Automation workflows: stuur de juiste mail op het juiste moment

Stel: een contact opent je nieuwsbrief, klikt op een productlink, maar koopt uiteindelijk niets. Wat nu? Handmatig opvolgen kost tijd. Niets doen is een gemiste kans. Automation workflows lossen dit op: ze sturen automatisch de juiste opvolgmail op het juiste moment, op basis van wat je contact deed of juist niet deed.

In deze blog leggen we uit wat automation workflows zijn, wanneer je ze inzet, en hoe je er stap voor stap een opzet in Flexmail.

Wat is een automation workflow?

Een automation workflow is een reeks e-mails die automatisch verstuurd wordt op basis van een trigger. Die trigger kan van alles zijn: iemand schrijft zich in op je nieuwsbrief, klikt op een bepaalde link, is jarig, of heeft al een tijdje niets meer geopend.



Wat automation workflows zo krachtig maakt: jouw contact activeert de workflow zelf. Daardoor is de timing altijd raak en de inhoud altijd relevant. En dat vertaalt zich rechtstreeks in betere resultaten: hogere openratio's, meer kliks, meer conversies.

Daarnaast is het een volledig geautomatiseerd proces. Je stelt de workflow eenmalig in en het platform doet de rest. Zo verlies je geen leads meer door menselijke fouten en besteed je geen tijd meer aan individuele opvolging — terwijl je toch elk kwalitatief contact automatisch bereikt.

Onmisbare automation workflows

Wil je dieper ingaan op hoe je leads begeleidt via e-mail? Lees dan ook onze 4 recepten voor overtuigende lead nurturing campagnes.

Bekijk ook het volledige overzicht van automation mogelijkheden in Flexmail.

Voor je begint: vijf vragen om je workflow scherp te stellen

Een goede automation workflow start niet in het platform, maar in je hoofd. Beantwoord eerst deze vijf vragen:

1. Wat is je doel? Wil je nieuwe leads opwarmen, inactieve contacten reactiveren of bestaande klanten langer behouden?
2. Wie wil je bereiken? Denk na over wie er in de workflow terechtkomt en wat hen drijft. Hoe beter je segmenteert, hoe relevanter je communicatie.
3. Wat stuur je? Kies content die aansluit bij wat je contact aantrok: een blogpost, een aanbieding, extra info over een product. Houd het samenhangend en logisch.
4. Wanneer stuur je? Kies logische intervallen en stem de timing af op hoe lang jouw doelpubliek gemiddeld over een beslissing doet. Stuur niet te snel of te veel, anders vergroot je de kans op afmeldingen of spamklachten.
5. Hoe meet je succes? Volg open rates, klikken en conversies op per stap in de workflow, zodat je weet wat werkt en wat je kan bijsturen.

Met die antwoorden op zak ben je klaar om je workflow op te zetten in Flexmail.

Zo zet je een automation workflow op in Flexmail

We werken een concreet voorbeeld uit: je runt een speelgoedwinkel en wil rond kerst een gerichte workflow opzetten voor klanten die interesse tonen in je LEGO-aanbod.

Het scenario: Je stuurt een kerstnewsletter. Klanten die op de LEGO-link klikken, krijgen automatisch een campagnemail over je 'LEGO Days'-promotie. Wie dáár ook op klikt, krijgt het interesselabel 'LEGO' toegewezen. Klanten die de newsletter helemaal niet openden, komen in een reactiveringsworkflow terecht.

Stap 1. Nieuwe workflow aanmaken

Log in op je account en ga naar Campagnes → Workflows → Nieuwe workflow toevoegen.

Stap 2. Kies het type workflow

Je kan kiezen uit kant-en-klare workflows, zoals een welkomstworkflow, een verjaardagsworkflow of een event-opvolging, of je bouwt een eigen workflow van nul. Voor dit voorbeeld kiezen we voor een aangepaste workflow.

Stap 3. Stel je startblok in

In het startblok bepaal je wie in de workflow terechtkomt. Je kan triggers instellen op basis van campagnegedrag, formulierinvullingen, contactvelden of interesselabels. Meerdere triggers combineren kan ook, zo verfijn je je doelgroep. In ons voorbeeld: iedereen die de kerstnewsletter opende.

Stap 4. Voeg een wachtblok toe

Na de trigger voeg je een wachtblok in. Dat geeft je contacten de tijd om te reageren voordat de workflow verdergaat. Stel je geen wachtblok in, dan reageert de workflow alleen op mensen die meteen klikken na het openen. Voor dit voorbeeld wachten we twee dagen.

Stap 5. Maak een vertakking (if/else condition)

Nu check je wat er in die twee dagen gebeurde. Klikte iemand op de LEGO-link in de newsletter, ja of nee? Dit is het if/else-blok: op basis van die vraag splitst je workflow zich in twee paden.

Stap 6. Bepaal wat er per pad gebeurt

Ja-pad: Iedereen die op de LEGO-link klikte, ontvangt een gerichte campagnemail over de LEGO Days-promotie.



Nee-pad: Wie niet klikte, krijgt een algemene reminder van de kerstpromoties, minder specifiek, maar toch relevant.

Stap 7. Verwerk de reacties

Klikt iemand op een link in de LEGO Days-mail? Dan voeg je hem automatisch toe aan het interesselabel 'LEGO' in Flexmail. Handig voor toekomstige segmentatie. Reageert hij niet? Dan stopt de workflow, of start je een nieuwe reactiveringsworkflow.

Stap 8. Activeer je workflow

Alles ingesteld? Ga terug naar je workflowoverzicht en klik op het play-icoontje achter de naam van je workflow. Wil je de workflow stoppen? Klik op het stop-icoontje dat daarna verschijnt.