Hoe communiceer jij veranderingen in je voorwaarden?

Leestijd: 3 minuten

Artikel door:

Michelle Dassen

28-11-2017

Als je al in volle voorbereiding bent voor de GDPR, dan is de kans groot dat je een aantal zaken hebt aangepast in je algemene voorwaarden. Hoe kan je je deze wijzigingen – zoals het hoort – duidelijk communiceren naar je klanten? Vandaag belichten we een zeer goed voorbeeld van Linkedin.

Wanneer je een wettelijke overeenkomst bijwerkt, zoals bijvoorbeeld je privacy policy of algemene voorwaarden, dan is het zeer belangrijk dat je je bestaande klanten ook op de hoogte brengt van de exacte veranderingen en hun invloed op de werkwijze en het contract van je klanten. Daarbij is het absoluut noodzakelijk dat je hierover communiceert voordat de aanpassingen in werking treden.

Wat moet er in je communicatie staan:

E-mail is het meest gebruikte middel om over dergelijke veranderingen te communiceren. Let hierbij zeker op de volgende elementen:

Maak onmiddellijk duidelijk waarover je e-mail gaat
Start met een duidelijk onderwerp: “We passen onze Privacy Policy aan”
Geef aan waarom het aanpassen van je policy noodzakelijk is: om de user experience te verbeteren, om toegang te geven tot nieuwe services met nieuwe regels, enz.
Vertel hoe de veranderingen een invloed hebben op je klanten en hun accounts/contracten
Geef een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen
Voeg linken toe naar de nieuwe overeenkomsten
Geef aan vanaf wanneer de aanpassingen in werking treden

Zo verstuurde Elance bijvoorbeeld een e-mail om aan te geven dat maar liefst 8 van haar legal overeenkomsten zouden wijzigen. De e-mail bevat linken naar de aangepaste onderdelen en zelfs een samenvatting van elke onderdeel. Het resultaat is een overzichtelijke en duidelijke e-mail:

Voorbeeld e-mail van Elance over wijzigingen legal overeenkomsten

Hoe communiceert Linkedin dan precies de aanpassingen aan haar Privacy Policy?

Herken jij de elementen die betrekking hebben tot de GDPR? Je vindt de oplossing onderaan dit artikel.

Voorbeeld e-mail van LinkedIn over wijzigingen gebruiksvoorwaarden

TIP:

Ga er net zoals Linkedin niet automatisch van uit dat je klanten en doelpubliek op de hoogte zijn van de GDPR, en kies voor duidelijk leesbare en begrijpbare taal in zowel je communicatie rond je legal documenten, en in de documenten zelf.

Oplossing:

Welke elementen van de GDPR kan je terugvinden in de e-mail van Linkedin?

Increased visibility of your Linkedin profile: Linkedin geeft Service partners toegang tot jouw gegevens. Hoe gaat dat in zijn werk, en wat kunnen zij zien?
Productivity bots to improve communication: Linkedin past profiling toe om jouw voorkeuren te inventariseren, en zo relevantere content en ads te tonen.
Aparte opt-in voor verschillende onderdelen van Linkedin features

Wat kan je nog meer terugvinden rond GDPR in het blogartikel?

Verduidelijking (goed leesbaar en transparant) van de teksten
Uitbreiding van wat je wel en niet mag in Linkedin (bv. the act of scraping others’ content)