Tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de sous-domaines pour l'e-mail

Qu'est-ce qu'un sous-domaine ?

Un sous-domaine est une partie d'un nom de domaine. Vous l'avez sans doute déjà rencontré dans la vie quotidienne – généralement via les sites web de grandes entreprises – mais le lecteur attentif les aura aussi vus apparaître de plus en plus souvent dans sa boîte mail. De plus en plus d'e-mails marketing et transactionnels sont aujourd'hui envoyés via des sous-domaines.

Les sous-domaines sont souvent utilisés pour lier un 'nouveau site web' à un site web existant ou pour rendre une certaine section facilement accessible.

Ainsi, Flexmail utilise pour l'application le sous-domaine app.flexmail.eu, pour notre manuel nl.support.flexmail.eu et le trafic de notre API passe par api.flexmail.eu . Le sous-domaine est donc lié à votre domaine principal, mais les fournisseurs de boîtes de réception et de services internet les traitent individuellement.

Vous pouvez déployer les sous-domaines de manière similaire pour votre trafic e-mail :

Pourquoi utiliserais-je un sous-domaine pour l'e-mail ?

Ce sont pourtant tous des mails de mon entreprise ? La réalité est cependant que vous avez différents flux de mails qui circulent pour différentes équipes et différents objectifs. Cela fait beaucoup d'œufs dans le même panier. Il peut donc être utile de répartir ces œufs.

Utiliser un sous-domaine pour envoyer (certains) e-mails apporte aussi un certain nombre d'avantages. Ci-dessous, nous les passons en revue un par un :

. Séparer différents types d'e-mails

Lorsque vous envoyez différents types d'e-mails - comme les e-mails personnalisés (ou internes), e-mails marketing et e-mails transactionnels - vous pouvez utiliser des sous-domaines pour facilement séparer ces différents types.

Quelques exemples pratiques :

• Pour la communication quotidienne au sein de l'entreprise ou organisation, vous utilisez le domaine principal : prenom.nom@monentreprise.com
• Pour les campagnes marketing envoyées aux destinataires de votre newsletter, vous utilisez : newsletter@marketing.monentreprise.com
• Pour les campagnes informatives envoyées à une liste de presse, vous utilisez : info@presse.monentreprise.com
• Pour les e-mails transactionnels envoyés en fonction des commandes via votre boutique en ligne, vous utilisez : info@commandes.monentreprise.com
• Pour les e-mails transactionnels envoyés en fonction d'actions de compte (comme une réinitialisation de mot de passe), vous utilisez : systeme@comptes.monentreprise.com

2. Protection de la réputation d'expéditeur de votre domaine (principal)

Avoir et maintenir une bonne réputation d'expéditeur est d'une grande importance pour s'assurer que vos e-mails arrivent toujours dans la boîte de réception de vos destinataires.

Lorsque tous vos e-mails sont envoyés via le même domaine principal, il existe le risque qu'une erreur lors de l'envoi d'une campagne (par exemple lors de l'envoi d'une campagne d'activation de l'équipe marketing) ait aussi une influence négative sur la délivrabilité d'autres e-mails, possiblement plus critiques.

Les sous-domaines peuvent construire leur propre réputation d'expéditeur, ce qui vous permet de séparer différents types de trafic e-mail. Cela peut aider à limiter les risques et permettre une surveillance ciblée. Gardez cependant à l'esprit que les fournisseurs peuvent examiner les modèles dans la hiérarchie de domaine et que les réputations peuvent 'se propager' du et vers le domaine racine.

3. Repérage et résolution faciles des problèmes de délivrabilité

Si vous misez au maximum sur l'authentification et utilisez DMARC, vous recevez des rapports qui vous aident à détecter rapidement les problèmes de livraison d'e-mails.

L'utilisation de sous-domaines peut vous donner un coup de pouce supplémentaire pour localiser très rapidement l'origine du problème et le résoudre efficacement, car vous avez aussi ici une meilleure vue d'ensemble.

Dans des cas exceptionnels où un flux d'e-mails spécifique a subi des dommages de réputation graves, déployer un nouveau sous-domaine peut faire partie d'une stratégie de récupération. Attention cependant : seulement si la cause sous-jacente est traitée, cela peut être efficace.

Ne puis-je pas simplement travailler avec différents expéditeurs ou domaines ?

Comme marketing@votreentreprise.com et commandes@votreentreprise.com ?

Lorsque vous choisissez un autre expéditeur avec le même domaine, c'est pour le destinataire plus clair d'où venait le message ou dans quel but il a été envoyé, mais pour les fournisseurs de services e-mail, tous ces mails proviennent encore de la même source et ont donc à leurs yeux aussi une réputation partagée.

Vous pourriez alors penser qu'envoyer via un domaine complètement séparé pourrait être une solution, car de cette façon le domaine a bien sa propre réputation, mais cela recèle d'autres risques comme la confusion et un manque de confiance.

Si vous envoyez normalement tous les e-mails depuis @votreentreprise.com et que soudain vous envoyez aussi des mails depuis @votreentreprise-comptes.com, ce dernier éveillera plus rapidement la méfiance, car cela pourrait tout aussi bien être une tentative de phishing.

Si par contre vous envoyez depuis @comptes.votreentreprise.com, vous avez la confiance et la reconnaissance de votre propre domaine et la clarté supplémentaire que donne le sous-domaine.

Comment démarrer avec les sous-domaines pour l'e-mail ?

N'est-ce pas quelque chose pour les grandes entreprises avec leur propre équipe informatique ? En fait, configurer des sous-domaines n'est pas si difficile. Si vous n'avez pas votre propre équipe technique, votre fournisseur d'hébergement (et leur équipe de support associée) peut aussi vous aider. Si vous prenez par exemple votre nom de domaine chez nos amis de Combell, vous avez par exemple droit à un nombre illimité de sous-domaines.

Vous devez surtout déterminer vous-même à quoi ressemblent vos flux de communication, et comment vous voulez répartir vos sous-domaines :

1. Déterminer la nomenclature

Un sous-domaine peut comporter au maximum 63 caractères et le domaine total ne peut pas être plus long que 255 caractères. Ou en d'autres termes : en fait, seule votre imagination limite la nomenclature des sous-domaines que vous utilisez.

Il est cependant bon de réfléchir à l'avance aux flux d'e-mails que vous avez tous (ou pensez avoir à l'avenir) et de quelle manière vous aimeriez les diviser. Cartographiez donc cela d'abord à travers votre organisation.

Dans le meilleur des cas, le nom d'un sous-domaine apporte une clarté supplémentaire, sans pour autant détourner l'attention de votre nom de domaine ou marque réel.

Besoin d'inspiration pour votre stratégie ?
Dans cet article, nous vous aidons étape par étape à déterminer vos données d'expéditeur. Cette approche peut aussi facilement s'appliquer à vos sous-domaines.

2. Créer et configurer votre/vos sous-domaine(s)

Maintenant que vous avez choisi la nomenclature de votre/vos sous-domaine(s), vous devez créer ce(s) sous-domaine(s) à l'endroit où votre domaine principal est enregistré.

Comment cela fonctionne exactement (et si des coûts y sont liés) dépend de votre fournisseur et des services que vous y prenez.

Si vous avez besoin d'aide pour la configuration, consultez de préférence la documentation d'aide de votre fournisseur d'hébergement ou contactez leur service support.

Assurez-vous certainement que les adresses e-mail du sous-domaine depuis lequel vous voulez pouvoir envoyer des mails peuvent recevoir des mails, afin de pouvoir les valider pour utilisation dans Flexmail.

3. Ajouter l'authentification

Parce que chaque sous-domaine est autonome, les enregistrements d'authentification nécessaires doivent aussi être ajoutés : un enregistrement SPF et DKIM et une politique DMARC.

Après avoir ajouté l'adresse d'expéditeur souhaitée du sous-domaine dans Flexmail, vous pouvez après la validation de l'adresse e-mail créer une clé DKIM et générer un rapport d'authentification. Vous ajoutez ensuite ces enregistrements aussi dans les enregistrements DNS de votre sous-domaine.

Assurez-vous certainement que votre authentification est parfaitement en ordre avant de passer à un nouveau (sous-)domaine pour envoyer.

À la recherche de plus d'informations de fond ?
Dans cet article, nous passons en revue en détail tous les différents éléments de l'authentification.

4. Construire la réputation du (sous-)domaine

Lorsque vous envoyez vos campagnes via Flexmail, vous profitez déjà de notre bonne infrastructure, mais ce n'est qu'une partie de tout le puzzle.

Il est donc recommandé d'augmenter progressivement la quantité d'e-mails que vous envoyez via le nouveau sous-domaine pendant les premiers 30 - 90 jours d'utilisation du domaine.

Vous avez vous-même un impact sur la réputation de votre entreprise en misant fortement sur la pertinence. Cela concerne être cohérent, une bonne segmentation, des contacts chaleureux et du contenu adapté à votre groupe cible.

Exemples de sous-domaines en pratique

Êtes-vous curieux de savoir comment d'autres abordent cela dans leur communication e-mail ? Ci-dessous un petit échantillon des e-mails de quelques acteurs connus :

Marketing

• info@email.bol.com
• disneyplus@mail.disneyplus.com
• nintendo@mail.nintendo-europe.com
• news@insideapple.apple.com
• info@vip.dominos.be
• luminews@marketing.luminus.be
• vrt@em.vrt.be

Transactionnel

• no-reply@accounts.google.com
• account-security-noreply@accountprotection.microsoft.com
• no-reply@accounts.nintendo.com
• no_reply@email.apple.com
• notificatie@edm.postnl.nl
• luminus.info@communication.luminus.be
• info@comm.telenet.be
• points@connect.takeaway.com

En conclusion

Comme vous le voyez, les sous-domaines apportent des avantages très utiles pour l’envoi d’e-mails. La configuration initiale demande un peu de travail et de patience. Mais une fois tout en place, vous disposez d’une méthode d’envoi robuste, bien plus adaptée aux défis de l’envoi massif.

Les sous-domaines sont en résumé un excellent ajout à votre boîte à outils, à ne surtout pas négliger.

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