Juridische informatie
Flexmail - Generatieve AI policy
AI-functies in de Flexmail applicatie — Beleid & Juridisch kader
Dit document beschrijft het beleid van Flexmail voor het gebruik van generatieve AI-functies en de AI Assistant in de Flexmail-applicatie en website. Het beleid is opgesteld in overeenstemming met de AVG en de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689).
AI-gegenereerde output mag uitsluitend worden gebruikt voor het beoogde doel, namelijk het samenstellen van inhoud voor uw e-mailcampagnes of het opvragen van ondersteuningsinformatie. Elk ander gebruik is in strijd met deze richtlijnen en kan aanleiding geven tot beëindiging van de toegang.
Voor elk gebruik in strijd met toepasselijke wetgeving of intellectuele eigendomsrechten van derden blijft u als gebruiker of onderneming volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor elk verlies dat Flexmail daardoor lijdt.
U bent er verantwoordelijk voor dat alle inhoud die u invoert in de AI-functies — waaronder teksten, instructies en samenvattingen — passend is en voldoet aan deze voorwaarden.
AI-gegenereerde output kan onnauwkeurigheden of andere ongeschiktheden bevatten. Flexmail biedt geen garantie dat de AI-modellen of hun output vrij zijn van fouten of vertekeningen. Controleer de gegenereerde output steeds zorgvuldig voordat u ze toevoegt aan een campagne of als basis gebruikt voor beslissingen.
Additionele AI-features kunnen in de toekomst worden toegevoegd.
Anthropic verwerkt deze klantcontent niet voor het trainen van AI-modellen. Dit is contractueel vastgelegd in de commerciële voorwaarden van Anthropic: de verwerking is strikt beperkt tot de uitvoering van de API-aanvraag.
Opgelet: Vermijd het opnemen van bijzondere categorieën persoonsgegevens of andere gevoelige persoonlijke informatie in de AI-interface. Ingevoerde inhoud wordt gedeeld met Anthropic ter uitvoering van de dienst. Het privacybeleid van Anthropic is van toepassing: https://www.anthropic.com/legal/privacy
De AI Assistant is uitsluitend beschikbaar na authenticatie. Enkel ingelogde Flexmail-gebruikers hebben toegang. Bovendien wordt deze policy expliciet voorgelegd en actief goedgekeurd vóór de eerste AI-interactie (zie sectie 9). De informatieverplichting (Art. 13 AVG) is daarmee op twee niveaus gedekt: via de bestaande contractuele relatie én via de gedocumenteerde, expliciete goedkeuring.
Bij complexe of gevoelige vragen kan het gesprek worden doorgestuurd naar een menselijke medewerker via een geautomatiseerde koppeling met HelpScout (human handoff).
De rechtsgronden voor de verwerking door de AI Assistant zijn:
De naleving van de bewaartermijnen wordt gegarandeerd via geautomatiseerde processen die geen manuele tussenkomst vereisen.
Flexmail behoudt zich het recht voor de AI-functies en de AI Assistant op elk moment te wijzigen, op te schorten, stop te zetten of verder te beperken. De beschikbaarheid van bepaalde functies kan variëren per abonnement.
De AI Assistant maakt geen gebruik van Anthropic-diensten. De toepasselijke voorwaarden voor de AI Assistant zijn uitsluitend de voorwaarden van Flexmail.
Flexmail registreert elke goedkeuring op de volgende wijze, conform de verantwoordingsplicht van Art. 5(2) AVG:
Bij een materiële wijziging van deze policy — dit zijn wijzigingen die de aard van de verwerking, de rechtsgrond of de rechten van de gebruiker beïnvloeden — wordt de gebruiker actief genotificeerd en wordt een nieuwe expliciete goedkeuring gevraagd vóór verder gebruik van de AI-functies. Redactionele of verduidelijkende wijzigingen zonder impact op de verwerking vereisen geen nieuwe goedkeuring, maar worden wel gecommuniceerd via de versiegeschiedenis onderaan dit document.
Na aanvaarding zijn de geldende voorwaarden steeds terug te vinden onder de juridische documenten in de Flexmail-applicatie. Geschillen worden beslecht overeenkomstig de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op onze diensten.
Voor de AI Assistant geldt dat gegevens uitsluitend worden verwerkt binnen de interne infrastructuur. Er worden geen gegevens gedeeld met externe AI-aanbieders.
Wanneer u AI-gegenereerde teksten gebruikt, is het privacybeleid van Anthropic van toepassing op de gegevens die u of uw bedrijf invoert in de editor-functies, aangezien ze rechtstreeks worden overgedragen naar het platform van Anthropic.
Dit document beschrijft het beleid van Flexmail voor het gebruik van generatieve AI-functies en de AI Assistant in de Flexmail-applicatie en website. Het beleid is opgesteld in overeenstemming met de AVG en de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689).
1. Gebruik en toepassing van AI-functies
Flexmail biedt een aantal functies aan die gebruik maken van generatieve AI: AI-vertaling, AI-tekstverbetering, AI-spellingscontrole, AI subject line & preheader generator, en de AI Assistant. Deze functies helpen u bij het opstellen, verfijnen en vertalen van e-mailcampagnes, en bieden geautomatiseerde ondersteuning via de website.AI-gegenereerde output mag uitsluitend worden gebruikt voor het beoogde doel, namelijk het samenstellen van inhoud voor uw e-mailcampagnes of het opvragen van ondersteuningsinformatie. Elk ander gebruik is in strijd met deze richtlijnen en kan aanleiding geven tot beëindiging van de toegang.
Voor elk gebruik in strijd met toepasselijke wetgeving of intellectuele eigendomsrechten van derden blijft u als gebruiker of onderneming volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor elk verlies dat Flexmail daardoor lijdt.
U bent er verantwoordelijk voor dat alle inhoud die u invoert in de AI-functies — waaronder teksten, instructies en samenvattingen — passend is en voldoet aan deze voorwaarden.
AI-gegenereerde output kan onnauwkeurigheden of andere ongeschiktheden bevatten. Flexmail biedt geen garantie dat de AI-modellen of hun output vrij zijn van fouten of vertekeningen. Controleer de gegenereerde output steeds zorgvuldig voordat u ze toevoegt aan een campagne of als basis gebruikt voor beslissingen.
Additionele AI-features kunnen in de toekomst worden toegevoegd.
2. Transparantie over AI-gebruik
Overeenkomstig Verordening (EU) 2024/1689 (de AI Act) informeert Flexmail u als volgt:| Aspect | Toelichting |
|---|---|
| AI-aanbieder | Anthropic, PBC — model: Claude. Flexmail treedt op als deployer in de zin van de AI Act. |
| AI Assistant | Intern AI-model op interne infrastructuur. |
| Risicocategorie | Geen hoogrisico-toepassing (Bijlage III AI Act). Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor derden. |
| Spellingscontrole | Werkt op basis van lokale infrastructuur. Er worden geen gegevens naar Anthropic verzonden. |
| Menselijk toezicht (Art. 14) | U blijft als gebruiker steeds in controle. Suggesties kunnen worden aanvaard, gewijzigd of verworpen. Menselijk toezicht is een essentieel onderdeel van de bedoelde workflow. Flexmail past dit principe toe als best practice; Art. 14 geldt strikt enkel voor hoogrisico-systemen. |
| Transparantie Assistant (Art. 50) | Gebruikers worden geïnformeerd dat zij communiceren met een geautomatiseerd systeem. De AI Assistant doet zich nooit voor als menselijke medewerker. |
3. Gegevensverwerking, rolverdeling en doelbinding
De verwerking van gegevens in het kader van de AI-functies verloopt op onderscheiden niveaus, elk met een eigen juridische grondslag en doelbinding.3.1 Laag 1 — Verwerking via Anthropic (AI-functies in de editor)
Bij het gebruik van AI-vertaling, AI-tekstverbetering en het genereren van onderwerpregel- en preheadersuggesties worden de door u ingevoerde teksten (e-mailcontent) doorgegeven aan het platform van Anthropic, uitsluitend met het doel de gevraagde AI-output te genereren. Flexmail treedt in die context op als verwerker in de zin van de AVG, in opdracht van u als verwerkingsverantwoordelijke.Anthropic verwerkt deze klantcontent niet voor het trainen van AI-modellen. Dit is contractueel vastgelegd in de commerciële voorwaarden van Anthropic: de verwerking is strikt beperkt tot de uitvoering van de API-aanvraag.
Opgelet: Vermijd het opnemen van bijzondere categorieën persoonsgegevens of andere gevoelige persoonlijke informatie in de AI-interface. Ingevoerde inhoud wordt gedeeld met Anthropic ter uitvoering van de dienst. Het privacybeleid van Anthropic is van toepassing: https://www.anthropic.com/legal/privacy
3.2 Laag 2 — AI Assistant (verwerking binnen Flexmail)
De AI Assistant verwerkt gegevens uitsluitend binnen de Flexmail infrastructuur. Er worden geen gegevens overgedragen aan externe AI-aanbieders. Flexmail treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4(7) AVG voor alle verwerkingen in het kader van de AI Assistant.De AI Assistant is uitsluitend beschikbaar na authenticatie. Enkel ingelogde Flexmail-gebruikers hebben toegang. Bovendien wordt deze policy expliciet voorgelegd en actief goedgekeurd vóór de eerste AI-interactie (zie sectie 9). De informatieverplichting (Art. 13 AVG) is daarmee op twee niveaus gedekt: via de bestaande contractuele relatie én via de gedocumenteerde, expliciete goedkeuring.
Bij complexe of gevoelige vragen kan het gesprek worden doorgestuurd naar een menselijke medewerker via een geautomatiseerde koppeling met HelpScout (human handoff).
De rechtsgronden voor de verwerking door de AI Assistant zijn:
- Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): voor de verwerking die noodzakelijk is voor de dienstverlening aan geregistreerde Flexmail-gebruikers.
- Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): voor het aanbieden van geautomatiseerde klantenondersteuning en het verbeteren van de kennisbank op basis van geanonimiseerde metriekdata.
3.3 Laag 3 — Flexmail als verwerkingsverantwoordelijke (analytische doeleinden)
Los van de verwerking door Anthropic en de AI Assistant kan Flexmail, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, gebruiksgegevens en afgeleide data verzamelen en verwerken voor de volgende doeleinden (samen de "Analytische Doeleinden"):- (a) Beveiliging van de dienst en preventie van misbruik;
- (b) Beheer van betrouwbaarheid, capaciteit en prestaties;
- (c) Productanalyse en functie-ontwikkeling;
- (d) Onderzoek en ontwikkeling, inclusief machine learning op geanonimiseerde of afgeleide datasets;
- (e) Geaggregeerde benchmarking en rapportage.
4. Technische architectuur en gegevensstroom van de AI Assistant
De onderstaande tabel beschrijft de volledige technische gegevensstroom van de AI Assistant, van het openen van de widget tot de automatische gegevensopruiming.| Stap | Beschrijving | Infrastructuur | Dataverwerking |
|---|---|---|---|
| 1. Widget laden | De AI Assistant wordt geladen op de Flexmail-site. Bij technische uitval schakelt het systeem automatisch over naar HelpScout (zie verder). | Flexmail | Geen persoonsgegevens verwerkt. |
| 2. Bericht verzenden | Sessie-ID's worden gepseudonimiseerd via een onomkeerbaar algoritme. De ruwe ID verlaat nooit het toestel van de gebruiker en kan niet worden herleid tot een individuele persoon. | Flexmail | Gepseudonimiseerde sessie-ID. Ruwe ID nooit opgeslagen. |
| 3. AI-antwoord | Het bericht wordt verwerkt op interne infrastructuur via het interne AI-model. Geen data verlaat de interne omgeving. | Flexmail | Volledig binnen Flexmail. Geen externe verwerking. |
| 4. Human handoff | Bij doorschakeling naar een medewerker wordt een ticket aangemaakt in het ticketing systeem. Identificerende gegevens worden onmiddellijk gepseudonimiseerd. | Flexmail/ HelpScout | Identificerende gegevens onmiddellijk gepseudonimiseerd. |
| 5. Metrics logging | Gespreksmetadata (beoordelingen, onderwerpen, kennishiaten) wordt geregistreerd voor kwaliteitsopvolging via geautomatiseerde workflows. | Flexmail | Geaggregeerde metadata, geen gespreksinhoud. |
| 6. Dashboard | Geaggregeerde metriekdata is raadpleegbaar via een beveiligd dashboard, uitsluitend toegankelijk voor bevoegde Flexmail-medewerkers. | Flexmail | Uitsluitend bevoegde Flexmail medewerkers. |
| 7. Automatische opruiming | Identificerende gegevens worden geredacteerd na 30 dagen. Volledige gesprekken worden automatisch verwijderd na 60 dagen. Kennishiaat-vragen worden gewist na 60 dagen. | Flexmail | Privacy by design: geautomatiseerde gegevenswissing. |
4.1 Pseudonimisering en hashing van sessie-ID
Sessie-ID's worden gepseudonimiseerd via een onomkeerbaar algoritme voordat ze worden opgeslagen. De ruwe ID verlaat nooit het toestel van de gebruiker. Dit waarborgt dat:- de oorspronkelijke sessie-ID nooit wordt bewaard in welk systeem dan ook;
- de gepseudonimiseerde ID niet kan worden herleid tot een individuele gebruiker;
- het systeem voldoet aan het principe van privacy by design (Art. 25 AVG).
4.2 Bewaartermijnen en automatische gegevensverwijdering
De AI Assistant implementeert automatische gegevensverwijdering conform het principe van opslagbeperking (Art. 5(1)(e) AVG):| Gegevenscategorie | Behandeling | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Identificerende gegevens | Onmiddellijk gepseudonimiseerd bij human handoff. Definitief verwijderd na 30 dagen via een geautomatiseerd proces. | 30 dagen |
| Volledige gesprekken | Automatisch verwijderd na de bewaartermijn via een geautomatiseerd proces dat geen manuele tussenkomst vereist. | 60 dagen |
| Kennishiaat-vragen | Automatisch verwijderd na bewaartermijn. | 60 dagen |
| Gepseudonimiseerde sessie-ID | Niet herleidbaar tot een natuurlijke persoon; verwijderd samen met gespreksdata. | 60 dagen |
| Metriekdata (ratings, topics) | Geaggregeerd, zonder inhoud van gesprekken. | NVT |
De naleving van de bewaartermijnen wordt gegarandeerd via geautomatiseerde processen die geen manuele tussenkomst vereisen.
4.3 Toegangsbeveiliging
Alle gegevenstoegang binnen de AI Assistant-infrastructuur is beveiligd via authenticatie en autorisatiemechanismen conform Art. 32 AVG. Het analytisch dashboard is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde Flexmail-medewerkers via een beveiligde aanmeldingsprocedure met automatisch verlopende sessies.5. Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid
Flexmail en alle aan Flexmail gelieerde ondernemingen zijn niet aansprakelijk voor enig direct of indirect verlies, incidentele of gevolgschade voortvloeiend uit het gebruik van de AI-functies of de AI Assistant.Flexmail behoudt zich het recht voor de AI-functies en de AI Assistant op elk moment te wijzigen, op te schorten, stop te zetten of verder te beperken. De beschikbaarheid van bepaalde functies kan variëren per abonnement.
6. Beveiliging en incidentenbeheer
6.1 Technische beveiligingsmaatregelen
De volgende technische maatregelen zijn geïmplementeerd conform Art. 32 AVG:- Pseudonimisering van sessie-ID's via een onomkeerbaar algoritme; de ruwe ID verlaat nooit het toestel van de gebruiker;
- Beveiligde authenticatie en autorisatie voor alle toegang tot gegevens en het analytisch dashboard;
- Automatische fallback naar ticketing systeem bij technische uitval van de AI Assistant;
- Onmiddellijke pseudonimisering van identificerende gegevens bij human handoff;
- Geautomatiseerde gegevensverwijdering na de toepasselijke bewaartermijnen, zonder manuele tussenkomst;
- Alle verwerking door de AI Assistant binnen de Flexmail infrastructuur, zonder overdracht aan externe partijen.
6.2 Datalekprocedure
Bij een vermoedelijk datalek waarbij gegevens verwerkt door de AI-functies of de AI Assistant betrokken zijn, volgt Flexmail de standaard incidentenprocedure conform Art. 33-34 AVG:- Melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen 72 uur indien het lek een risico vormt voor betrokkenen;
- Melding aan betrokken gebruikers indien het lek een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden;
- Documentatie van het incident in het Flexmail-incidentenregister.
7. Rechten van betrokkenen
Gebruikers van de AI-functies en de AI Assistant kunnen de volgende rechten uitoefenen conform de AVG:- Recht op inzage (Art. 15 AVG): inzicht in welke gegevens worden verwerkt.
- Recht op verwijdering (Art. 17 AVG): verzoek tot verwijdering van gespreksgegevens, voor zover deze nog niet automatisch zijn gewist.
- Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG).
- Recht van bezwaar (Art. 21 AVG): bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
8. AI-clausule (Anthropic)
Wanneer u AI-vertaling en AI-tekstverbetering gebruikt, aanvaardt u naast deze voorwaarden ook de commerciële voorwaarden van Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/commercial-termsDe AI Assistant maakt geen gebruik van Anthropic-diensten. De toepasselijke voorwaarden voor de AI Assistant zijn uitsluitend de voorwaarden van Flexmail.
9. Aanvaarding
Vóór de eerste AI-interactie — zowel met de AI-functies in de editor als met de AI Assistant — wordt deze policy expliciet aan de gebruiker voorgelegd. Toegang tot de AI-functies is pas mogelijk na een actieve bevestiging (opt-in) door de gebruiker. Een passieve kennisname of impliciete aanvaarding door gebruik volstaat niet.Flexmail registreert elke goedkeuring op de volgende wijze, conform de verantwoordingsplicht van Art. 5(2) AVG:
- Tijdstip van goedkeuring (datum en uur);
- Versienummer van de goedgekeurde policy;
- Identiteit van de gebruiker (gekoppeld aan het Flexmail-account).
Bij een materiële wijziging van deze policy — dit zijn wijzigingen die de aard van de verwerking, de rechtsgrond of de rechten van de gebruiker beïnvloeden — wordt de gebruiker actief genotificeerd en wordt een nieuwe expliciete goedkeuring gevraagd vóór verder gebruik van de AI-functies. Redactionele of verduidelijkende wijzigingen zonder impact op de verwerking vereisen geen nieuwe goedkeuring, maar worden wel gecommuniceerd via de versiegeschiedenis onderaan dit document.
Na aanvaarding zijn de geldende voorwaarden steeds terug te vinden onder de juridische documenten in de Flexmail-applicatie. Geschillen worden beslecht overeenkomstig de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op onze diensten.
10. Privacy en cookies
U moet zich onthouden van het opnemen van private of persoonlijke informatie in de AI-interface van de editor-functies. Alle informatie die u invoert, wordt via het AI-model gedeeld met Anthropic.Voor de AI Assistant geldt dat gegevens uitsluitend worden verwerkt binnen de interne infrastructuur. Er worden geen gegevens gedeeld met externe AI-aanbieders.
Wanneer u AI-gegenereerde teksten gebruikt, is het privacybeleid van Anthropic van toepassing op de gegevens die u of uw bedrijf invoert in de editor-functies, aangezien ze rechtstreeks worden overgedragen naar het platform van Anthropic.