Alles wat je moet weten over het gebruik van subdomeinen voor e-mail

Wat is een subdomein?

Een subdomein is een onderdeel van een domeinnaam. Je zal dit in het dagelijks leven ongetwijfeld al zijn tegengekomen – meestal via websites van grote bedrijven – maar de oplettende lezer zal ze ook steeds vaker in hun mailbox hebben zien opduiken. Steeds meer marketing en transactionele e-mails worden tegenwoordig via subdomeinen verstuurd.

Subdomeinen worden vaak gebruikt om een ‘nieuwe website' aan een bestaande website te koppelen of om een bepaald onderdeel gemakkelijk toegankelijk te maken.

Zo maakt Flexmail voor de applicatie gebruik van het subdomein app.flexmail.eu, voor onze handleiding van nl.support.flexmail.eu en het verkeer van onze API verloopt dan weer over api.flexmail.eu. Het subdomein is dus gerelateerd aan je hoofddomein, maar inbox en internet service providers behandelen ze individueel.

Subdomeinen kan je op een gelijkaardige manier inzetten voor je e-mailverkeer:

Waarom zou ik een subdomein voor e-mail gebruiken?

Het zijn toch allemaal mails van mijn bedrijf? De realiteit is echter dat je verschillende mailstromen hebt lopen voor verschillende teams en verschillende doeleinden. Dat zijn heel veel eieren in hetzelfde mandje. Het kan dus nuttig zijn om die eieren te gaan uitsplitsen.

Een subdomein gebruiken om (bepaalde) e-mails mee te versturen brengt ook een aantal voordelen met zich mee. Hieronder overlopen we ze een voor een:

1. Scheiden van verschillende soorten e-mails

Wanneer je verschillende types e-mails verstuurt - zoals persoonsgerichte (of interne) e-mails, marketing e-mails en transactionele e-mails - kan je subdomeinen gebruiken om deze verschillende soorten gemakkelijk van elkaar gescheiden te houden.

Enkele praktische voorbeelden:

• Voor de dagdagelijkse communicatie binnen het bedrijf of organisatie gebruik je het hoofddomein: voornaam.naam@mijnbedrijf.com
• Voor marketing campagnes verzonden naar de ontvangers van je nieuwsbrief gebruik je: nieuwsbrief@marketing.mijnbedrijf.com
• Voor informatieve campagnes verzonden naar een perslijst gebruik je: info@pers.mijnbedrijf.com
• Voor transactionele e-mails verzonden in functie van bestellingen via je webshop gebruik je: info@orders.mijnbedrijf.com
• Voor transactionele e-mails verzonden in functie account acties (zoals een wachtwoord reset) gebruik je: system@accounts.mijnbedrijf.com

2. Bescherming van de afzendreputatie van je (hoofd)domein

Een goede afzendreputatie hebben en houden is van groot belang om er voor te zorgen dat je e-mails steeds in de inbox van je ontvangers belanden.

Wanneer al jouw e-mails via hetzelfde hoofddomein worden verzonden bestaat het risico dat een fout bij het versturen van één campagne (bijvoorbeeld bij het versturen van een activatiecampagne van het marketing team) ook een negatieve invloed heeft op de afleverbaarheid van andere, mogelijk meer kritieke e-mails.

Subdomeinen kunnen een eigen afzendreputatie opbouwen, waardoor je verschillende soorten e-mailverkeer van elkaar kan scheiden. Dit kan helpen om risico's te beperken en gerichte monitoring mogelijk te maken. Houd er wel rekening mee dat providers kunnen kijken naar patronen in de domein hiërarchie en dat reputaties kunnen ‘doorsijpelen’ van en naar het root domein.

3. Eenvoudig opsporen en verhelpen van afleverbaarheidsproblemen

Als je maximaal inzet op authenticatie en DMARC gebruikt, krijg je rapportages die je helpen om problemen bij de e-mailaflevering snel op te sporen.

Het gebruik van subdomeinen kan je daarin nog een handje helpen om de oorsprong van het probleem ook vliegensvlug te lokaliseren én doeltreffend te verhelpen, doordat je ook hier een beter overzicht hebt.

In uitzonderlijke gevallen waarin een specifieke e-mailstroom een ernstige reputatieschade heeft opgelopen, kan het inzetten van een nieuw subdomein onderdeel zijn van een herstelstrategie. Let wel: alleen als de onderliggende oorzaak is aangepakt, kan dit effectief zijn.

Kan ik dan niet gewoon met verschillende afzenders of domeinen werken?

Zoals `marketing@jouwbedrijf.com` en `orders@jouwbedrijf.com`?

Wanneer je een andere afzender kiest met hetzelfde domein is het voor de ontvanger wel duidelijker waar het bericht vandaan kwam of met welk doel het verzonden werd, maar voor de e-mailserviceproviders zijn al die mails nog steeds afkomstig van dezelfde bron en hebben dus in hun ogen ook een gedeelde reputatie.

Je zou dan denken dat versturen via een volledig apart domein een oplossing zou kunnen zijn, want op die manier heeft het domein wel zijn eigen reputatie, maar daarin schuilen weer andere risico’s zoals verwarring en een gebrek aan vertrouwen.

Als je normaal alle e-mails verstuurt vanuit `@jouwbedrijf.com` en plots ook mails verstuurt vanuit `@jouwbedrijf-accounts.com` zal die laatste al sneller wantrouwen opwekken, omdat dit evengoed een poging tot phishing zou kunnen zijn.

Verstuur je daarentegen uit `@accounts.jouwbedrijf.com` heb je het vertrouwen en de herkenbaarheid van je eigen domein én de extra duidelijkheid die subdomein geeft

Hoe start ik met subdomeinen voor e-mail?

Is dat niet iets voor grote bedrijven met hun eigen IT team? Eigenlijk is het opzetten van subdomeinen niet zo moeilijk. Heb je geen eigen technisch team, dan kan je hosting provider (en hun bijhorende supportteam) je daar ook bij helpen. Neem jij bijvoorbeeld je domeinnaam af bij onze vrienden van Combell, dan heb jij bijvoorbeeld recht op een onbeperkt aantal subdomeinen.

Jij moet vooral zelf bepalen hoe je communicatiestromen eruit zien, en hoe je je subdomeinen wil opsplitsen:

1. Naamgeving bepalen

Een subdomein mag uit maximaal 63 tekens bestaan en het totale domein mag niet langer zijn dan 255 tekens. Of met andere woorden: eigenlijk enkel je eigen verbeelding beperkt de naamgeving van de subdomeinen die je gebruikt.

Toch doe je er goed aan om op voorhand even na te denken welke e-mailstromen je allemaal hebt (of in de toekomst denkt te hebben) en op welke manier je deze zou willen opdelen. Breng dat dus eerst in kaart doorheen je organisatie.

In het beste geval zorgt de naam van een subdomein voor extra duidelijkheid, zonder daarbij af te leiden van je eigenlijke domeinnaam of merk.

Inspiratie nodig voor je strategie?
In dit artikel helpen we je stapsgewijs je afzendergegevens bepalen. Deze aanpak kan je ook gemakkelijk toepassen op je subdomeinen.

2. Je subdomein(en) aanmaken en instellen

Nu je de naamgeving van je subdomein(en) hebt gekozen, moet je deze subdomein(en) aanmaken op de plaats waar je hoofddomein staat geregistreerd.

Hoe dit precies in zijn werk gaat (en of hier kosten aan verbonden zijn) hangt af van je provider en de diensten die je er afneemt.

Als je hulp nodig hebt bij het instellen, raadpleeg je best de hulpdocumentatie van je hosting provider of contacteer je hun supportafdeling.

Zorg er zeker voor dat de e-mailadressen op het subdomein waar je vanuit wil kunnen versturen mails kunnen ontvangen, zodat je ze kan valideren voor gebruik in Flexmail.

3. Authenticatie toevoegen

Omdat elk subdomein op zichzelf staat moeten ook nog de nodige authenticatie records worden toegevoegd: een SPF en DKIM record en een DMARC policy.

Nadat je het gewenste afzenderadres van het subdomein hebt toegevoegd in Flexmail kan je na de validatie van het e-mailadres een DKIM sleutel aanmaken en een authenticatierapport genereren. Deze records voeg je dan ook toe in de DNS records van je subdomein.

Zorg er zeker voor dat je authenticatie tip-top in orde is voordat je overschakelt naar een nieuw (sub)domein om mee te versturen.

Op zoek naar meer achtergrondinfo?
In dit artikel overlopen we in detail alle verschillende onderdelen van authenticatie.

4. De reputatie van het (sub)domein opbouwen

Wanneer je jouw campagnes via Flexmail verstuurt profiteer je al van onze goede infrastructuur, maar dit is slechts een deel van de hele puzzel.

Het is daarom aan te raden om de hoeveelheid e-mails die je via het nieuwe subdomein verstuurt geleidelijk aan te verhogen tijdens de eerste 30 - 90 dagen dat je het domein in gebruik neemt.

Je hebt zelf een impact op de reputatie van je bedrijf door hard in te zetten op relevantie. Dat gaat over consequent zijn, een goede segmentatie, warme contacten en content afgestemd op je doelgroep.

Voorbeelden van subdomeinen uit de praktijk

Ben je nieuwsgierig hoe andere dit aanpakken in hun e-mailcommunicatie? Hieronder een kleine greep uit de e-mails van een aantal bekende spelers:

Marketing

• info@email.bol.com
• disneyplus@mail.disneyplus.com
• nintendo@mail.nintendo-europe.com
• news@insideapple.apple.com
• info@vip.dominos.be
• luminews@marketing.luminus.be
• vrt@em.vrt.be

Transactioneel

• no-reply@accounts.google.com
• account-security-noreply@accountprotection.microsoft.com
• no-reply@accounts.nintendo.com
• no_reply@email.apple.com
• notificatie@edm.postnl.nl
• luminus.info@communication.luminus.be
• info@comm.telenet.be
• points@connect.takeaway.com

Tot slot

Zoals je ziet brengen subdomeinen erg nuttige voordelen met zich mee voor het versturen van e-mails. De eerste opzet vergt wat werk en geduld. Maar als eenmaal alles op punt staat, heb je een robuuste verzendmethode. Deze kan veel beter omgaan met de uitdagingen van bulk e-mail verzending.

Subdomeinen zijn kortom een erg goede toevoeging aan je toolset die je zeker niet onbenut mag laten.

Hulp nodig bij het opzetten van subdomeinen?

Ons team van e-mail experts staat klaar om je persoonlijk te begeleiden. Contacteer ons voor advies op maat van jouw situatie.