Je contacten op het juiste moment bereiken met workflows

Michelle Dassen

15-05-2018 •

Leestijd is ongeveer 10 minuten

Workflow opzetten om een gerichte e-mail te sturen en doel te bereiken

Wat zijn workflows?

Workflows zijn een reeks geautomatiseerde berichten. De reeks wordt geactiveerd door bepaalde triggers in de contactinfo of handelingen van contacten of leads. Een voorbeeld hiervan is als een lead zich inschrijft op je nieuwsbrief of een bepaalde pagina op je website bezoekt.

Dat is wat workflows uniek maakt. Omdat het contact de communicatie zelf activeert kan je ervoor zorgen dat de inhoud en het moment van je communicatie perfect op hem is afgestemd. Dat verhoogt de relevantie en geeft een grotere kans op conversies.

Waarom gebruik je workflows?

Het maakt je communicatie efficiënter: Misschien wel het grootste voordeel van workflows is dat het een geautomatiseerd proces is. Je activeert de flow en het programma doet de rest. Je verliest dus geen leads meer door menselijke fouten. Daarnaast verlies je geen tijd meer met individuele communicatie maar volg je toch automatisch alle kwalitatieve leads op.

Waarvoor/wanneer gebruik je workflows?

Je gebruikt workflows voor lead nurturing. Van zodra iemand interesse toont in je product is hij een lead. Je salesteam gebruikt de workflows om de leads verder te brengen in de customer journey en te transformeren in klanten. Met andere woorden je zorgt ervoor dat je de juiste boodschap creëert als reactie op de juiste trigger.

Als je workflows op een goede manier gebruikt kan je naast leads omzetten ook bestaande contacten onderhouden en engagen. Nieuwe klanten aantrekken is één kant van het verhaal maar je moet die contacten ook onderhouden en een relatie uitbouwen. Als je gebruik maakt van workflows om met contacten te communiceren kan je genieten van voordelen als upselling, evangelisme en meer van dat moois.

Stappen die je moet doorlopen voor je een workflow maakt

Stap 1: Kies een type workflow

Er zijn verschillende types workflows voor verschillende doeleinden. Wil je dat mensen in een workflow terechtkomen als ze bijvoorbeeld een whitepaper downloaden, als ze jarig zijn of als ze zich inschrijven voor een event? Het lijkt een complex proces maar Flexmail biedt verschillende standaard flows aan om je op weg te helpen. Later in dit document volgt een voorbeeld.

Stap 2: Wie/wat wil je met de workflow bereiken?

Wil je meer volk op een event, de sales verhogen of wil je aan klantenbinding doen? Dat zijn doelen die je op voorhand moet stellen. Bij elk van deze scenario’s ziet je workflow er anders uit. Daarnaast zorg je dat je naar een gesegmenteerde lijst verstuurt. Denk kritisch na over de criteria die je wilt opnemen in je flow. Hoe beter je segmenteert hoe gerichter je kan sturen en hoe hoger het rendement.

Stap 3: De juiste inhoud selecteren

De content die je wilt delen met je leads mag niet te ver afwijken van wat hen in de eerste plaats aantrok. Iemand die bijvoorbeeld interesse had in een evenement stuur je enkel relevante content, bijvoorbeeld een whitepaper met extra informatie. Je content moet de lead naar het uiteindelijke doel van de workflow gidsen. Daarom is het belangrijk dat je inhoud samenhangend en logisch is.

Stap 4: Plannen

Als je stap 1 tot 3 tot een goed einde bracht ben je klaar om alles samen te brengen. Denk na over wat je lead kan doen en wat de gevolgen hiervoor zijn. Bijvoorbeeld wat als een lead je e-mail niet opent? Stuur je hem een reminder? Hoeveel reminders? Hoeveel tijd laat je tussen? Dat zijn dingen waar je over moet nadenken en voor jezelf moet afwegen. Let wel op dat je niet te snel of te veel berichten stuurt, zo kom je in de spam box terecht.

Onmisbare workflows

Lead nurturing workflow

Als een contact wat van je content op de website heeft gedownload kan het een teken zijn dat hij klaar is om verder in de sales funnel geleid te worden. Je stelt een scenario op dat jouw producten/diensten het best in de verf zet en stelt een workflow op.

Welkom serie

Wanneer een lead evolueert naar een betalende klant kan je een serie welkom mails sturen. Het zorgt ervoor dat de klant zich welkom voelt. Daarbovenop blijft de klant betrokken nadat hij koopt en bijgevolg blijft je bedrijf top of mind.

Re-engagement workflow

Inactieve klanten kan je opnieuw engagen met deze flow. Je kan voorwaarden instellen voor de flow zoals hoelang het geleden is dat ze de website bezochten, iets downloadden, je nieuwsbrief lazen,… . Je kan bijvoorbeeld een bericht sturen met een kortingscode of een aanbieding voor je producten om de klant terug warm te maken voor je bedrijf.

Event workflow

Houd de klant op de hoogte van je event voor, tijdens en nadat het plaatsvindt. Zo kan je een workflow opstarten met belangrijke info over het event. Bijvoorbeeld de details over de locatie, het start uur of de catering. Tijdens het event kan je workflows gebruiken om interactiviteit te promoten. Na het event deel je materialen die gebruikt werden, bedank je de gasten en kan je eventupromo voeren voor events in de toekomst.

Gratis E-mailmarketing Masterclass

Ontdek doorheen 5 modules hoe je e-mailcampagnes opzet waarmee je elke keer je doel behaalt.

Start vandaag

Een workflow maken in Flexmail

Context: Ik werk een voorbeeld uit waarin ik eigenaar ben van een speelgoedwinkel. Ik stuur voor kerst een nieuwsbrief uit en wil mijn klanten warm maken voor de LEGO producten die ik verkoop. Ik stel een workflow op die ervoor zorgt dat wanneer een klant in mijn nieuwsbrief op de LEGO link klikt, hij een e-mail ontvangt met meer info over mijn promotie ‘LEGO days’. Toont hij ook daar interesse in dan geef ik hem een interesselabel ‘LEGO’.

Naast de klant warm maken voor de aankoop van LEGO wil ik ook graag weten wie mijn inactieve leden zijn. Dat ga ik meten door een campagne te sturen en een reminder campagne te sturen. Als de klant ook hier niet op reageert start ik een nieuwe reactiveringsworkflow.

Stap 1. Nieuwe workflow

Stap 2. Kies het soort workflow dat je wilt gebruiken

Je kan kiezen voor een standaard flow die Flexmail reeds uitwerkte of een eigen flow ontwerpen om je doelgroep zo nauwkeurig mogelijk aan te spreken. Zo zijn er acht verschillende mogelijkheden zoals: welkomsbericht, herinnering, event, sales opvolging,… In dit voorbeeld kies ik voor de custom workflow die ik zelf naar mijn hand zet.

Stap 3. Startblok

Nadat je jouw type workflow kiest kom je in een startblok terecht. Hier kan je de verschillende triggers selecteren waardoor je contacten in de workflow terecht komen. Dat kunnen triggers zijn rond een bericht, een campagne, een formulier, een landingspagina, contacten en contactvelden. Je kan meerdere parameters kiezen, dat doe je door op het ‘plus icoontje’ te klikken. Op die manier kan je je doelgroep verfijnen. In dit voorbeeld kies ik als doelgroep iedereen die mijn nieuwsbrief opende.

Stap 4. Wachten

Nadat je een voorwaarde instelt zoals iedereen die mijn nieuwsbrief opende, voer je een wachtblok in. Concreet betekent het dat je voor de volgende stap x-aantal tijd wacht. Doe je dat niet dan zal je workflow niet werken want dan reageert deze enkel op mensen die je nieuwsbrief meteen openden.

Stap 5. If/else condition

Na twee dagen wachttijd wil ik weten wie er op de ‘LEGO link’ klikte in mijn nieuwsbrief. Ik klik dus op het plusje onder het wachtblok en voer mijn parameters in.

Stap 6. Yes or no

Mijn workflow krijgt een vertakking; ja of nee. In stap vijf wilde ik weten wie er op mijn ‘LEGO link’ klikte. Nu wil ik daarop verder handelen.
Alle contacten die klikten op mijn link wil ik een campagne sturen voor de LEGO days’. Alle contacten die niet op de link klikten wil ik een reminder van mijn kerstpromoties sturen.

Stap 7. Reactie op de campagne

Heeft de klant die de ‘LEGO days’-campagne ontving op een link geklikt, dan voeg ik het contact toe aan het interestlabel ‘LEGO’. Klikte hij niet op de link dan stop ik de workflow. Heeft het contact waar ik de reminder naar stuurde voor 6 mei 2018 niet op een link geklikt dan start ik voor hem een nieuwe workflow. Een reactiveringscampagne.

Stap 8. Workflow activeren

De laatste stap is je workflow activeren. Je gaat terug naar je overzicht van workflows. Achter de titel van je ontwerp staat een ‘play icoonje’. Met deze button start je je workflow. Druk daarna op het ‘stop icoontje’ dat in de plaats verschijnt om de flow te stoppen.

Conclusie

Workflows zijn ongetwijfeld de beste tool om leads door de sales funnel te leiden. De meeste leads die je pagina bezoeken zijn nog niet klaar om te kopen. Met behulp van workflows kan je hen op hun eigen tempo laten kennismaken met je bedrijf.

Door workflows op een slimme en doordachte manier te gebruiken kan je kwalitatievere leads aantrekken en de conversies aanzienlijk verhogen.