E-mailmarketing bij beurzen en events

Hoe kan e-mailmarketing bijdragen aan je inspanningen op beurzen en events?

• Je bedrijf en producten/diensten bekendmaken voor de beurs
• Prospecten aantrekken naar je stand
• Een doeltreffende en snelle opvolging van je nieuwe leads opzetten
• Een follow-up voorzien voor aanwezigen die je stand niet bezochten
• Buzz creëren bij klanten, prospecten, partners en pers die niet aanwezig zijn op de beurs of het event

Uit welke stappen kan een typische beursstrategie bestaan?

Natuurlijk zal je communicatie voor elk event en elke beurs uniek zijn. Toch kan je een aantal richtlijnen doortrekken:

1. Gebruik de homepagina van je website om de aandacht op je aanwezigheid te vestigen. Een aange- paste banner voor je event of beurs is altijd een goed idee.
2. Stuur een e-mailcampagne naar ingeschreven contacten, waarin je hen uitnodigt om langs te komen op je stand, zich te registreren om iets te winnen, een product uit te proberen, iets te komen drink- en, een meeting in te plannen, … Voor een optimaal resultaat stuur je dit type e-mailcommunicatie best enkele dagen (maximum 3 weken) voor het event of de beurs.
3. Zet een e-mailcampagne op rond een nieuw product, update, mijlpaal voor je bedrijf, de highlights van een speech die je gaat geven op de beurs, … Dit type e-mailcommunicatie stuur je in de vorm van een persbericht of aankondiging. Het laat je toe om met je bedrijf in de pers te komen, en extra leads en buzz te genereren bij je klanten, prospecten, partners, medewerkers en pers. Ook dit type e-mailcommunicatie stuur je best in de buurt van de startdatum van de beurs of het event, afhanke- lijk van je eigen timing. Je zou dit ook kunnen combineren met een SMS campagne vlak voor de beurs.
4. Creëer een unieke en gepersonaliseerde automatische opvolging voor elke prospect waarmee je sprak op de beurs, of jou zijn/haar visitekaartje gegeven heeft. Afhankelijk van het type prospect ontwikkel je een aangepaste communicatiestroom, die gepersonaliseerd wordt met de contactge- gevens van de betrokken salesverantwoordelijke. Dit scenario start je best zo snel mogelijk. Je e-mailbericht genereert het meeste impact wanneer je nog steeds top of mind bent bij je prospect.
5. Zet een follow-up bericht op voor alle aanwezigen op het evenement, moedig hen aan om door te klikken naar de website voor meer informatie. Best zet je in deze e-mail een link naar een specifieke promotie - met een deadline - of een whitepaper te zetten dat past bij het thema van uw evenement.

Haal meer ROI uit je beurzen en events - Tips

1. Vraag of je je nieuwe contacten mag inschrijven voor de nieuwsbrief

In principe geldt een gesprek dat je had met een bezoeker van je stand als een commercieel contact, en mag je hem opnemen in je e-mailcommunicatie. Voor je algemene verzendreputatie en het succes van je opvolging vraag je toch best aan elk contact dat je stand bezoekt of hij of zij interesse heeft om je nieuwsbrief te ontvangen.

Focus je liever op je sales pitch tijdens het gesprek, dan kan je die vraag ook mee opnemen in de eerste sales mail die ze van je ontvangen. Herinner je contact aan je gesprek op de beurs, biedt een link aan naar relevante communicatie en sluit af met een link naar je opt-in formulier. Vergeet hierbij niet je nieuwsbrief te promoten (wat gaat hij van je ontvangen?). Je zou een whitepaper kunnen voorzien, en hem vragen zich in te schrijven om meer relevante content van je te blijven ontvangen.

Implementeer meteen ook een promotionele banner voor je nieuwsbrief in de andere whitepapers die op je website staan. Zo verzamel je via die weg ook nieuwe contacten.

2. Voorzie een gepersonaliseerde opvolging

Natuurlijk hopen we allemaal dat we een blijvende indruk hebben nagelaten bij elke prospect dat onze stand bezocht. De realiteit is echter dat je met alle andere standhouders en aanwezigen vecht voor hun aandacht. En al die andere “concurrenten” gaan ook jouw prospecten bombarderen met agressieve sales pitches en generieke massamailings na het event. Zorg dus dat jij het slimmer aanpakt.

Door een flow van meerdere berichten te voorzien bouw je niet alleen een meer natuurlijke opvolging, maar kan je salesteam zich ook eerst focussen op de meest interessante prospecten die in interactie gaan met je berichten. De meer afwachtende prospecten worden ondertussen verder “opgewarmd” via je flow. Dit type mails werken vaak het beste als je ze zeer sober houdt, zonder te veel HTML elementen.

3. Bewaar je beurscontacten onder een nieuw segment

Categoriseer je beurscontacten op een duidelijke manier. Wanneer de sales dit contact opnieuw benadert, weten ze precies waar dit contact vandaan komt (“Hallo Jan, we hebben elkaar leren kennen op de ABC Beurs in 2015. Indien je nog steeds op zoek bent naar onze ABC diensten, wil ik je graag wijzen op de nieuwe update die we gelanceerd hebben…”).

Door je beurscontacten apart onder te brengen, kan je hen ook van hun eigen specifieke e-mailcommuni- catie voorzien. Bovendien is het op die manier eenvoudiger om het succes van elke beurs en/of elk event tegen elkaar af te wegen.

In Flexmail maak je makkelijk je eigen velden aan, indien je bijkomende interessante informatie per contact wenst bij te houden.

4. Neem lijsten die je van organisatoren krijgt niet zomaar op in je eigen mailinglijst

Als de organisatie van een beurs of een evenement je een lijst van alle aanwezigen geeft, geeft dat jou geen toestemming om deze contacten toe te voegen aan jouw eigen mailinglijst. Als je contact wilt opnemen, kan je beter een e-mail opstellen om jezelf voor te stellen, als je jouw afzenderreputatie niet in gevaar wilt brengen.

5. Overweeg een specifieke landing page

Stuur je prospecten via de call to actions in je e-mailberichten niet gewoon naar je website, maar zet een specifieke landingspagina op die volledig is toegespitst op hun noden. Hier kan je je documentatie verzamelen en interessante gratis content toevoegen (zoals een e-book of whitepaper). Verzamel nieuwe informatie voor je salesteam door ook een formulier te voorzien, of nodig je prospecten uit om zich te registreren voor een webinar.

Via de resultaten van je landing page kan je ook de statistieken van je beursprospecten apart analyseren.

6. Vul je e-mailcommunicatie aan met social media

Zoek op je sociale media kanalen naar alle relevante streams, zoekwoorden en hashtags rond je evenement of beurs. Door te reageren op posts van bezoekers kan je nog meer interessante prospecten voor je stand aantrekken. Deel foto’s van je ervaringen op de beurs met je publiek en vergroot het bereik van je e-mailcommunicatie door relevante berichten over je verschillende social media kanalen te verspreiden.

7. Denk aan e-mail best practices in je beurscommunicatie

Hou het simpel. Zoals bij elk e-mailbericht dien je ook hier te focussen op eenvoud. Zet de belangrijkste boodschap in de kijker en vul je bericht niet met overbodige informatie. Verdeel je content over makkelijk te lezen lijstjes en voorzie korte alinea’s met voldoende witruimte om de leesbaarheid te bevorderen.

Pas je design aan:

1. Beperk de breedte van je e-mail tot een maximum van 700 pixels of minder, zodat je ontvanger niet naar links of rechts dient te scrollen in de diverse e-mail clients.
2. Gebruik niet meer dan 3 verschillende lettertypes, om een samenhangend geheel te vormen.
3. Laat je logo en branding duidelijk naar voren komen in je design.
4. Voorzie genoeg call to actions op strategische plaatsen in je bericht.
5. Trek de kleuren en branding van je bericht door in je andere communicatiekanalen, zoals flyers en landingspagina’s.

Geef aandacht aan je onderwerpregels en afzendergegevens. Voorzie links naar prijzenpagina’s en cases, en zorg dat je diverse social media kanalen duidelijk zichtbaar zijn in elk bericht. Functionele links naar je belangrijkste pagina’s genereren over het algemeen minder kliks, maar meer conversies dan emotionele links als call to actions. Kies voor een goede combinatie.
Zijn er relevante hashtags voor je event, zorg dan dat deze ook voorkomen in de buurt van je social media links.

Voorzie links naar de belangrijkste pagina’s op je website en social media kanalen. Add links to pricing pages and cases, and make sure your social media are clearly visible in every message. Functional links to the most important pages usually generate less clicks, but more conversion than emotional links like call to actions. Make sure you go for a good combination of both types. If there are any relevant hashtags for your event, make sure you place them close to your social media links.

Voeg je standnummer of locatie toe. Laat in e-mailberichten die je verstuurt voor de aanvang van je event of beurs altijd je locatie en/of standnummer terugkomen. Zo zet je aanwezige contacten aan tot het bezoeken van je stand.

Zorg ervoor dat alle relevante webpagina’s en berichten aangepast zijn voor mobiele toestellen. Geïnteresseerde prospecten kunnen aan de hand van je geautomatiseerde e-mailberichten onmiddellijk je documentatie raadplegen. Je wil dus zeker dat ze ook tijdens de beurs een optimale weergave te zien krijgen.