Termes et conditions

1. Introduction générale

1. Les conditions générales (ci-après, les « Conditions ») s'appliquent automatiquement à toutes les offres, commandes, accords et livraisons actuels et futurs concernant la fourniture de services et/ou produits par Flexmail au Client (les « Services »).
2. En accédant aux Services de Flexmail, en les utilisant, ou en créant un compte, vous (ci-après, le « Client » ou « vous ») acceptez les présentes Conditions et êtes partie à ces Conditions.
3. Les présentes Conditions, la Politique anti-Spam, la Politique de respect de la vie privée et la Politique d'utilisation acceptable font partie intégrante du contrat entre Flexmail et le Client (le « Contrat »).

2. Modifications ou dérogations aux Conditions

1. Il se peut que Flexmail modifie ou adapte occasionnellement les présentes Conditions, en publiant les Conditions modifiées sur son site Web. Flexmail vous en informe en envoyant un courrier électronique à l'adresse électronique associée à votre compte, ou en émettant un avis par l'intermédiaire de ses Services. Sauf indication contraire dans cet avis, les Conditions modifiées entrent en vigueur immédiatement. Le fait de continuer à accéder aux Services, et à les utiliser, après avoir reçu l'avis signifie que vous acceptez les Conditions modifiées. Si vous n'acceptez pas les Conditions modifiées, vous êtes tenu de cesser d'accéder aux Services et de les utiliser.
2. Les dérogations aux Conditions ne sont opposables à Flexmail que si cette dernière les a expressément acceptées par écrit. Dans ce cas, les autres Conditions restent d'application. Le Client ne peut tirer aucun droit de dérogations préalablement convenues en ce qui concerne les services futurs.

3. Comptes et sécurité

1. Vous devez remplir le formulaire d'inscription sur la page d'inscription pour pouvoir utiliser les Services. Vous y fournissez des informations véridiques, précises, actualisées et complètes sur vous-même, comme demandé dans le formulaire d'inscription. Dans le cadre du processus d'inscription, vous fournissez une adresse de courrier électronique, un nom d'utilisateur et un mot de passe pour votre compte Flexmail.
2. Vous êtes chargé d'assurer et de maintenir la sécurité de votre compte, de votre nom d'utilisateur, de vos mots de passe et de vos fichiers. Vous êtes aussi responsable de toutes les utilisations de votre compte et des Services en votre nom ou pour votre compte. Flexmail se réserve le droit de refuser l'inscription ou de supprimer les comptes qu'elle juge inappropriés. Vous devez aviser Flexmail sans délai si vous découvrez ou soupçonnez qu'une personne a accédé à votre compte sans votre permission.
3. En créant un compte Flexmail, vous consentez à recevoir des communications électroniques de Flexmail (par courrier électronique ou moyennant la publication d'avis sur nos Services, par exemple). Ces communications peuvent comprendre des avis concernant votre compte (des autorisations de paiement, changements de mot de passe et autres informations transactionnelles, par exemple) ou sur d'autres sujets. Elles font partie de votre relation avec Flexmail. Vous convenez que tout avis, accord, divulgation ou autre communication que nous vous envoyons par voie électronique satisfait aux exigences légales en matière de communication, y compris, mais sans s'y limiter, que ces communications aient lieu par écrit.
4. Le centre de service de Flexmail (ci-après, le « Service desk ») sert de point de contact unique (ci-après, « SPOC ») pour le traitement des appels et des incidents. C'est lui qui gère exclusivement tous les tickets d'incidents, demandes, problèmes et changements informatiques. Le Service desk coordonne le service de première et deuxième ligne pour toutes les questions de service contractuel. Il assure la gestion des incidents pour les services de Flexmail.
5. Avant l'activation du service, le client et Flexmail sont tenus de convenir d'une liste d'utilisateurs autorisés à contacter le SPOC pendant un intervalle de temps spécifique pour les demandes de changement et d'informations. Tous les utilisateurs autorisés doivent avoir suivi une formation organisée par Flexmail. À défaut, dans tous les autres cas, le temps de traitement sera facturé.
6. Tous les comptes et sous-comptes restent la propriété de Flexmail.

4. Obligations du Client

1. Le Client collabore en tout temps et de bonne foi avec Flexmail, afin de faciliter la fourniture des Services.
2. Le Client utilise à tout moment les Services conformément à la Politique d'utilisation acceptable.
3. Le Client utilise à tout moment les Services conformément à et sous réserve de toutes les dispositions du droit applicable.
4. Si le Client ne respecte pas ses obligations au sens du présent article 4, il s'engage à supporter tous les coûts et frais liés aux services supplémentaires ou autres actions effectuées par Flexmail et nécessaires pour remédier à tout problème résultant des manquements du Client à ses obligations au sens du présent article.

5. Plans, tarification et facturation

1. En souscrivant aux Services, vous adhérez à un abonnement mensuel ou à un contrat sur la base d'un crédit avec Flexmail. Lorsque vous souscrivez un abonnement, vous reconnaissez et acceptez expressément que
   a) FFlexmail est autorisée à vous facturer des frais d'abonnement mensuels (hors taxes et autres frais applicables), aussi longtemps que votre abonnement se poursuit, et
   b) votre abonnement se poursuit jusqu'à ce que vous l'annuliez ou que Flexmail suspende ou cesse de fournir l'accès aux Services conformément aux présentes Conditions. Pour de plus amples informations sur la tarification et les plans d'abonnement, veuillez consulter la page de tarification sur le site de Flexmail (https://flexmail.be/fr/pricing).
2. Vous pouvez acheter des crédits de courrier électronique pour utiliser les Services, plutôt que de souscrire à un plan mensuel. Ceci est expliqué sur la page de tarification du site de Flexmail (https://flexmail.be/fr/pricing). Les crédits de courrier électronique pour les comptes « Pay As You Go » et « Prepay » expirent après 12 mois à partir de la date de la commande. Lorsque vous ne vous êtes pas connecté à votre compte pendant douze (12) mois ou plus, Flexmail peut considérer votre compte comme inactif et le supprimer de façon définitive, ainsi que toutes les données et crédits de courrier électronique qui y sont associés.
3. Les prix figurent sur la page de tarification du site(https://flexmail.be/fr/pricing). Les prix mentionnés dans les devis sont valables pour la période qui y est indiquée ou, si aucune période n'est mentionnée, pour quinze (15) jours. Sauf mention contraire, tous les prix sont en euros et hors TVA belge. Flexmail se réserve le droit de modifier les prix des Services à tout moment pendant la durée du Contrat. Le Client sera informé de ce changement par une notification individuelle par courrier électronique ou par l'intermédiaire des Services.
4. Les factures sont payables et exigibles dans les trente (30) jours civils à compter de la date de la facture.
5. En fournissant une carte de crédit ou un autre mode de paiement que Flexmail accepte, vous déclarez et garantissez que vous êtes autorisé à utiliser le mode de paiement désigné. Qui plus est, vous autorisez Flexmail (ou un tiers chargé du traitement des paiements) à utiliser votre mode de paiement pour le montant total de vos frais d'abonnement (majoré des taxes et autres frais applicables). Si le mode de paiement ne peut être vérifié, n'est pas valide ou n'est pas acceptable, votre compte peut être suspendu jusqu'à ce que votre paiement ait été traité. Vous devez résoudre tout problème rencontré par Flexmail pour continuer à bénéficier des Services.
6. Le paiement d'une facture, ou d'une partie de celle-ci, implique l'acceptation de l'intégralité de la facture et de la livraison des Services facturés.
7. En cas de non-paiement d'une facture à la date d'échéance :
   a) le Client est redevable d'un intérêt de retard de douze (12) pour cent par an sur le montant restant dû à compter de la date d'échéance, de plein droit et sans mise en demeure préalable. Les intérêts susmentionnés sont capitalisés ;
   b) le Client est également tenu de payer une indemnité forfaitaire supplémentaire pour frais administratifs s'élevant à dix (10) pour cent du montant facturé, d'un montant minimum de septante-cinq (75) euros et de maximum deux cent cinquante (250) euros ;
   c) le Client paie les frais juridiques et extra-juridiques encourus pour le recouvrement des factures impayées ;
   d) Flexmail est autorisée à exercer ses droits visés à l'article 6.
8. Les paiements partiels sont toujours acceptés sous toutes réserves et sans aucune reconnaissance ni préjudice. Ils sont imputés, premièrement, sur les frais juridiques en suspens liés au recouvrement des montants impayés, le cas échéant, deuxièmement, sur les intérêts échus, troisièmement, sur l'indemnisation des frais administratifs et, dernièrement, sur le montant principal.
9. Une facture ne peut être contestée par écrit que dans un délai de quatorze (14) jours civils après sa date. À l'expiration de ce délai, le client est réputé l'avoir acceptée.
10. Le Client ne peut suspendre un paiement que s'il démontre que Flexmail n'a pas respecté une obligation contractuelle et qu'il l'en a préalablement informé par écrit. Dans tous les cas, le montant du paiement suspendu ne peut porter que sur la partie des Services correspondant au (prétendu) manquement.

6. Résiliation, annulation et suspension

1. Chacune des parties peut suspendre les Services ou résilier le Contrat immédiatement, sans recours judiciaire ni autre avis préalable, si l'autre partie (i) manque de façon importante à l'une de ses obligations au sens du présent Contrat, et qu'il n'est pas substantiellement remédié à ce manquement dans les vingt (20) jours ouvrables suivant sa notification écrite à la partie défaillante, précisant de façon raisonnable la nature du manquement ; ou (ii) fait faillite, devient insolvable ou fait l'objet d'une procédure similaire, ou est liquidée ou cesse ses activités, d'une autre manière.
2. Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment en contactant Flexmail à l'adresse suivante : info@flexmail.be. Un tel avis d'annulation doit être envoyé par le propriétaire désigné du compte ou par un signataire autorisé. Sans préjudice de l'article 5.2, l'inactivité ne constitue pas une cause de résiliation automatique. Par conséquent, à moins d'avoir annulé votre compte conformément au présent article, vous continuerez à être facturé pour l'abonnement aux Services. Les demandes d'annulation ne prennent effet qu'à la fin de la période d'abonnement en cours durant laquelle la demande d'annulation a été faite. Vous êtes responsable de tous les frais et taxes applicables, ainsi que des autres charges encourues, jusqu'à la date d'annulation. Si vous annulez votre abonnement, veuillez noter que Flexmail peut encore vous envoyer des communications promotionnelles la concernant, à moins que vous ne choisissiez de ne plus les recevoir en suivant les instructions de désabonnement fournies dans ces communications. L'annulation de votre compte ne vous donne droit à aucun remboursement ou compensation d'aucune sorte. Cela vaut également pour les paiements antérieurs.
3. Flexmail peut suspendre la prestation d'un ou de tous les Services ou peut résilier le présent Contrat à son entière discrétion, sans recours judiciaire ni autre avis préalable, si le Client ne paie pas en temps opportun tout montant non contesté dû à Flexmail en vertu du présent Contrat et qu'il ne remédie pas à ce manquement dans les dix (10) jours ouvrables après en avoir été avisé par écrit par Flexmail.
4. La reconnexion du Service après une suspension peut requérir le paiement de frais supplémentaires raisonnables par le Client.

7. Droits de propriété intellectuelle et licences

1. L'exécution par Flexmail de ses obligations au sens du présent Contrat ou de toute commande y afférente n'entraîne pas de transfert de droits de propriété intellectuelle, industrielle ou autre au Client ni aux sociétés qui lui sont liées, et les charges payées par le Client à Flexmail en vertu du présent Contrat ou de toute commande y afférente n'incluent aucune indemnité pour un transfert de droits de propriété intellectuelle, industrielle ou autre.
2. Tous les droits de propriété intellectuelle, industrielle ou autres, relatifs aux œuvres créées par Flexmail, les membres de son personnel, ses consultants ou ses sous-traitants, qu'elles soient ou non créées dans le cadre de l'exécution du Contrat ou de toute commande y afférente, tels que les logiciels, la documentation, les matériaux, les documents, les dessins, la technologie, les compétences, le savoir-faire et les informations relatives au logiciel, qu'ils soient ou non antérieurs au début du Contrat, reviennent ou sont concédés en licence exclusivement à Flexmail et/ou à ses concédants de licence respectifs, selon le cas.
3. Si la fourniture des Services requiert l'utilisation d'un logiciel qui est la propriété de Flexmail ou pour lequel une licence a été accordée à cette dernière, Flexmail accorde au Client une licence non exclusive et non transférable pour l'utilisation du logiciel pendant la période où Flexmail fournit les Services au Client, et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour permettre au Client de faire usage des Services. Une telle licence est incluse dans le prix stipulé dans le Contrat ou la commande.
4. La licence ne donne pas au Client le droit de (a) copier, vendre, prêter, donner, louer, concéder, commercialiser, divulguer le logiciel ni de le mettre à la disposition de tiers de toute autre manière ; (b) reproduire, remanufacturer, ou dupliquer de toute autre manière le logiciel ; (c) (essayer de) désassembler, décompiler ou désosser le logiciel ; et (d) utiliser le logiciel dans l'intention de développer (ou aider à développer) un logiciel ou toute autre méthode ou module, de manière à exécuter (essentiellement) la même fonction que ce logiciel (ou une partie de celui-ci).
5. Tous les droits de propriété intellectuelle, industrielle ou autres, relatifs aux adaptations, modifications et mises à jour du logiciel ou de tout matériel, documents, technologie, dessins, compétences, savoir-faire et informations liés aux Services ou au logiciel, qui ont été effectuées suite à des informations, conseils ou tout savoir-faire provenant du Client ou d'une des sociétés qui lui sont liées, reviennent exclusivement à Flexmail. Le Client et les sociétés qui lui sont liées s'interdisent de revendiquer tout droit lié aux droits susmentionnés de propriété intellectuelle, industrielle ou autres, ou toute protection similaire, et de faire des démarches pour obtenir un enregistrement, un dépôt ou une protection de tout droit allégué y afférent.
6. Si l'exécution des Services implique la fourniture de licences de logiciels tiers, le Client s'engage à respecter strictement les conditions de licence émises par les tiers fournisseurs des logiciels concernés.
7. Chaque partie indemnise l'autre en cas de réclamation de tiers résultant d'une violation de l'une des dispositions du présent article 7 par la première partie.
8. Les Services peuvent vous permettre, ainsi qu'aux autres utilisateurs créés dans votre compte, de créer, de publier, de stocker, de partager ou de distribuer de toute autre manière des contenus de marketing ou autres, y compris des courriers électroniques, des messages textuels ou SMS, des photos, des fichiers et d'autres matériels (conjointement, le « Contenu de marketing »). À l'exception de la licence décrite ci-après, vous conservez tous les droits sur votre Contenu de marketing. Vous accordez à Flexmail une licence non exclusive, libre de droits, mondiale, entièrement payée et pouvant faire l'objet d'une sous-licence pour utiliser, reproduire, adapter, publier, traduire, distribuer et afficher votre Contenu de marketing aux destinataires ou au public créé par vous ou autrement, conformément aux paramètres que vous spécifiez dans les Services. Vous ne pouvez pas créer, publier, stocker, partager ni distribuer de toute autre manière un contenu qui enfreint les présentes Conditions, y compris notre Politique anti-spam, ou pour lequel vous ne disposez pas de tous les droits nécessaires pour nous accorder la licence décrite ci-dessus.
9. Flexmail conserve, à titre exclusif, les droits et la propriété de tous les codes, textes et graphiques utilisés dans les Services (y compris le goodwill). En cas de résiliation du présent Contrat par l'une ou l'autre des parties, le Client est propriétaire de tous les droits sur les données de sa propre liste contenues dans la base de données de Flexmail, qui peuvent être transférées au Client sans frais, pour autant qu'il n'y ait pas de sommes impayées dues à Flexmail. Vous reconnaissez et acceptez que les Services et les dénominations sociales, les logos, tous les noms de produits et services connexes, les logos stylisés et les slogans de Flexmail (conjointement, les « Marques ») sont la propriété de Flexmail, des sociétés qui lui sont liées ou de ses fournisseurs. Vous n'êtes pas autorisé à utiliser les Marques dans toute publicité, annonce ou de toute autre manière commerciale sans le consentement écrit préalable de Flexmail. Votre utilisation des Services ne confère aucun titre ni propriété sur les Services, le logiciel ou les Marques. Il ne constitue pas non plus une vente de droits sur les Services, le logiciel ou les Marques. Flexmail ou ses fournisseurs tiers, selon le cas, demeurent titulaires de tous les droits de propriété.

8. Données des clients

Lorsque vous utilisez les Services, il se peut que vous importiez des données concernant vos clients (« Données des clients »). Flexmail utilise les Données des clients uniquement pour vous fournir les Services, selon vos instructions. Elle ne divulgue pas les Données des clients à des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Flexmail peut partager les Données des clients avec des fournisseurs de services tiers pour fournir les Services ou pour administrer le site.
• Flexmail peut divulguer les Données des clients si elle croit raisonnablement que cela est nécessaire pour se conformer à toute citation, mandat ou décision de justice ou émanant d'une autre autorité publique.
• Flexmail se réserve le droit d'utiliser, de divulguer et de partager vos informations et Données des clients pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures en cas de fraude potentielle ou avérée, d'activités illégales, de circonstances qui menacent la sécurité physique de toute personne, de violations des présentes Conditions, ou si la loi l'impose pour un autre motif.

Le Client est tenu d'informer adéquatement et correctement les personnes concernées et d'obtenir tous les consentements requis concernant les utilisations et transferts des Données des clients mentionnés ci-dessus.

9. Informations confidentielles

1. « Information confidentielle » désigne toute information, sous quelque forme que ce soit, divulguée ou rendue disponible par ou pour le compte d'une partie à l'autre partie en vertu du présent Contrat ou de toute décision rendue en vertu de celui-ci, à l'exception des informations qui sont :
   a) déjà dans le domaine public autrement que par une violation du présent Contrat ;
   b) reçus de plein droit d'un tiers, sans violation de la moindre obligation de confidentialité ;
   c) développées de façon indépendante par des membres du personnel ou des agents d'une partie sans avoir accès aux informations confidentielles de l'autre partie ;
   d) dont il est prouvé qu'elles étaient déjà connues de la partie destinataire au moment de la divulgation ;
   e) produites conformément à la loi applicable ou à une décision de justice, à condition que la partie destinataire donne d'abord à la partie divulgatrice un avis raisonnable de cette loi ou décision, et une possibilité de s'opposer à cette divulgation et/ou de tenter de la limiter.
2. Chaque partie traite l'Information confidentielle comme étant strictement confidentielle, ne doit pas la divulguer ou la rendre disponible de quelque façon que ce soit à des tiers sans le consentement écrit préalable de l'autre partie et ne doit l'utiliser que dans le cadre de l'exécution du présent Contrat ou de toute décision rendue en vertu de celui-ci.
3. Chaque partie ne divulgue et ne met à disposition une Information confidentielle qu'aux membres du personnel, agents et sous-traitants qui participent à l'exécution du présent Contrat et à condition qu'ils soient soumis à la même obligation de confidentialité que celle visée dans le présent article. Cette divulgation doit toujours se faire strictement sur la base du « besoin de savoir ».
4. Le présent article 9 survivra à la résiliation du présent Contrat pendant une période de douze (12) mois.

10. Responsabilité

1. Flexmail ne contrôle pas, n'approuve pas et n'assume aucune responsabilité concernant le contenu (de tiers) disponible sur ou lié à ses Services. Vous utilisez les Services à vos propres risques. Les Services sont fournis « tels quels » et « tels que disponibles » sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, mais sans s'y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d'adaptation à un usage particulier, de disponibilité, d'exactitude, d'omissions, d'exhaustivité, d'actualité ou de délais en ce qui a trait au service, à l'information ou aux produits.
2. Flexmail ne garantit pas que les fonctions contenues dans les Services seront ininterrompues ni exemptes d'erreurs. Bien que Flexmail s'efforce de veiller à que les Services aient subi des tests complets, elle n'est en aucun cas responsable envers le Client ou un tiers du moindre dommage, à savoir, sans s'y limiter, les interruptions de service causées par des circonstances indépendantes de la volonté de Flexmail, tout manque à gagner, les économies non réalisées ou tout autre dommage indirect, consécutif ou spécial découlant de l'exploitation ou de l'incapacité d'exploiter les Services, de la défaillance de tout fournisseur de services, de toute entreprise de télécommunications, de la dorsale Internet, de tout serveur Internet, de votre ordinateur ou logiciel Internet, ou de ceux du visiteur du site, même si Flexmail a été avisée de la possibilité de tels dommages.
3. Flexmail n'est pas tenue responsable de la moindre perte ou dommage indirect ou consécutif subi par le Client ou les sociétés qui lui sont liées, tel que, selon le cas, toute perte de données, de profits, de revenus, de chiffre d'affaires ou toute autre perte financière ou commerciale, que cette perte ou ce dommage résulte d'une violation du contrat ou d'une responsabilité délictuelle.
4. La responsabilité agrégée de chaque partie envers l'autre pour tout dommage est limitée au montant total payé par le Client pour les Services au cours des trois (3) mois précédant l'événement donnant lieu aux dommages-intérêts.

11. Indemnisation

1. À la demande de Flexmail, vous acceptez de défendre, d'indemniser et d'exonérer Flexmail, ses dirigeants, administrateurs et les membres de son personnel, en cas de réclamation découlant de l'utilisation des Services par le Client ou de leur utilisation pour le compte du Client, de la violation des Conditions par le Client, y compris, sans s'y limiter, les allégations de violation de droits d'auteur, violation de brevets, détournement de secrets commerciaux, diffamation, médisance, diffamation commerciale, calomnie, harcèlement, atteinte à la vie privée ou fraude.

12. Force majeure

1. Les cas de Force majeure libèrent chaque partie, aussi longtemps qu'ils perdurent, de ses obligations au sens du présent Contrat dont l'exécution est devenue impossible ou irréalisable, à condition que cette partie en avertisse rapidement l'autre partie par écrit en décrivant le cas de Force majeure et qu'elle poursuive immédiatement l'exécution des obligations concernées lorsque et dans la mesure où le cas de Force majeure disparaît. Les parties peuvent notifier la résiliation du présent Contrat dans le cas où l'exécution du Contrat reste suspendue par un cas de Force majeure pendant une période supérieure à trente (30) jours ouvrables.
2. Aucune des parties n'est en droit de réclamer des dommages-intérêts pour toute inexécution par l'autre partie de l'une quelconque de ses obligations contractuelles résultant d'un cas de Force majeure.

13. Cession

1. Vous ou votre société ne pouvez transférer ni céder les droits accordés en vertu du présent Contrat.
2. Flexmail a le droit de transférer et de céder à tout tiers les droits découlant du présent Contrat.

14. Divers

1. Si un tribunal compétent juge qu'une disposition du présent Contrat est invalide, inexécutable ou contraire, d'une autre manière, à la loi et à l'équité, les parties conviennent que cette disposition doit être interprétée, limitée, modifiée ou, au besoin, supprimée, dans la mesure nécessaire pour remédier à son invalidité ou à son inexécutabilité, et que les autres dispositions du présent Contrat ne sont pas affectées.
2. Sans préjudice de l'article 2.2, aucune renonciation, aucun amendement ni aucune modification d'une disposition du présent Contrat n'a d'effet à moins que les deux parties n'en conviennent par écrit. Aucun manquement ou retard d'une partie dans l'exercice de tout droit, pouvoir ou recours découlant du présent Contrat ne constitue une renonciation à un tel droit, pouvoir ou recours.

15. Droit applicable et tribunal compétent

1. Les présentes Conditions et tout litige s'y rapportant ou en découlant sont exclusivement régis par le droit belge.
2. Les tribunaux de Gand sont exclusivement compétents pour tout litige se rapportant aux présentes Conditions ou en découlant.

Contact

Pour toute question relative à l'utilisation des présentes Conditions ou des Services, veuillez contacter info@flexmail.be.