Wat zijn transactionele e-mails? Spoiler; het zijn belangrijke!

Het belang van transactionele e-mails uitgelegd

Voortdurend nieuwsbrieven en e-mails ontvangen, laten we eerlijk zijn, het merendeel van je klanten zit daar niet op te wachten. Helaas! Tegelijk zullen veel klanten ongeduldig worden als ze van jou geen bevestigingsmail krijgen na het aankopen van het valentijnsdagcadeau voor hun partner of, terwijl ze al vol stress zitten, lang moeten wachten op die ene mail in hun inbox waarmee je je wachtwoord opnieuw kan instellen.

Het is heel belangrijk dat je een goede indruk maakt met je transactionele mails. Ze hebben een grote invloed op je klantenrelatie.

Zulke automatische berichten, want dat is wat transactionele mails doorgaans zijn, zijn dus een enorm krachtig communicatiemiddel naar je klanten toe. Deze mails zijn een soort gids of houvast voor je klanten.

Véél hogere open rates

Helaas willen heel wat bedrijven geen tijd 'verspillen' en werken daarom hun transactionele e-mails weinig tot niet uit. Wat een gemiste kans! Dat veel van de transactionele mails doorgaans in handen zijn van de meer technische teams in plaats van de marketeers of communicatiemedewerkers maakt het er allemaal niet gemakkelijker op. Maar daar heeft jouw klant geen boodschap aan. Elke mail, elke communicatie moet professioneel zijn en vertrouwen uitstralen.

Want nét omdat je klanten zitten te wachten op dit soort mails, liggen de open rates véél hoger. Doorgaans zelfs tot 7 maal hoger! Het is dus heel erg belangrijk dat je een goede indruk maakt met je transactionele mails. Ze bepalen voor een groot stuk hoe klanten naar jou kijken.

Communiceer je helder en duidelijk? Kom je professioneel over? Volg je bestellingen en vragen zonder problemen op? Dat is wat klanten onthouden. Een goede klantenrelatie zal je uiteindelijk meer omzet opleveren ... Tuurlijk spendeer je graag veel tijd aan je wekelijkse nieuwsbrief, maar je zakelijke berichten moeten even sterk opgesteld zijn. Laat dat duidelijk zijn.

Dit mag je verstaan onder transactionele e-mails

Zoals al kort aangehaald: transactionele mails zijn automatisch verstuurde e-mails die klanten krijgen nadat ze, meestal op je website, een bepaalde actie hebben uitgevoerd. Bijvoorbeeld het aanmaken van een account, zich inschrijven voor je nieuwsbrief, een bestelling plaatsen, een vragenformulier invullen, persoonsgegevens wijzigen ...

Achter de schermen zijn er aan die acties transactionele e-mails gekoppeld. E-mails waarmee jij als organisatie zegt: "Wees gerust, wij hebben de informatie goed ontvangen, we take care of it."

Wacht trouwens niet te lang om je klant op de hoogte te houden. Transactionele berichten moeten quasi meteen na de actie in de mailbox belanden. Doe je er te lang over, dan mist je transactionele e-mail resoluut zijn doel. Snelle afleverbaarheid is een van de duidelijkste eisen waaraan je transactionele emails moeten voldoen.

Puur zakelijk

Voor alle duidelijkheid: het versturen van een transactionele e-mail is geen e-mailmarketing. Er zitten geen filters, segmentatie of doelgroepen achter. Nee, deze e-mails moeten puur zakelijk zijn en geen deel uitmaken van een e-mailcampagne.



Dat wil ook zeggen dat je als bedrijf geen toestemming nodig hebt om de e-mails te versturen. De emails zijn dan ook puur een reactie op de door jouw klant ondernomen actie. Om misverstanden te voorkomen, kan je het versturen van transactionele e-mails opnemen in het privacybeleid van je website.

Toch een beetje marketing ...

Oké, oké! Als je het dan toch niet kan laten om wat marketing mee te sturen met je transactionele communicatie, doe dat dan met mate. Dat wil zeggen dat de informatieve, zakelijke boodschap voorop moet staan en dat bepaalde marketingacties bijkomstig zijn. Maak er dus geen marketing e-mails van.

Enkele slimme voorbeelden van marketing in je transactionele mails:

• Koppel een promo of korting aan je welkomstmail.
• Toon relevante producten bij een bestelbevestiging.
• Link naar relevante pagina's ivm je services.
• Deel nuttige how-to content bij je verzendbevestiging.

Kijkje nemen naar soorten transactionele e-mails

Wat is een niet-transactionele e-mail? Wel, elke soort mail die niet in dit lijstje voorkomt. Want we hebben ons best gedaan om de meest voorkomende transactionele mails op te sommen.

Al is het natuurlijk zo dat elk bedrijf zijn eigen strategie heeft. De soorten transactionele e-mails die je verstuurt hangen af van wat voor bedrijf je bent en welke acties klanten op je website of webshop kunnen doen.

Accountregistratie

Met deze transactionele mail valideer je de accountregistratie van de klant in kwestie. Dat kan een account zijn op je webshop of op een ander online platform. Sommige van deze mails vragen meteen een nieuwe specifieke actie van de klant. Dat heet 'dubbele opt-in'. Door op een link in de mail te klikken, bevestigen klanten nogmaals dat ze effectief een account willen openen. Zo weet je zeker dat het geregistreerde e-mailadres geldig is én echt tot die persoon behoort.

Welkomstmail

Aha, de binnenkomer! Je zorgt er maar beter voor dat deze mail goed is opgesteld. Want je weet wat ze zeggen over een goede eerste indruk. Je welkomstmail is de start van je klantenrelatie, de opener van je speeddate, de ijsbreker in mailcommunicatie ... In deze mail kan je je klant extra informatie geven over zijn account, enkele belangrijke (product)pagina's van je e-commerceplatform onder de aandacht brengen en je klant meteen gelukkig maken door te strooien met een korting.

Gevulde winkelmandjes

"Ik wil mij nu niet moeien, maar ..." Je moet toegeven, die stiefmoederlijke boodschap stuur je uit als je een e-mail stuurt om te laten weten dat iemands winkelmandje nog gevuld is, maar de bestelling toch gestaakt werd. Langs de andere kant kan je van dit soort e-mails ook gebruikmaken om info te geven over de leveringstermijnen, betaalmogelijkheden, je supportservice ... Alles om de klant gerust te stellen! Ben je in een genereuze bui, dan kan je ook hier een korting meesturen.

Bestelbevestiging

Transactionele berichten zijn heel vaak bevestigingsmails. Vooral als het gaat over bestellingen van producten. Voor je klant is deze mail ook een soort van geruststelling. Zo weet hij of zij dat de bestelling goed is verwerkt. Daarna is het aan jou om updates te geven over leveringstermijnen. Daarvoor dienen bijvoorbeeld automatische opvolgmails. Eens verzonden, stuur je een verzendbevestiging.

Reservaties

Belangrijk voor restaurants, kappers, schoonheidssalons ... Dé mail waarin je laat weten dat je de reservering goed ontvangen hebt en dat het tafeltje, kappersstoel of massagetafel op het gewenste moment voor de klant geboekt is.

Facturen

Je klanten mogen natuurlijk niet vergeten te betalen. Je kan na een bestelling een aparte mail sturen met een factuur. Of misschien doe je dat wel maandelijks, als klanten voor een langere periode diensten van jouw bedrijf gebruiken. Wie vergeetachtig is, mag je een herinneringsmail sturen. Op zoek naar een eenvoudige manier om facturen te maken en te versturen? Probeer de gratis factuurmaker.

Feedback vragen

Net een webinar of event gehad? Benieuwd wat je klanten van hun aangekochte product vinden? Dan is het heel handig om transactionele e-mails waarin je feedback vraagt achter de hand te houden.

Wachtwoord vergeten of resetten

Je hebt het waarschijnlijk zelf ook al meegemaakt: je bent je wachtwoord vergeten. Op de website klik je snel op een knop of link om een e-mail te krijgen waarmee je je wachtwoord kan veranderen. Deze mail moet niet alleen realtime, onmiddellijk dus, verzonden worden, hij moet ook kort en bondig zijn. Want zonder wachtwoord kan je klant niet meer inloggen en speel je hem misschien kwijt.

5 tips & tricks voor effectieve transactionele e-mails

1. Denk in functie van de klant

Hoewel je transactionele mails leuk geschreven mogen zijn, moeten ze vooral in functie van je klant staan. Wees dus behulpzaam en speel in op de noden van je klant. Je moet het zo makkelijk mogelijk maken. Een add-on kan de functionaliteit van je transactionele e-mails verbeteren door bijvoorbeeld realtime-trackinggegevens toe te voegen, waardoor klanten hun bestellingen nauwkeurig kunnen volgen.

2. Vergeet de branding niet

Pas de huisstijl van je bedrijf ook toe op je transactionele e-mails. Je kan zelfs een apart design uitwerken voor dit soort mails. Zo herinner je de betreffende klant eraan dat de mails van jouw bedrijf komen.

3. Mobile first

Dat tafeltje boeken, kleding kopen ... De kans is héél groot dat klanten dat via hun smartphone gedaan hebben. We surfen met zijn allen dan ook veel meer mobiel dan via een old school computer. Klanten zitten dan ook op hun schermpje te turen, wachtend op jouw e-mail. Die moet dus héél goed leesbaar en aangepast zijn aan mobiel internetverkeer.

4. Verwerk een Call-To-Action

Moeten klanten hun lidmaatschap nogmaals bevestigen, wil je ze hun pakketje laten traceren of moeten ze dringend hun factuur betalen? Omdat transactionele mails meestal niet de langste e-mails zijn, kan je makkelijk een duidelijke Call-To-Action (CTA) verwerken. Bijvoorbeeld: 'Bevestig je registratie' of 'Track nu je pakje'.

5. Durf te testen

A/B-testen zijn belangrijk bij het versturen van transactionele e-mails omdat je dankzij analyse kan experimenteren met verschillende elementen, zoals onderwerpregels, copy en ontwerp. Zo kom je te weten welke aanpak de beste resultaten oplevert, zoals hogere conversies en een betere gebruikerservaring. Via Flexmail doe je dit op basis van concrete data, waardoor je je e-mails effectiever kan maken en de betrokkenheid van de ontvangers vergroot.

Nu is 't aan jou: werk maken van je transactionele mails

Hier bij Flexmail staan we te popelen om samen met jou werk te maken van je transactionele mails. Een goed en betrouwbaar e-mailplatform gebruiken is dan ook cruciaal om er een succes van te maken. Leer ons beter kennen door een masterclass te volgen.

Uitgewerkte transactionele mails workflow: probeer het 30 dagen gratis

Onze API helpt je om gemakkelijk en snel e-mails te versturen én af te leveren, of dat nu gaat om password reset emails, meldingen, bevestigingen of nieuwsbrieven.

Dit is wat je kunt verwachten van onze Transactionele e-mail API:

1. Eenvoudige integratie en documentatie: Integreer onze Transactionele e-mail API naadloos met je bestaande systemen en applicaties met behulp van onze uitgebreide documentatie en ontwikkelaarsvriendelijke tools.
2. E-mailaflevering waarop je kan vertrouwen: Wees gerust dat je transactionele e-mails tijdig en betrouwbaar worden afgeleverd, zelfs tijdens drukke perioden. Onze schaalbare infrastructuur zorgt ervoor dat je e-mails zonder vertraging bij jouw klanten in de inbox belanden.
3. Inzichten en personalisatie: Met 45 dagen gegevensretentie, personalisatie- en tagfuncties en webhooks om duidelijke inzichten te krijgen in hoe je ontvangers omgaan met je berichten.
4. Aparte e-mailstromen: Transactionele en promotionele e-mails worden nooit gemengd. Die classificatie helpt ons e-mails te groeperen en te routeren naar de juiste verzend-IP's om bezorgbaarheid en tijd tot inbox te optimaliseren. Bovendien heeft Flexmail al serieuze geloofwaardigheid bij inboxproviders.

Kijk je er naar uit om de Flexmail Transactionele e-mail API eens te proberen? Je kan je gratis proefperiode van 30 dagen activeren, waarmee je 1.000 gratis e-mails kunt versturen.