Segmenten vs. lijsten: Hoe jij jouw contacten het best beheert

Pro’s en contra’s

Lijsten

Met lijsten heb je de mogelijkheid om telkens een nieuw bestand toe te voegen aan je account, deze in een aparte lijst te zetten én daar vervolgens naar te verzenden. Dit lijkt misschien een eenvoudige manier om contactlijsten te maken, maar het heeft ook een aantal nadelen.

Voordelen:

• Eenvoudig nieuwe lijsten aanmaken en contacten toevoegen. Je moet geen rekening houden met contactdata die reeds in de account staat. Je hebt een lijst met contacten en importeert deze eenvoudig in een nieuwe lijst. Enkel de data die je nodig hebt wordt toegevoegd aan de lijst.
• Een mailinglijst aanmaken met contacten voor een eenmalige campagne. Met lijsten geef je enkel een naam aan de lijst en importeer je hier je contacten met de nodige contactdata.
• Contacten kunnen gemakkelijk verwijderd worden. Verwijder je een lijst, dan verwijder je gelijktijdig ook de contacten die in deze lijst staan. Op deze manier is het eenvoudig om contacten - voor een eenmalige campagne - te verwijderen.

Nadelen:

• Contacten zijn niet uniek. Contacten kunnen in verschillende lijsten staan, maar in deze lijsten kunnen de gegevens van dit contact ook verschillend zijn. Dit maakt het moeilijker om na te gaan welke data correct of compleet is.
• Niet GDPR-compliant. Om GDPR proof te kunnen werken zou je de data van de contacten handmatig moeten aanpassen en bijwerken in elke lijst.
• Uitschrijvingen kunnen niet goed beheerd worden. Schrijft een contact zich uit voor een bepaalde lijst dan zal hij mogelijk wel nog in een andere lijst aanwezig zijn en hiervan campagnes ontvangen.
• Gebrek aan personalisatie en gericht verzenden. Het bijhouden van de persoonlijke interesses van een contact werkt niet zo eenvoudig. Hierdoor ga je sneller algemene communicatie verzenden in plaats van campagnes gebaseerd op waar het contact interesse in heeft. Dit resulteert vaak in onnodige uitschrijvingen.
• Een eindeloze rij lijsten. Potentieel met andere informatie over hetzelfde contact. Maar welke lijst bevat nu de juiste info?
• Minder overzichtelijk. Heb je voor elke campagne een andere lijst, dan ga je geen overzicht meer hebben welk contact in welke lijst zit.

Je ziet dat een groot deel van deze nadelen ook een directe impact hebben op je ontvanger. Zijn data wordt niet goed beheerd, en het wordt ook een pak moeilijker om rekening te houden met updates en uitschrijvingen. Dat is meteen ook de reden waarom de meeste e-mailplatformen, net zoals wij, van deze werking afstappen.

Segmenten

Bij segmenten heb je maar één lijst, namelijk de database. Hier worden al jouw contacten in bewaard en bijgewerkt. Een segment kan je zien als een soort filter op deze database om toch een onderverdeling te maken voor de verschillende doelgroepen.

Voordelen:

• Uitschrijvingen kunnen eenvoudig beheerd worden. Wanneer het contact uitschrijft, wordt hij uitgeschreven uit de database en zal hiermee automatisch ook uit alle segmenten verdwijnen.
• Contacten worden automatisch in het juiste segment toegevoegd. Past een contact zijn interesses (of andere gegevens) aan, dan wordt hij in het segment geplaatst met het interesse waarvoor hij zich heeft ingeschreven, en andersom. En dit zonder manuele tussenkomst!
• Contactdata is altijd up to date in alle segmenten. Voeg je nieuwe data toe van contacten, dan doe je dit in de database. Dit wilt zeggen dat alle data in de segmenten ook mee aangepast wordt bij deze contacten.
• Contacten in meerdere segmenten toevoegen kan met slechts 1 import. Bij een import voeg je contacten toe of pas je deze aan. Aan de hand van de data die je je contacten geeft en de instellingen van de segmenten, worden de contacten in het juiste segment geplaatst. Het enige dat jij moet doen is je contacten 1 keer importeren in de database.
• Overzichtelijk. Door het gebruik van segmenten, kan je je contacten onderverdelen in een duidelijk overzicht. Hierdoor weet je precies welk segment te kiezen bij een campagne en deze bevat ook altijd de juiste contactdata.

Nadelen:

• Een verwijderd contact verdwijnt uit alle segmenten. Aangezien alle contacten opgeslagen worden in de database, zal het contact ook uit de segmenten verwijderd worden indien ze in de database verwijderd worden.
• Een segment met bijhorende contacten verwijderen is niet zo eenvoudig. Je contacten kunnen in meerdere segmenten staan. Wil je contacten uit 1 bepaald segment volledig verwijderen, ga je dit via een omweg moeten doen.
• De eerste opzet vraagt meer tijd en kan complex zijn voor een beginner. Segmenten zijn aangemaakt op basis van contactdata, interesses en acties die je contacten ondernemen. Om een contact toe te voegen aan een segment ga je er dus voor moeten zorgen dat het contact voldoet aan al de voorwaarden van het segment.

In 4 stappen naar de beste aanpak voor jouw noden

Zoals je hierboven las, hebben zowel traditionele lijsten als segmenten hun voor- en nadelen. Maar is het ook meteen duidelijk waarom wij overgestapt zijn naar segmenten. Op welke manier ga jij jouw contacten indelen? Stap ook jij over naar segmenten? We laten je zien hoe je jouw contactdata het beste beheert in 4 eenvoudige stappen.

Stap 1: Noden en doelen bepalen voor je contact

De eerste stap is nagaan wat jouw noden en doelen precies zijn. Ga na welke communicatie je wilt verzenden en wat je hiermee wilt bereiken. Een interne e-mail verschilt namelijk van een promotionele mailing die je naar je klanten wilt versturen. Bij een interne campagne is het belangrijk om de noodzakelijke informatie te verzenden naar iedereen binnen het bedrijf. Terwijl je bij een externe campagne meer gefocust bent op conversie.

Voor je klanten kan je nog verder gaan door bijvoorbeeld een nieuwsbrief te verzenden én aparte campagnes te versturen voor speciale acties of aanbiedingen, informatie over aankomende of lopende evenementen. Maar het kan bijvoorbeeld ook een workflow voor verjaardagen of je onboarding zijn.

Ga dus na welke e-mailcampagnes je wilt verzenden en kijk vervolgens op welke manier je gaat bepalen wie deze campagnes moet krijgen. Denk bijvoorbeeld aan interesses die je contacten kunnen opgeven. Zo kom je er achter wat je contacten echt nodig hebben of welke info ze graag willen ontvangen. Dit zorgt er niet alleen voor dat je gericht campagnes gaat verzenden maar ook dat je contacten zich minder snel zullen uitschrijven.

De traditionele manier: lijsten

Maak je nog gebruik van lijsten, dan kies je zelf welke contacten in dé lijst komen om je mailing naar te versturen. Maar je moet er ook voor zorgen dat de lijsten up to date blijven. Wijzig je contactdata in één lijst, dan ga je dit in alle lijsten apart moeten aanpassen.

Stap 2: Data van je contacten verzamelen

Welke contactgegevens heb je nodig en wil je toevoegen aan je database?

Het verzamelen van deze data kan op verschillende manieren. Je kan deze gegevens zelf toevoegen of je kan bepaalde data aan je contacten vragen - zoals hun interesses, geboortedatum, naam, … - via jouw inschrijvingsformulier. Daarnaast kan je je contacten altijd vragen om hun profiel te updaten en hun interesses aan te duiden. Ook kan je data gaandeweg verzamelen door na te gaan op welke links in je e-mails of op je website ze klikken. Zo krijg je snel en eenvoudig een beter beeld van wat je contact wilt ontvangen en kan je jouw volgende e-mailcampagnes hierop afstemmen.

De traditionele manier: lijsten

Je kan bestaande data gebruiken of nieuwe data online maar ook offline verzamelen. Een specifiek voorbeeld: wanneer je op een event staat of er zelf eentje organiseert, kan je zelf gegevens vragen aan je contacten. Deze kan je nadien simpelweg toevoegen aan een aparte lijst. Een lijst met enkel deelnemende klanten, die achteraf misschien wel een enquête willen ontvangen.

Stap 3: Maak het persoonlijk

Je hebt al heel wat gegevens verzameld van je contacten. Maar heb je ook voldoende informatie om je campagnes te personaliseren? En kan jij met die verzamelde data je contacten gerichte campagnes sturen?

Bij personalisatie denkt iedereen meteen (en enkel) aan de voornaam van je contacten vermelden in je onderwerp of bericht. Maar je kan op veel meer verschillende manieren gebruik maken van personalisatie. Denk hierbij aan een bericht in de taal van het contact, een persoonlijke mail op zijn/haar verjaardag met een kortingsbon en/of campagnes verzenden met content die aansluit bij de interesses van je contact. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Wat kan je nog doen? Plaats CTA’s in je blogartikels of gebruik verschillende soorten incentives om je contacten aan te sporen om zich in te schrijven op hun interesses. Zo stuur je op basis van hun keuze gerichte campagnes. Hiermee maak je het niet alleen persoonlijker maar zorg je ook voor hogere open rates met als doel meer verkopen.

De traditionele manier: lijsten

Wil je gerichte campagnes verzenden, dan ga je de informatie die je hiervoor nodig hebt, moeten toevoegen aan de contacten in de juiste lijst.

Misschien is het nodig dat je meerdere lijsten moet aanpassen met de juiste data om er zeker van te zijn dat er gepersonaliseerd kan worden. Aangezien dit manueel moet gebeuren, is de kans op fouter aanzienlijk groter.

Stap 4: De GDPR wetgeving en jouw contactdata

Als laatste stap maar zeker niet onbelangrijk, ga je best na of je voldoet aan de GDPR wetgeving.

Zorg ervoor dat je jouw contacten duidelijk informeert over welke info ze zullen ontvangen, wanneer en hoe vaak. Een aantal belangrijke punten waar je zeker op moet letten bij het beheren van je contactdata:

• Kunnen jouw contacten hun data opvragen en bekijken?
• Wordt de data overal correct opgeslagen?
• Hebben ze de mogelijkheid om correct uit te schrijven?
• Is het duidelijk waarvoor ze in of uitschrijven?
• Wordt de data overal correct verwijderd wanneer een contact hierom vraagt?

De traditionele manier: lijsten

Contactdata moet in elke lijst apart aangepast worden omdat de data niet in een centrale database beheerd wordt. Vraagt een contact welke data je van hem hebt bijgehouden, kan deze namelijk in elke lijst verschillend zijn.

Schrijft een contact zich uit, dan moet je ervoor zorgen dat hij in geen enkele lijst meer staat. Anders kan het gebeuren dat hij alsnog campagnes zal ontvangen nadat hij eigenlijk uitgeschreven is.



Ben je net zoals ons overtuigd van het gebruik van segmenten? Dan leren we je hier alles over segmentatie voor e-mailmarketing.