8 tips om interne nieuwsbrieven te sturen die jouw collega's zullen verslinden

De voordelen van een interne nieuwsbrief

Het doorbreekt silo's

Om ervoor te zorgen dat mensen in verschillende teams beter met elkaar samen werken, moet je allereerst hun werk inzichtelijk maken. Weten je sales mensen waar je technisch team aan werkt? Zijn er leuke projecten waar je iets over kan vertellen? Naast algemene relevante informatie delen, wil je ook dat men verder kan kijken dan hun kantoortje, eiland of afdeling.

Context delen voor een extern verhaal

Je medewerkers spreken met je leveranciers en klanten, maar ook met hun eigen familie, vrienden en sociale kring. Uitleggen waarom jouw bedrijf iets op een bepaalde manier doet geeft je collega's een reden om trots te zijn op hun collega's of werkplek. En dat kan dan weer een sterke katalysator zijn voor mond-tot-mond reclame.

Nieuwe collega's goed laten starten

Zorgen dat nieuwe collega's mee zijn met alles wat er gebeurt in je organisatie is even belangrijk voor hen als voor jouw bedrijf. Je wil dat ze zich zo snel mogelijk onderdeel voelen van het team.

Zie je interne nieuwsbrief dus als een krachtige tool in je communicatie. Die je ook dezelfde aandacht en zorg moet geven als andere elementen in je e-mailmarketing.

Maar wat zet je dan in een interne nieuwsbrief?

Dat hangt grotendeels af van wat je wil bereiken. Misschien wil je zelfs verschillende templates gebruiken naargelang het doel of de content.

1. Start zoals altijd met wat jouw lezers het belangrijkst vinden

We willen je hart niet breken, maar het hoogtepunt van je nieuwsbrief is niet de brief van de CEO. Of hoe geweldig je leidinggevend team is.

Je interne nieuwsbrief moet waardevol, makkelijk verteerbaar en interessant zijn voor je collega's.

En dat kan er anders uitzien voor je verschillende teams. Een event nieuwsbrief informeert je medewerkers en laat hen naar iets uitkijken. Maar je sales team heeft misschien ook nood aan het laatste nieuws van je concurrenten. Want zo help jij hen om hun job beter te kunnen doen.

Dat wil niet zeggen dat je periodiek niet de bedrijfsdoelstellingen of andere dergelijke updates moet delen. Natuurlijk wil je team weten waar ze staan. Maar je moet de inhoud van je nieuwsbrief wel zo positioneren dat de belangrijkste info van elk team erin terug te vinden is.

2. Geef context bij groei en doelstellingen

Je collega's zullen zich nauwer betrokken voelen wanneer je groei en doelstellingen kan koppelen aan de individuele bijdrage van elk team.

Gooi dus niet gewoon kwartaalcijfers in een lijstje, maar geef context en toon dat inzet en teamwork echt het verschil maakt. Bedrijfsdoelstellingen zijn abstract en maken geen impact tot je ze persoonlijk kan maken.

3. Kies een frequentie en stijl

Om informatie op een duidelijke manier over te brengen heb je een structuur nodig.

Een e-mail over de volgende teambuilding kan video's en lijstjes met praktische info bevatten. Maar een nieuwsbrief met nieuws over concurrenten bevat een pak meer tekst en focust vooral op het overbrengen van informatie.

Deel je superpraktische info voor je collega's, dan is een kwartaalnieuwsbrief misschien niet het beste idee. Je hoeft voor interne communicatie dus geen vast stramien en frequentie aan te houden: deel de info zo snel mogelijk, wanneer hij het meest relevant is.

Maak info overzichtelijk

Speel met uitlijning en voorzie voldoende witruimte, lijnen en achtergrondkleuren om je verschillende info op te delen. Titels zijn ook altijd een goed idee.


Maak content makkelijk verteerbaar met korte zinnen en duidelijke titels. Per soort communicatie kan je een andere template gebruiken:


Daarnaast is letten op de volgende zaken altijd een goed idee:

• Snoei in je content. Probeer niet alle informatie in één nieuwsbrief te proppen. Je wil dat mensen informatie makkelijk kunnen terugvinden. Kies dus enkele topics of ideeën uit en leg ze duidelijk uit. Gebruik tekstlinks doorheen je tekst zodat mensen extra info gemakkelijk kunnen terugvinden.
• Vind een evenwicht tussen consistentie en creativiteit. Hou je structuur en lay-out consistent (hallo tussentitels of thema's!) zodat mensen weten welke content waar gevonden kan worden. Maar je publiek is ook minder streng: probeer verschillende dingen uit en kijk wat goed werkt.
• Je hebt niet per se afbeeldingen nodig. Experimenteer met kleuren, lijnen, titels en andere aangepaste details om zo een impact te maken. Je hoeft dus niet uren op zoek te gaan naar de perfecte afbeelding. Structuur en inhoud over vorm.
• Zoals altijd zijn CTAs belangrijk. Wil je dat je lezers iets gaan doen, dan moet je zo specifiek mogelijk zeggen wat je verwacht. Dus geen “klik hier”, maar wel “lees het interview”, “naar de tips” of “dien je idee in”.

4. Zet je mensen in de bloemetjes

Als je de betrokkenheid van je mensen wil vergroten, dan moet je hen vieren, erkennen, over hen praten en hen meer over zichzelf of hun team laten vertellen. Hoe hebben de dagdagelijkse taken van mensen een impact op het succes van het bedrijf? Hoe maakt het bedrijf een impact bij de klant?

Laat het gevolg van het dagdagelijkse werk van de mensen zo concreet mogelijk zien.

Vraag collega's om topics mee te helpen invullen. Deel hun tips voor een succesvolle werkdag, meevallers voor het team, laat hen complimenten geven aan hun teamleden. Je collega's willen zich herkennen in de mensen die het bedrijf naar voren schuift. Of introduceer nieuwe collega's op een originele manier.

Vraag feedback

Twijfel je, vraag het hen dan. Door voldoende feedbackmomenten te voorzien geef je je medewerkers de kans om hun stem te laten horen. En laat achteraf dan ook zien wat je concreet hebt gedaan met die feedback.

5. Let op je taalgebruik

Je collega's krijgen waarschijnlijk al een eindeloze stroom aan stijve of saaie communicatie. Laat jouw nieuwsbrief dan niet ook op die stapel terechtkomen. Dit is hét moment om hun dag wat op te fleuren en iets leuks neer te zetten waar mensen naar uitkijken.

Net zoals bij externe communicatie is je onderwerp essentieel om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen je mail openen.

Hou het kort, wek hun interesse of nieuwsgierigheid op. Ook met personalisatie kom je een heel eind.

Wees nabij in je teksten

Vermijd jargon en hou het dus casual. Breek je tekst op met grote, punchy titels en tussentitels die je lezers naar binnen trekken of fleur de boel wat op met gifjes die passen bij je content.

• Wees nabij: gebruik ik, wij en jij zo veel mogelijk. Door humor te gebruiken laat je mensen uitkijken naar je volgende nieuwsbrieven.
• Leg in duidelijke termen uit wat er gebeurt, waarom en wat het effect op je medewerkers zal zijn.
• Laat overbodige woorden weg. Inleidingen die eigenlijk niets bijdragen duwen je belangrijke content naar beneden.
• Hou je alinea's kort: 2 of 3 regels zijn genoeg.
• Wissel af door sommige zinnen met “en”, “maar” en “waarom” te starten. Dat staat minder netjes, maar maakt je teksten vlotter en casual. Het maakt het makkelijker leesbaar dan een formele tekst!
• Moet je droge informatie overbrengen (dat is onvermijdelijk), gebruik dan een simpele lay-out. En vul die met engagerende, lichte tekst. Met korte zinnen en veel witruimte.

6. Maak het interactief

Niemand houdt van eenrichtingsverkeer. Als je gaat experimenteren met je interne communicatie, dan wil je graag ook weten wat er goed gewerkt heeft.

Slaag je erin je collega's in de conversatie te betrekken, dan zullen je open ratio's stijgen, je interne cultuur zal verbeteren en je communicatie en kennisdeling wordt een pak effectiever.

Neem er bevragingen, polls, een quiz, wedstrijden en deelbare content in op. Denk aan bingo, social media posts, links naar relevante artikels met meer achtergrondinformatie, of een poll om te beslissen wat er voor de volgende lunch besteld moet worden.

Vind je het belangrijk dat je team zich bepaalde informatie over je nieuwe producten eigen maakt? Laat hen dan op een ludieke manier hun eigen kennis testen via een leuke quiz. Geven ze het foute antwoord, dan weet je op welke stukken content jij meer moet focussen.

Iedereen verteert informatie anders

Hou altijd rekening met het kennisniveau van je doelpubliek. Je medewerkers zijn allemaal anders, en niet iedereen vindt hetzelfde leuk. Hou rekening met afwisseling in je topics en speel met verschillende soorten media, zoals video's, quotes, blog links of zelfs memes. Zo zorg je ervoor dat iedereen iets interessants kan terugvinden.

7. Deel interessante resources

Echt sterke interne communicatie zou een investering in je team moeten zijn. Zorg dat er dan ook echte waarde in je content zit. Denk aan tips om hun werkhouding te bevorderen of andere resources waarmee men iets bij kan leren, zoals mogelijke trainingen, interessante artikels of interne vacatures. Afsluiten met de belangrijkste take-aways in je nieuwsbrief is ook altijd een goed idee.

8. Maak goed gebruik van automation

Wil je ad-hoc specifieke informatie versturen, dan gebruik je natuurlijk je gewone nieuwsbrief. Maar er zijn een aantal interne processen waarvoor automation echt een uitkomst is. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een onboarding reeks voor nieuwe collega's. Hierin kan je in een aantal e-mails verschillende teams voorstellen, waar belangrijke informatie te vinden is, en hoe je bepaalde diensten of documenten kan aanvragen.
• Het lanceren van nieuwe processen of tools. Sommige mensen zijn nu eenmaal sneller weg met nieuwe info dan anderen. En verandering is moeilijk. Wil je nieuwe technologie in gebruik nemen of bepaalde veranderingen doorvoeren, dan is goede communicatie echt onmisbaar. En dat gedurende langere tijd. Je zou kunnen starten met een training. Laat mensen zich inschrijven voor verschillende datums, en volg de training op met een reeks mails met gebruikstips of infographics.
• Het lanceren van nieuwe producten of diensten. Je medewerkers moeten op de hoogte zijn van de belangrijkste info. Zodat zij die weer kunnen doorgeven aan je klanten. Ook hier kan je bijna niet genoeg communiceren. Maak er een leuke reeks met korte e-mails van en sluit af met een quiz waarbij je collega's op een leuke manier hun eigen kennis kunnen testen.

Helemaal klaar om aan de slag te gaan?

In je Flexmail account vind je al een heleboel templates terug. Gebruik ze als basis of bouw volledig je eigen template voor jouw volgende interne nieuwsbrief!