijl die klanten van jou gewoon zijn. Zorg voor het juiste evenwichtig tussen speels en zakelijk.

In onderstaand voorbeeld van Patagonia vallen het grote lettertype en de witruimte op. Dat maakt de mail helder en overzichtelijk.

Creëer een passend ontwerp

Transactionele mails mogen niet saai of onprofessioneel overkomen. Trek de huisstijl van jouw merk door in deze mails. Dat geeft vertrouwen aan je klanten, want ze herkennen jouw mails meteen.

Vraag je ook af hoe "aanwezig" je branding moet zijn. Geef je informatie mee over een account of stuur je een welkomstmail? Dan wil je waarschijnlijk je merk meer in de verf zetten. Stuur je een notificatie of digest? Dan moet vooral de boodschap centraal staan.

Denk hier dus goed over na en creëer verschillende ontwerpen. Of laat een designbureau enkele suggesties doen. Je zal al snel merken dat hier veel tijd inkruipt. Je moet namelijk verschillende keuzes maken. Hoeveel afbeeldingen? Welk lettertype?

Een sterke mailtemplate is meteen herkenbaar en professioneel. Zo weten je lezers dat jij een betrouwbare afzender bent en ze vol vertrouwen de nodige vervolgacties kunnen nemen.

Voeg persoonlijkheid toe aan je teksten

Het is niet omdat je transactionele mails belangrijke info bevatten, dat ze ook saai moeten zijn. Maak je teksten duidelijk en beknopt, maar gebruik zeker ook je "brand voice". Dat maakt je mails herkenbaar en voegen een tikje persoonlijkheid toe.

Vermijd daarnaast ook het gebruik van jargon. Zo blijven ze makkelijk verteerbaar.

In dit voorbeeld van een verzendbevestigingsmail zie je bijvoorbeeld dat ze onderaan onderhoudinstructies toevoegen.

Denk na over grafische elementen

Met grafische elementen bedoelen we niet alleen afbeeldingen en video's, maar ook visuele elementen die een onderdeel van je boodschap vormen.

Dat kan een screenshot van een winkelmandje zijn, maar evengoed instructies die je visueel voorstelt in je e-mail.

Verwerk een krachtige Call-To-Action

Sommige transactionele e-mails vragen abonnees om een specifieke actie te ondernemen. Denk maar aan hun emailadres of identiteit bevestigen, hun profiel updaten ... Als je actie verwacht, moet je voor een duidelijke én opvallende actieknop zorgen. Die knop bevat namelijk de Call-To-Action (CTA) van je mail.

Vleugje marketing

Je informatieve, zakelijke boodschap moet voorop staan, maar het kan geen kwaad om toch wat andere content te tonen. Maak van de gelegenheid gebruik om extra producten te tonen, een kortingscode te koppelen aan je welkomstmail, te linken naar je accounts op sociale media ...

Overdrijf hier nooit mee! Het moet voor gebruikers heel duidelijk zijn wat de transactionele mails zijn en dewelke dienst doen als marketingmails.

Hieronder zie je hoe je op een eenvoudige manier relevante producten toont in een transactioneel bericht.

Mobielvriendelijke transactionele mails

Tegenwoordig lezen veel mensen e-mails (enkel) op hun smartphone. Zorg er daarom voor dat je boodschap er op het kleine scherm net zo goed uitziet én dat lezers gemakkelijk op CTA’s kunnen klikken. Hou ook je lettertype vrij groot.

Geef de nodige context mee

Je wil voor je transactionele mails absoluut zeker zijn dat je lezer weet waarom hij deze mail krijgt en wat hij ermee moet doen. Dat geldt niet alleen voor de afzender info uit ons eerste punt, maar ook voor de opzet van je effectieve mail.

Voeg relevante context toe. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een notificatie stuurt dat je een account gaat verwijderen door inactiviteit. Beantwoord dan zeker de vraag "Wat is dit nu weer?". Stel je bedrijf of product opnieuw voor, voeg bijvoorbeeld een relevante datum toe en denk na over de volgende vragen:

• Van waar komt deze mail?
• Over welk product gaat het?
• Welk bedrijf?
• Waarom is dit belangrijk?
• Wat wil ik eventueel doen?
• Wie heeft hiervoor geregistreerd?

Hou de statistieken van je transactionele mails in de gaten

Gebruik je bovenstaande tips, dan zal je vast en zeker opvallen met je transactionele mails, maar het stopt niet bij het design. Eens je mails uitgestuurd zijn, moet je de prestaties en statistieken monitoren.

Door de juiste parameters - zoals delivery rates en open rates - in de gaten te houden, leer je bij over hoe je goed je mails het doen. Zo kan je bijsturen waar nodig, wie weet door aan A/B-testing te doen.

Kleine aanpassingen kunnen al grote gevolgen hebben. Met de transactionele mail API van Flexmail kan je je mails taggen, zodat je je statistieken per type mail in de gaten kan houden.

Kies professionele e-mail software

De beste transactionele mails maken, doe je door professionele e-mail software te gebruiken. Je hebt software of een platform nodig waarmee je op een vlotte manier transactionele mails kan ontwerpen en waarmee je je mails op een efficiënte wijze kan monitoren.

E-mail software heeft dus best een grote impact op je communicatie. Niet alleen voor jou als gebruiker, maar ook voor de gebruikservaring van je klanten.

Er zijn verschillende platformen beschikbaar waarmee je transactionele e-mails maakt. Kies vooral een platform dat bij jouw project past en de services aanbiedt die jij nodig hebt. Bijvoorbeeld gratis ondersteuning, hoge afleverbaarheid, garanties over GDPR-proof zijn ...

Zet de voor- en nadelen van elke tool op een rijtje en maak pas nadien jouw keuze. Via Flexmail kies je voor een op en top Belgisch platform dat makkelijk te gebruiken is en waarbij je gratis training en support krijgt!

En ...

Hier bij Flexmail staan we te popelen om samen met jou werk te maken van je transactionele mails. We hebben er zelfs een heel platform over online gezet! 😃


Ontdek transactionele e-mail van Flexmail