Waarom de juiste afzender kiezen voor je e-mails belangrijk is

Anneleen Scheepers

16-11-2020 •

Leestijd is ongeveer 9 minuten

Waarom de juiste afzender kiezen voor je e-mails belangrijk is

In zo goed als alle artikels over doeltreffende e-mailmarketing lees je dat de onderwerpregel allesbepalend is voor de open ratio van je campagnes. Maar wat als we je nu eens vertellen dat niet je onderwerpregel maar je afzendernaam de grootste invloed heeft op het al dan niet openen van je e-mailberichten?

Verschillende onderzoeken tonen aan dat een groot aantal potentiële lezers eerst naar de afzender kijkt om te beslissen of ze het e-mailbericht gaan lezen. Als je weet dat de mailbox van de meeste mensen propvol zit en ze maar gemiddeld 8 seconden aandacht besteden aan het scannen van e-mails, is het niet onbegrijpelijk dat een herkenbare en betrouwbare afzendernaam belangrijker is dan ooit tevoren. Toch?

Nu geldt enkel nog de vraag hoe het zit met je afzendergegevens. Word je snel genoeg herkend in een overvolle mailbox? Wel als je consistent gebruik maakt van je (verschillende) afzendergegevens. Zo weten je lezers meteen dat jij het bent! Om je hierbij te helpen, willen we je graag begeleiden in het opzetten van een naamgevingsconventie omtrent al je afzenderadressen en namen die je gebruikt voor je e-mailcommunicatie.

Wat is een naamgevingsconventie?

Om een naamgevingsconventie op te zetten, moet je natuurlijk weten wat dit precies inhoudt. Een naamgevingsconventie bestaat uit algemeen overeengekomen regels, vaak in de vorm van een schema, voor het benoemen van dingen die regelmatig terugkomen. Velen gebruiken het voor documentatie te ordenen zoals ontvangen e-mails of verzonden campagnes.

Maar in dit geval zullen we het toepassen om te bepalen waarvoor de afzendergegevens gebruikt zullen worden. En laten we meteen duidelijk zijn, met afzendergegevens bedoelen we zowel de afzendernaam, het verzendadres en het e-mailadres waarop je lezers kunnen antwoorden.

Verstuur je al je campagnes vanuit dezelfde afzender?
Gebruik je verschillende afzenders voor de verschillende soorten communicatie die je uitstuurt?
Zijn de afzendernaam en adres op elkaar afgestemd?
Wie antwoordt er op de reacties van je lezers?

Het zijn vragen waar je waarschijnlijk wel een antwoord op kan formuleren maar is het wel altijd hetzelfde antwoord? Het is belangrijk om hier goed over na te denken en keuzes te maken. En daar kan een naamgevingsconventie voor al je e-mailcommunicatie bij helpen.

Waarom is een naamgevingsconventie zo belangrijk?

Met het opstellen van een naamgevingsconventie kan je in de toekomst consistent gebruik maken van al je afzendergegevens. Maar waarom is dat nu zo belangrijk?

Wel het is eigenlijk heel simpel. Je doel is om e-mailcampagnes te sturen die ook effectief geopend en gelezen worden. Elke campagne is dan ook een contactpunt met je klanten en bepaalt hoe zij je merk ervaren.

Uit onderzoek blijkt dat het vertrouwen en herkennen van de afzender de allerbelangrijkste factor is in het openen van e-mailberichten.

Consistentie schept vertrouwen. Dit heeft natuurlijk tijd nodig maar consistente ervaringen leiden tot meer gebruiksgemak en een positievere klantenervaring. Wanneer je steeds andere afzenderadressen en namen gebruikt, breng je je lezers in verwarring en dit kan de relatie met en het vertrouwen van die lezers schaden.

Gratis E-mailmarketing Masterclass

Ontdek doorheen 5 modules hoe je e-mailcampagnes opzet waarmee je elke keer je doel behaalt.

Start vandaag

Door regels vast te leggen, weten jij en je (toekomstige) collega’s altijd welke afzendergegevens te gebruiken bij elke vorm van e-mailcommunicatie. Op die manier vermijd je dat iedereen in je e-mailmarketingaccount zelf kiest welke afzender zij passend vinden.

Stapsgewijs je afzendergegevens bepalen

Een conventie opzetten voor al je afzendergegevens is eenvoudiger dan je denkt. We leggen het je stapsgewijs uit.

Stap 1: Categoriseer alle soorten e-mailcommunicatie die je uitstuurt

Nieuwsbrieven, aankondigingen, uitnodigingen, product updates, … zijn maar enkele voorbeelden hiervan. Ook eenmalige e-mails moeten een plaats krijgen in deze lijst, desnoods groepeer je ze met andere veelvoorkomende soorten communicatie.

Stap 2: Bepaal voor iedere soort e-mailcommunicatie het afzenderadres

Het afzenderadres is het adres waaruit het e-mailbericht is verzonden en wordt pas weergegeven wanneer iemand het e-mailbericht effectief opent. Dit maakt het niet minder belangrijk. Ook aan de hand van je afzenderadres moeten lezers herkennen wie je bent en zien welke content je te bieden hebt. Daarom verzamelde ik hier enkele tips die je in je achterhoofd moet houden bij het bepalen hiervan:

Afzenderadressen zijn best geregistreerd op een betrouwbaar bedrijfsdomein. Op die manier is de bedrijfsnaam altijd geïntegreerd in het afzenderadres. Kijk maar naar ons, we mailen altijd uit ons eigen bedrijfsdomein, @flexmail.be, waardoor onze bedrijfsnaam altijd zichtbaar is. Je kan er ook voor kiezen om een subdomein te registreren op je bedrijfsdomein en het enkel gebruiken voor e-mailactiviteiten zoals de Telegraaf doet met hun afzenderadres @nieuwsbrief.telegraaf.nl.
Adressen zijn best zo uniek mogelijk dus vermijd gratis B2C webmail e-mailadressen, zoals @gmail.com, voor al je bedrijfscommunicatie.
Vermijd persoonsnamen in je afzenderadressen. Je lezers kennen meestal je bedrijf of merk, niet je medewerkers. Ook verdwijnen of veranderen medewerkers wel eens van functie waardoor er te veel verandering in afzenderadressen zou plaatsvinden. Niet ideaal om je lezers vertrouwd te maken met dat afzenderadres. Eenmaal je lezers vertrouwd zijn met je e-mailadres en het toevoegen aan hun adressenboekje, laten sommige e-mailclients het zelfs toe dat afbeeldingen meteen worden gedownload. Een echte win-win situatie.
Maak gebruik van beschrijvende adressen. Lezers kunnen dan rechtstreeks herkennen wat het doel is van je communicatie en of het relevant is voor hun. Je kan een onderscheid maken per soort communicatie en/of afdeling. Denk maar aan welkom@, nieuwsbrief@, updates@, sales@, support@, …

Stap 3: Formuleer voor iedere soort e-mailcommunicatie een passende afzendernaam

De afzendernaam is een label dat je geeft aan het afzenderadres om je lezers een herkenbare beschrijving ervan te geven. Het is dan ook het eerste wat je lezers zien staan in hun mailbox en bepaalt of ze je bericht wel of niet zullen openen. We moeten je daarom niet nog eens zeggen hoe belangrijk het is om je bedrijfsnaam erin te vermelden. Wel geven we je graag nog een aantal richtlijnen mee:

Wanneer je gebruik wilt maken van persoonsnamen, vergeet zeker niet toch een link te leggen met je bedrijf of merk. Idealiter voeg je toch je bedrijfs- of merknaam toe. Het komt namelijk vaak voor dat marketeers, zoals jij, kiezen voor een persoonlijke benadering en daarom de stem van auteur willen laten weerklinken. Voeg dan gewoonweg “Van (je bedrijfsnaam)” toe achter de persoonsnaam. Zie hier voorbeelden uit de praktijk: “Adam Rapoport at Bo” en “Ivan at Notion”.
Je kan variëren met afzendernamen om een onderscheid te maken tussen verschillende categorieën of soorten e-mailcommunicatie. Dit leggen we best uit aan de hand van een zeer duidelijk voorbeeld. Bij JetBlue maken ze een duidelijk onderscheid tussen marketingmails, reservaties en persoonlijke communicatie voor een betere klantenrelatie. Voor hun algemene marketingmails maken ze gebruik van de afzendernaam “JetBlue”, voor hun reservaties van “JetBlue Reservations” en tot slot, hun persoonlijke communicatie is afkomstig van “JetBlue Info”.
Idealiter is er wel een goede samenhang tussen je afzenderadres en naam. Een gevarieerde afzendernaam zou je kunnen koppelen aan een specifiek afzenderadres. Als we kijken naar onze communicatie, gebruiken wij de afzendernaam “Flexmail support” voor e-mailberichten verzonden vanuit “support@flexmail.be”.

Stap 4: Bepaal voor iedere soort e-mailcommunicatie het antwoordadres

Op het antwoordadres keren reacties op je e-mailcampagnes terug. We kunnen dan ook niet genoeg benadrukken hoe belangrijk dit e-mailadres is. Oké het kan gebeuren dat het je een groot aantal automatische antwoorden of slechte reacties oplevert. Maar het is opent vooral deuren naar een goed gesprek met je lezers. Reacties zijn dan ook een waardevolle bron van feedback en de kans om contact te leggen met je klanten.

De enige goede raad die we je kunnen geven, is om nooit een no-reply e-mailadres te gebruiken. Naast dat het zeer gevoelig is voor spamfilters, kom je vooral koud en onbereikbaar over. Het laat zelfs je klant irrelevant voelen want als je aangeeft dat ze niet mogen terugmailen, zeg je eigenlijk dat je geen goede relatie met hun wilt.

Stap 5: Deel de naamgevingconventie met alle betrokkenen

De laatste stap is het delen van deze overeengekomen regels met iedereen die ervan gebruik zal maken. Met andere woorden, iedereen die actief is in je e-mailmarketingaccount moet deze informatie snel en eenvoudig kunnen raadplegen.

We weten ook dat je waarschijnlijk al beschikt over verschillende afzenderadressen en namen. Neem na het lezen van dit artikel gewoon even de tijd om ze te ordenen en eventueel andere opties te herzien. Om erachter te komen welke afzendergegevens je de beste open ratio opleveren, kan je verschillende mogelijkheden testen. Dit is perfect mogelijk met AB tests op afzenders. Maar let op: test niet te vaak met verschillende afzenders. Het kan het vertrouwen van je lezers schaden en we willen onszelf natuurlijk niet tegenspreken over het belang van consistentie.