Het nieuwe Flexmail contactbeheer komt eraan

Hallo allemaal,

Voor diegenen die mij nog niet kennen: ik ben Michelle, Product Manager bij Flexmail. Het hele Flexmail team staat te popelen om je te laten zien waar we de laatste maanden keihard aan hebben gewerkt: ons langverwachte nieuwe contactbeheer.

Waarom dat voor jou interessant is? Al je data gecentraliseerd op één plek voor een beter overzicht. Meer focus op de zaken die jij het meest gebruikt. Minder exotische instellingen. Meer gestroomlijnde processen. En enkel de data die jij effectief nodig hebt.

We zullen deze aanpassingen gradueel uitrollen. Hier houden we je up to date van de laatste ontwikkelingen. Wanneer jouw account aan de beurt is geven we je ook een seintje. Onderaan weiden we verder uit over wat je precies van de omschakeling kan verwachten en wanneer.

Maar laten we beginnen bij het begin.

Wat is er de afgelopen tijd allemaal gebeurd?

We hebben de laatste twee jaar bergen werk verzet. We onderzochten wat gebruikers in Flexmail vaak doen, en wat niet. Zo deden we user interviews en keken we over de schouder van gebruikers mee hoe ze bepaalde stappen uitvoeren. We willen graag nogmaals de meer dan 100 klanten bedanken die ons op tijd en stond van feedback hebben voorzien doorheen de verschillende fases van het proces: zonder jullie was dit niet mogelijk geweest.

We onderzochten daarnaast support feedback en resultaten uit analytics tools in de applicatie. We wilden weten waar Flexmail goed in is. En wat beter kan. En leren wat daarbij het dringendst is.

Daarna bouwden we wireframes en prototypes, die we ook lieten testen door echte gebruikers. Zo bleven we schaven om tot de best mogelijke oplossing te komen. Onze developers hebben maanden keihard gewerkt aan de echte fundamenten van Flexmail. het resultaat is een hele grote release die we dus bijna beginnen uitrollen.

Wat gaat er allemaal veranderen?

Laten we beginnen met de nieuwe navigatie.

De navigatie (en eigenlijk heel Flexmail) gaat er anders uitzien. We creëerden een nieuwe lay-out die rust geeft en laat focussen op de schermen die je het meest gebruikt.

• Het menu werd geherstructureerd onder onze key features: Campagnes, formulieren, contacten en automation.
• Rapporten zijn uit het hoofdmenu verdwenen. Elk item bevat alles wat jij nodig hebt binnen die context, gaande van het beheren tot de rapportering.
• Formulieren wordt heel breed gebruikt door jullie allemaal. Daarom hebben ze een plaats in het hoofdmenu gekregen.
• Automation features krijgen daar nu ook de plaats die ze verdienen, maar ze staan ook niet in de weg voor beginnende gebruikers. Je kan je workflows en landing pages daar terugvinden.
• De url van de app zal ook wijzigen. Dit kan belangrijk zijn als je whitelisting toepast. Alle referenties naar https://www.flexmail.eu zullen veranderen naar https://app.flexmail.eu

Gebruiksgemak

In 2018 hebben we heel hard ingezet op GDPR. Op dat vlak hebben we een hele goede reputatie opgebouwd. Met deze nieuwe release zetten we volop in op gebruiksvriendelijkheid.

• We focussen heel hard op het omschakelen van meerdere mailinglijsten naar 1 database. Dat is voor deze release niet anders: iedereen zal moeten overstappen.
• Een contact kan dan maar één keer voorkomen in een account. Hierdoor kan je veel makkelijker voorkeuren, noden en uitschrijvingen beheren.
• Met segmentatie zet je vervolgens nieuwe doelgroepen voor personalisatie op.

Aangezien de mailinglijsten plaatsgemaakt hebben voor een enkele database, wordt een ander overzicht veel nuttiger. Je kan je actieve contacten, uitgeschreven contacten, en contacten die nog geen optin gegeven hebben nu over drie tabs terugvinden.

Laten we een individueel contact eens van dichterbij bekijken.

Tot nu toe kon je gebruikmaken van 32 standaard velden, of die nu voor jou relevant waren of niet. Dit aantal hebben we nu gereduceerd tot e-mailadres, naam, voornaam, taal en bron. De andere velden die al in gebruik zijn in een account gaan we voor iedereen omzetten naar eigen velden. Er gaat dus geen info verloren. Je kan hen van naam veranderen, verwijderen en je eigen velden aanmaken. Ook die vrije velden 1 tot 6. Geen overbodige clutter, enkel de data die jij nodig hebt!

Ook de import is volledig vernieuwd.

Door alleen csv bestanden toe te laten wordt de kans op importfouten veel kleiner. We gaan voor een gestandaardiseerde import flow zonder verborgen en exotische instellingen. We gaan er nu van uit dat de meest recente info de juiste is. Velden worden steeds aangevuld, niet leeggemaakt door deze import. Ook voorkeuren en interesses worden aangevuld, niet weggehaald. Ook de import profielen verdwijnen. We gaan in de plaats daarvan telkens de laast gebruikte mapping onthouden.

Gloednieuwe handleiding

Ben je ergens de weg kwijt, dan vind je doorheen de intro's en pagina's nieuwe linken terug. Deze gaan doorverwijzen naar de corresponderende pagina's in onze gloednieuwe handleiding. Die is helemaal up to date, compleet met tips, how-to's en een superhandige zoekfunctie. Je vindt er drie onderdelen: Wat je moet weten voordat je aan een feature begint, hoe je hem precies moet gebruiken en een hoofdstuk volledig gewijd aan inspiratie.

Wat kan ik verwachten

De komende weken zullen alle verbeteringen gradueel over de verschillende accounts uitgerold worden. Onderweg verzamelen we jullie feedback. We zijn gestart met alle accounts die deelgenomen hebben aan onze user testing.

Je hebt misschien al e-mails voorbij zien komen over de release met meer info. Dat wil zeggen dat ie er voor jouw account bijna aan komt. Zo niet, dan zal je deze binnenkort ook voorbij zien komen.

Van zodra je account toegang krijgt tot de nieuwe features, zal je eerst een onboarding scherm te zien krijgen. Hierop ga je moeten invullen in welke communicatietalen je gaat mailen. Nadat je deze keuze hebt gemaakt, wordt je account automatisch geconverteerd.

Veelgestelde vragen

Ik ben de admin voor mijn account en zal met mijn collega's moeten communiceren over deze veranderingen. Waar kan ik naartoe voor meer informatie?

Hierboven vind je alvast een samenvatting van alle aanpassingen. Is je account reeds omgeschakeld naar één centrale database, dan zal je zien dat de overschakeling heel vloeiend zal verlopen.

Is dat nog niet gebeurd, dan is het belangrijk dat jij als admin eerst het conversie proces doorloopt om een keuze te maken over je verschillende mailinglijsten. Ook zal je dan wat meer uit te leggen hebben aan je team: het werken met segmentatie gaat jullie veel nieuwe mogelijkheden geven.

Doorheen alle nieuwe schermen zal je linken terugvinden die je doorverwijzen naar de nieuwe help documentatie. Maar we hebben zeer veel tijd gestoken in het zo intuïtief mogelijk maken van de verschillende interfaces. We tonen je geen info die je op dat moment niet nodig hebt en splitsen complexere taken op in kleinere deelstappen die makkelijk beheersbaar zijn. Alles wat er op je scherm gebeurt moet voorspelbaar zijn.

Heb je hierover nog vragen of wil je samen met iemand van ons doorheen de aanpassingen of converter lopen? Dan kan dat natuurlijk. Geef ons een seintje.

Wanneer krijgt mijn account de nieuwe features?

We releasen geleidelijk aan om er zeker van te zijn dat klanten van verschillende grootordes voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden. We starten met alle klanten die meegedaan hebben aan de user testing. Hun bijkomende feedback zal helpen om eventuele volgende batches nog beter te begeleiden.

Sowieso ontvang je jouw account bijna aan de beurt is een aankondiging.

Wil jij voor volgende releases ook graag deel uitmaken van ons testpanel?
Schrijf je dan hier in.

Hoe kan ik up to date blijven over de voortgang van deze release?

Wanneer jouw batch bijna aan de beurt is ontvang je van ons een aankondiging. Verder kan je op deze pagina steeds terecht voor updates. Heb je daarvoor nog specifieke vragen, blijf daar dan zeker niet mee zitten en contacteer zoals steeds onze support. Onze collega's staan klaar om je te helpen.

Ik ben de admin van mijn account en ik heb meer tijd nodig om over de aanpassingen te communiceren naar mijn team. Kan ik uitgesloten worden van de initiële roll-out?

Zit je nog niet op één database en heb je een dringende campagne uit te sturen, dan begrijpen we natuurlijk dat die actie prioriteit heeft op het doorlopen van de conversie van je account. Je wordt dus zeker niet verplicht om op dat moment de onboarding te doorlopen.

Maak je je zorgen over de release of heb je hulp nodig bij de communicatie, neem dan zeker contact met op ons. We bekijken graag samen wat de mogelijkheden zijn en hoe we samen tot een oplossing kunnen komen.

Wat is het doel van de taalinstellingen in de onboarding?

Bij het eerste gebruik van de nieuwe features zal je gevraagd worden om je communicatietalen door te geven. Dit zijn de talen waarin jij mailt naar je contacten. Mail je maar in één taal, dan gaan we je nadien ook niet meer vragen in welke talen jij resources wil aanmaken (denk hierbij aan opt-in formulieren, segmenten, campagnes enz).

Mail je in meerdere talen, dan bevatten die selectiemenu's ook enkel de talen die voor jou van toepassing zijn. Wanneer je nieuwe velden aanmaakt, kan je vanaf nu deze ook vertalen voor je communicatietalen. Bij het bouwen van nieuwe features zullen wij bovendien de vertaalmogelijkheden steeds verder uitbreiden.

Bijkomende vragen en feedback

Heb je feedback, bezorgdheden of vragen, laat het ons dan zeker weten.