Datenschutz-Bestimmungen

1. Allgemeines

Flexmail nv mit Sitz an der Anschrift Jaarbeurslaan 29, Postfach 31, 3600 Genk, Belgien, eingetragen in das Register der Zentralen Datenbank der Unternehmen (Kruispuntbank van Ondernemingen/KBO) unter der Nummer 0835.786.642 (im Folgenden bezeichnet als “Flexmail”) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre. Flexmail will seine Kunden und die Nutzer seiner Dienste so gut wie möglich informieren, respektieren und Ihnen die Kontrolle darüber geben, wie mit Ihren Daten verfahren wird. Flexmail will seine Kundendaten sicher, respektvoll und mit bester Sorgfalt verwalten und nutzen, um seinen Kunden bessere Dienste liefern und ihnen ein möglichst gutes Benutzererlebnis bieten zu können. Flexmail arbeitet darum gemäß dem Grundsatz, dass jeder Kunde die Kontrolle über seine eigenen personenbezogenen Daten haben muss. Nachstehend finden Sie nähere Informationen darüber, welche Daten Flexmail aus welchem Grund und für welchen Zeitraum erhebt und auf welche Weise Sie die Kontrolle darüber ausüben können.

Flexmail bittet seine Kunden, sich die Zeit zu nehmen, diese Datenschutzerklärung sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und eventuelle andere Bedingungen, die auf die Produkte und Dienste von Flexmail anwendbar sein können, sorgfältig durchzulesen.

2. Anwendung

Diese Datenschutzerklärung gilt für all unsere Kunden (heutige, ehemalige und künftige) sowie für alle Besucher der Flexmail-Website(s).

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vom 27. April 2016, dem niederländischen Datenschutzgesetz vom 30. Juli 2018, dem Gesetz vom 13. Juni 2005 über die elektronische Kommunikation sowie in den zugehörigen Durchführungsbestimmungen samt der eventuellen künftigen Änderungen geregelt.

Flexmail ist bestrebt, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten alle Verpflichtungen einzuhalten und die Rechte des Kunden zu respektieren. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Website der belgischen Datenschutzbehörde [https://www.dataprotectionauthority.be].

3. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zuständigkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Die personenbezogenen Daten, die Flexmail erhebt und verarbeitet, betreffen zunächst die Daten, die der Kunde selbst über die verschiedenen Seiten unserer Website(s) übermittelt und die Flexmail erhält, indem Sie unsere Website(s) und/oder unsere Produkte und/oder Dienste nutzen.

Konkret werden in der Flexmail-Anwendung die folgenden Daten gespeichert:

• Daten, die für die Bereitstellung, Wartung, kundenspezifische Anpassung und Verbesserung der Dienste notwendig sind;
• alle personenbezogenen Daten von Kontakten, die der Kunde über die Benutzerschnittstelle (UI) oder Programmierschnittstelle (API) in die Anwendung importiert;
• alle personenbezogenen Daten, die der Kunde per Formular von den Kontakten erhebt;
• Trackingdaten von Kontakten können alle Daten der TCP/HTTP-Anforderung enthalten, die der Browser oder die betreffende Person übermittelt hat;
• Benutzerdaten und Referenzen der Benutzer der Anwendung;
• IP-Adresse und Benutzerkennung (UID) in Zugangs- und Auditprotokollen;
• Rechnungsinformationen.

Flexmail fungiert als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke.

Dennoch obliegen dem Kunden im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einige Verpflichtungen, die es ihm ermöglichen, die Produkte und Dienste von Flexmail zu nutzen. In dieser Eigenschaft muss der Kunde wo nötig stets die gesetzlich vorgeschriebene Einwilligung der Endbenutzer für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Flexmail, soweit diese im Rahmen der Produkte und Dienste von Flexmail notwendig ist, einholen.

4. Zwecke

Flexmail verarbeitet personenbezogene Daten für unterschiedliche Zwecke, wobei jeweils nur die Daten verarbeitet werden, die zur Realisierung des angestrebten Ziels notwendig sind.

So verarbeiten wir personenbezogene Daten:

• wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben;
• zur Vorbereitung oder Durchführung unseres Vertrags;
• zur Erfüllung der Gesetze oder Rechtsvorschriften, denen wir unterliegen und
• wenn Flexmail daran ein berechtigtes Interesse hat, beispielsweise, je nach Fall, für Direktwerbung, zur Betrugsbekämpfung, für interne Verwaltungszwecke oder die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit; in diesem Fall streben wir immer ein Gleichgewicht zwischen diesem Interesse und der Wahrung der Privatsphäre der betroffenen Person an.

Mit Einwilligung, sofern diese notwendig ist, erhebt Flexmail personenbezogene Daten für die folgenden konkreten Zwecke:

Bearbeitung von Anträgen auf Nutzung unserer Produkte und Dienste.

Wenn Sie unsere Website besuchen, um Informationen über unsere Produkte und Dienste zu finden und/oder anzufordern, oder wenn Sie beispielsweise den Newsletter von Flexmail abonnieren, benötigt Flexmail mindestens Ihre Adressdaten. Alle Daten, die Flexmail in dieser vorvertraglichen Phase über Sie erlangt, werden von Flexmail ausschließlich dazu verwendet, Ihnen die gewünschten Informationen auf die von Ihnen gewünschte Weise zur Verfügung zu stellen. Auch wenn Sie sich schließlich entscheiden, Kunde von Flexmail zu werden, bittet Flexmail Sie um Angabe einiger personenbezogener Daten, darunter Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kundennummer; außerdem weist Flexmail Ihnen bestimmte Daten zu, etwa Ihre Benutzerkennung.

Angebot des bestmöglichen Service und Information über Nutzungsmöglichkeiten

Flexmail verwendet personenbezogene Daten zur Entwicklung, Aktualisierung und Unterstützung von Produkten und Diensten sowie für Verwaltungszwecke.

Information über (neue) Produkte und Dienste von Flexmail

Flexmail kann personenbezogene Daten dazu verwenden, um Ihnen (auf schriftlichem, telefonischem oder elektronischem Wege) neue Produkte, Dienste oder Sonderaktionen anzubieten, die nach Auffassung von Flexmail für Sie interessant sein können. Sie können sich von dieser Art von Mitteilungen abmelden, siehe im Folgenden.

Feststellung der Leistungsfähigkeit

Flexmail kann personenbezogene Daten und Benutzerprofile verwenden, um seine Produkte und Dienstleistungen zu bewerten. Dazu gehören unter anderem: Daten, die wir durch erbetenes Feedback über Dienste (beispielsweise im Rahmen von Marktforschungsaktivitäten) sowie Daten, die wir im Zuge der Beantwortung von Kundenfragen, der Betrugsbekämpfung und der Qualitätssicherung erlangen.

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

In vielen Fällen ist Flexmail gesetzlich verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten zu speichern und/oder an Behörden herauszugeben, beispielsweise im Rahmen allgemeiner steuerlicher Verpflichtungen oder Buchführungspflichten. Im Rahmen polizeilicher oder gerichtlicher Ermittlungen kann Flexmail verpflichtet werden, bestimmte Daten vertraulich an die zuständigen Behörden weiterzuleiten.

Verwendung zu Forschungszwecken, für Tests und zu statistischen Zwecken, unter anderem zur Trendanalyse

Flexmail kann anonyme aggregierte Daten verwenden, um beispielsweise intern und extern über die Nutzung seiner Dienste Bericht zu erstatten. Die Daten, die hierzu verwendet werden, lassen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu. Die Informationen, die Flexmail im Zuge dieser Analysen erlangt, werden dazu verwendet, das aktuelle Angebot von Produkten und Diensten sowie die Prozesse bei Flexmail zu bewerten und an neue Entwicklungen anzupassen.

5. Sicherheit

Flexmail setzt sich kontinuierlich nach Kräften dafür ein, Ihre personenbezogenen Daten und Ihre Privatsphäre sowohl in den physischen Büroräumen als auch im Netzwerk von Flexmail zu schützen. Flexmail trifft geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zur Sicherung personenbezogener Daten.

Die Mitarbeiter von Flexmail werden im Umgang mit vertraulichen Daten geschult. Bei hinsichtlich des Datenschutzes sensiblen Projekten wird eine Einschätzung in Bezug auf die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten vorgenommen. Die Maßnahmen von Flexmail zur Gewährleistung der Informationssicherheit, die Anforderungen und Verwaltungsstandards sind vollständig auf die internationale Norm ISO 27001 abgestimmt, nach der Flexmail bereits seit 2018 zertifiziert worden ist. Zur Gewährleistung der Informationssicherheit beschäftigt Flexmail spezifische Mitarbeiter, die die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der ethischen Aspekte überwachen. Flexmail beschäftigt außerdem spezialisierte Mitarbeiter, die die Sicherheit des Netzwerks, der Infrastruktur und der Informationssysteme gewährleisten. Darüber hinaus macht Flexmail von verschiedenen technischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten Gebrauch, darunter Kennwortsicherung, Festplatten-Verschlüsselungssoftware, Firewalls, Virenschutz, Intrusions- und Anomalieerkennung sowie Zugangskontrolle für Mitarbeiter.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die unerwünschte Folgen für personenbezogene Daten hat, wird der Kunde in den gesetzlich vorgesehenen Fällen persönlich benachrichtigt.

Die Zahl der Mitarbeiter von Flexmail, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, ist begrenzt; diese Mitarbeiter werden sorgfältig ausgewählt. Diese Mitarbeiter erhalten nur Zugang zu personenbezogenen Daten, soweit sie sie für die ordnungsgemäße Ausführung ihrer Aufgaben benötigen.

Die Existenz und der Inhalt persönlicher Kommunikation, die über das Netzwerk von Flexmail verläuft (etwa E-Mail-Verkehr, Hosting …) unterliegt dem Schutz durch die Bestimmungen zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses. Das bedeutet, dass Flexmail und seine Mitarbeiter außer in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen die Existenz oder den Inhalt derartiger Kommunikation nicht zur Kenntnis nehmen dürfen.

Auf der Website von Flexmail können Websites Dritter verlinkt sein (soziale Medien, Organisatoren der von Flexmail gesponserten Veranstaltungen), deren Nutzungsbedingungen nicht dem Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung unterliegen. Lesen Sie sich darum bitte auch sorgfältig die Datenschutzerklärung der betreffenden Dritten durch.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Flexmail veräußert außer in den folgenden Fällen keine Daten an Dritte und gibt keine Daten an Dritte weiter:

Weitergabe an unsere Rechtsnachfolger und andere Unternehmen der Combell-Gruppe

Flexmail gibt personenbezogene Daten an eventuelle Rechtsnachfolger und verbundene Unternehmen (wie Tochter- und Schwestergesellschaften) für die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke weiter.

Die Weitergabe ist im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen notwendig

Bei manchen Aspekten unserer Produkte und Dienste arbeiten wir mit Dritten zusammen oder wir beauftragen Subunternehmer. Diese Dritten werden immer sorgfältig ausgewählt, und Flexmail schließt in jedem Fall einen Vertrag mit diesen Dritten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen. So macht Flexmail unter anderem von den Diensten von Hosting-Services Gebrauch. Nähere Informationen über unsere Subunternehmer können jederzeit bei uns angefordert werden; die Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 10.

Wenn Sie bei Flexmail ein (Online-)Produkt eines Herstellers oder Lieferanten mit Sitz außerhalb der Europäischen Union abnehmen, sind möglicherweise ergänzende Maßnahmen notwendig, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, beispielsweise eine Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild und/oder ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit von der Europäischen Kommission formulierten Musterbestimmungen.

Wenn eine Person die Weitergabe ihrer Daten verweigert, kann Flexmail bestimmte Dienste möglicherweise nicht mehr anbieten.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Flexmail verweist hierzu auf Abschnitt 4 dieser Datenschutzerklärung.

Vorliegen eines berechtigten Interesses von Flexmail oder des betreffenden Dritten

Dies ist nur der Fall, wenn die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht schwerer wiegen.

Vorliegen der Einwilligung der betroffenen Person

Wenn Flexmail auf andere Weise personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, erfolgt dies samt einer ausdrücklichen Erläuterung über den Dritten sowie über die Zwecke der Weitergabe und Verarbeitung. Soweit gesetzlich vorgeschrieben holt Flexmail eine ausdrückliche und eindeutige Einwilligung der betroffenen Person ein. Die betroffene Person hat stets die Möglichkeit des Widerspruchs (siehe im Folgenden).

Was die Übermittlung personenbezogener Daten im internationalen Rahmen betrifft, so schützt Flexmail alle personenbezogenen Daten im Einklang mit dem von den europäischen Rechtsvorschiften vorgesehenen Schutzniveau.

In manchen Fällen verwendet Flexmail anonyme aggregierte Daten für kommerzielle Zwecke oder zur externen Berichterstattung. Diese Daten lassen in keinem Fall Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu.

7. Rechte der betroffenen Person

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie Flexmail gegenüber verschiedene Rechte geltend machen, soweit Sie über diese Rechte im Rahmen des anwendbaren Rechts verfügen.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie sich über die Kontaktdaten in Abschnitt 10 dieser Datenschutzerklärung an uns wenden. Flexmail beantwortet Ihren Antrag und wird ihm im Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und im Prinzip innerhalb eines Zeitraums von einem (1) Monat, ebenfalls im Einklang mit den anwendbaren Gesetzen, stattgeben oder ihn ablehnen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte und zur Verhütung jeder unerlaubten Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten müssen Sie sich Flexmail gegenüber ausweisen. Aus diesem Grund bitten wir Sie, Ihrem Antrag eine Kopie der Inhaberseite Ihres Ausweises beizulegen. Der Antrag kann an die Kontaktdaten in Abschnitt 10 dieser Datenschutzerklärung gesandt werden. Auf Wunsch können Sie sich auch an die belgische Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit) wenden oder dort eine Beschwerde einreichen (contact@apd-gba.be).

Widerspruchsrecht

Recht auf Auskunft und Transparenz

Sie sind berechtigt, (kostenlos) Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten und eine Kopie dieser Daten anzufordern. Sie können außerdem Auskunft darüber verlangen:

• ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten;
• für welche Zwecke wir diese Daten verarbeiten;
• welche Kategorien personenbezogener Daten wir verarbeiten;
• an welche Kategorien von Dritten wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben;
• welchen Ursprungs die verarbeiteten Daten sind;
• welche Rechte Sie haben.

Recht auf Berichtigung und Löschung

Als betroffene Person sind Sie berechtigt, unvollständige, fehlerhafte, unangemessene oder veraltete personenbezogene Daten berichtigen oder ergänzen zu lassen. Hierzu können Sie sich von einer registrierten Adresse aus an unseren Kundendienst wenden oder Ihre Daten über unser Online-Portal ändern: https://app.flexmail.eu/auth. Damit wir immer über Ihre aktuellen Daten verfügen, bitten wir Sie in jedem Fall, uns jede Änderung zu melden, beispielsweise im Falle eines Umzugs.

Sie haben außerdem das Recht, die Löschung Ihrer Daten ohne unangemessene Verzögerung zu verlangen, wenn und soweit:

• die personenbezogenen Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden;
• für die Verarbeitung keine Rechtsgrundlage mehr vorliegt;
• Sie der Verarbeitung widersprechen und keine vorrangige zwingende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch Flexmail vorliegt;
• die personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitetet wurden oder
• die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer Flexmail obliegenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Flexmail wird Ihnen nach Durchführung eines Antrags auf Löschung eine Bestätigung der Löschung übermitteln. Wenn Flexmail die Daten nur teilweise löscht, werden Sie darüber informiert, warum Ihrem Antrag nicht in vollem Umfang stattgegeben werden konnte.

Je nach Art des Antrags kann Flexmail nach der Löschung bestimmte Dienste möglicherweise nicht mehr anbieten. Flexmail kann möglicherweise auch dann nicht alle verlangten Daten löschen, wenn beispielsweise eine rechtliche Verpflichtung vorliegt (so muss Flexmail beispielsweise Rechnungsdaten aufgrund seiner Buchführungspflichten und steuerlichen Pflichten bis zu 7 Jahre lang aufbewahren).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Als betroffene Person haben Sie das Recht, von Flexmail die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Sie bestreiten die Richtigkeit der personenbezogenen Daten; in diesem Fall wird die Verarbeitung für eine Dauer eingeschränkt, die es Flexmail ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
• die Verarbeitung ist unrechtmäßig ist und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten;
• Flexmail benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe von Flexmail gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Auch wenn die Verarbeitung eingeschränkt wurde, darf Flexmail die Daten dennoch speichern.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Bei personenbezogenen Daten, die (i) zur Erfüllung des Vertrags verarbeitet werden, (ii) von Ihnen selbst erteilt wurden und (iii) mit automatischen Mitteln verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person das Recht, diese Daten von Flexmail in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sowie das Recht, Flexmail aufzufordern, diese Daten, sofern dies technisch möglich ist, direkt einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, wenn Sie zu einem anderen Anbieter wechseln wollen.

8. Aufbewahrungsfristen

Flexmail speichert und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Durchführung der in Abschnitt 4 genannten Zwecke notwendig ist.

Die Aufbewahrungsfrist kann je Zweck unterschiedlich sein, beispielsweise zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (so muss Flexmail beispielsweise Rechnungsdaten aufgrund seiner Buchführungspflichten und steuerlichen Pflichten bis zu 7 Jahre lang aufbewahren) oder aus rechtlicher Notwendigkeit, wenn im Falle von Rechtsstreitigkeiten bestimmte Daten als Beweismittel bis zu 10 Jahre nach Beendigung Ihres Vertrags aufbewahrt werden müssen. Der Zugang zu archivierten Daten ist selbstverständlich beschränkt.

9. Cookies und die Website

Ergänzend zu den Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung unserer Website freiwillig an Flexmail übermitteln, erhebt Flexmail auch Daten mittels Cookies und anderer technologischer Mittel.

Websites

Alle Informationen, sowohl in Form von Texten, Dateien und Abbildungen als auch in jeder anderen Form, werden von Flexmail ausschließlich zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt.

Jede interessierte Person kann diese Daten zur Kenntnis nehmen; Flexmail behält sich jedoch das Recht vor, zu einem Flexmail gelegenen Zeitpunkt ohne vorherige Ankündigung die Regeln und Bedingungen für den Zugang und die Nutzung der Website zu ändern oder den Zugang zur gesamten Website oder von Teilen davon zu beschränken.

Der Zugang zu derartigen privaten Bereichen der Website kann davon abhängig gemacht werden, dass der Besucher/Benutzer der Website bestimmte Informationen erteilt. Der Besucher/Benutzer, der diese Informationen vorlegt, erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass diese Informationen in das Eigentum von Flexmail übergehen und dass durch die einfache Übermittlung von Informationen an Flexmail, Flexmail die explizite Zustimmung bekommt, diese Informationen im Einklang mit der Datenschutzerklärung zu nutzen.

Die Gewährung des Zugangs zu privaten Bereichen der Website von Flexmail mittels eines Benutzernamens und Kennworts kann von Flexmail jederzeit geändert oder verweigert werden, ohne dass daraus irgendein Anspruch auf Schadensersatz erwächst.

Cookies

Auf unserer Website verwenden wir Cookies oder vergleichbare Technologien (die wir hier der Einfachheit halber ebenfalls als „Cookies“ bezeichnen), wobei Informationen auf dem Gerät gespeichert und/oder von dort ausgelesen werden. Nähere Informationen über die Art der von uns verwendeten Cookies und zum Grund und der Art und Weise der Verwendung von Cookies, sowie zu den Optionen, die Sie diesbezüglich haben, finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

10. Kontaktdaten

Fragen oder Anträge in Bezug auf personenbezogene Daten oder zu dieser Datenschutzerklärung sind zu richten an:

Flexmail nv
z. H. des Datenschutzteams (Data Protection Team)
Jaarbeurslaan 29, Postfach 31, 3600 Genk, Belgien
Tel.: +32 (0)89 69 00 30
E-Mail: data.protection@combellgroup.com

11. Änderungen

Flexmail behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Änderungen werden jeweils vor ihrem Inkrafttreten auf dieser Website bekannt gegeben. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig zu lesen, damit Sie über eventuelle Änderungen informiert sind.


Aktualisiert: 09 JAN 2020