8 conseils pour envoyer des newsletters internes que vos collègues vont dévorer

Les avantages d'une newsletter interne

Elle brise les silos

Pour vous assurer que les membres des différentes équipes travaillent mieux ensemble, vous devez d'abord rendre leur travail transparent. Vos commerciaux savent-ils sur quoi travaille votre équipe technique ? Y a-t-il des projets sympas dont vous pouvez nous parler ? En plus de partager des informations générales pertinentes, vous voulez également que les gens puissent regarder au-delà de leur bureau, de leur îlot ou de leur département.

Partage du contexte d'une histoire externe

Vos employés parlent avec vos fournisseurs et vos clients, mais aussi avec leur propre famille, leurs amis et leur cercle social. Le fait d'expliquer pourquoi votre entreprise fait quelque chose d'une certaine manière donne à vos collègues une raison d'être fiers de leurs collègues ou de leur lieu de travail. Et cela peut à son tour être un puissant catalyseur pour la publicité de bouche à oreille.

Permettre un bon départ aux nouveaux collègues

Le fait de s'assurer que les nouveaux collègues sont à jour avec tout ce qui se passe dans votre organisation est tout aussi important pour eux que pour votre entreprise. Vous voulez qu'ils se sentent membres de l'équipe le plus rapidement possible.

Voyez donc votre newsletter interne comme un outil puissant dans votre communication. Qui devrait recevoir la même attention et le même soin que les autres éléments de votre marketing par e-mail.

Mais que mettre dans une newsletter interne ?

Cela dépend en grande partie de ce que vous voulez réaliser. Vous pouvez même utiliser différents modèles en fonction de l'objectif ou du contenu.

1. Comme toujours, commencez par ce qui compte le plus pour vos lecteurs

Nous ne voulons pas vous briser le cœur, mais le point culminant de votre newsletter n'est pas la lettre du PDG. Ou à quel point votre équipe de direction est formidable.

Votre newsletter interne doit être pertinente, facile à digérer et intéressante pour vos collègues.

Et cela peut être différent pour vos différentes équipes. Une newsletter évènementielle informe vos employés et leur permet d'attendre quelque chose avec impatience. Mais votre équipe de vente peut également avoir besoin des dernières nouvelles de vos concurrents. Parce que c'est ainsi que vous les aidez à mieux faire leur travail.

Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas partager périodiquement des objectifs commerciaux ou d'autres mises à jour de ce type. Bien sûr, votre équipe veut savoir où elle en est. Mais vous devez positionner le contenu de votre newsletter de manière à ce que les informations les plus importantes de chaque équipe puissent y être trouvées.

2. Fournissez un contexte pour la croissance et les objectifs

Vos collègues se sentiront plus étroitement impliqués lorsque vous pourrez lier la croissance et les objectifs à la contribution individuelle de chaque équipe.

Donc, ne vous contentez pas de jeter des chiffres trimestriels dans une liste, mais donnez un contexte et un ton pour montrer que l'engagement et le travail d'équipe font vraiment la différence. Les objectifs d'entreprise sont abstraits et n'ont pas d'impact tant que vous ne pouvez pas les rendre personnels.

3. Choisissez une fréquence et un style

Pour transmettre l'information de manière claire, vous avez besoin d'une structure.

Un e-mail sur le team building suivant peut contenir des vidéos et des listes d'informations pratiques. Mais une newsletter avec des nouvelles sur les concurrents contient beaucoup plus de texte et se concentre principalement sur la transmission d'informations.

Si vous partagez des informations très pratiques pour vos collègues, une newsletter trimestrielle n'est peut-être pas la meilleure idée. Vous n'avez donc pas besoin de suivre un modèle et une fréquence fixes pour la communication interne : partagez les informations le plus rapidement possible, lorsqu'elles sont les plus pertinentes.

Rendez l'information claire

Jouez avec l'alignement et fournissez suffisamment d'espaces blancs, de lignes et de couleurs d'arrière-plan pour diviser vos différentes informations. Les titres sont aussi toujours une bonne idée.


Rendez le contenu facilement digestible avec des phrases courtes et des titres clairs. Vous pouvez utiliser un modèle différent pour chaque type de communication :


De plus, il est bon de faire attention aux choses suivantes :

• Réduisez votre contenu. N'essayez pas d'entasser toutes les informations dans une seule newsletter. Vous voulez que les gens puissent trouver facilement des informations. alors choisissez quelques sujets ou idées et expliquez-les clairement. Utilisez des liens textuels tout au long de votre texte afin que les personnes puissent facilement trouver des informations supplémentaires.
• Trouvez un équilibre entre cohérence et créativité. Gardez votre structure et votre mise en page cohérentes (privilégiez les sous-titres ou les thèmes !) afin que les lecteurs sachent quel contenu peut être trouvé et à quel endroit. Mais votre public est aussi moins strict : essayez différentes choses et voyez ce qui fonctionne bien.
• Vous n'avez pas nécessairement besoin d'images. Expérimentez avec des couleurs, des lignes, des titres et d'autres détails personnalisés pour avoir un impact. Vous n'avez donc pas à passer des heures à chercher l'image parfaite. Structure et contenu ont priorité sur la forme.
• Comme toujours, les CTA sont importants. Si vous voulez que vos lecteurs fassent quelque chose, vous devez dire aussi précisément que possible ce que vous attendez. Donc pas de « cliquez ici », mais « lisez l'interview », « vers les conseils » ou « soumettez votre idée ».

4. Mettez vos employés à l'honneur

Si vous voulez augmenter l'engagement de vos employés, vous devez les célébrer, les reconnaître, parler d'eux et les laisser en dire plus sur eux-mêmes ou sur leur équipe. Quel est l'impact des tâches quotidiennes des employés sur le succès de l'entreprise ? Comment l'entreprise a-t-elle un impact sur le client ?

Montrez les conséquences du travail quotidien de chacun aussi concrètement que possible.

Demandez à vos collègues de vous aider à remplir des sujets. Partagez leurs conseils pour une journée de travail réussie, des aubaines pour l'équipe, laissez-les complimenter les membres de leur équipe. Vos collègues veulent se reconnaître dans les personnes que l'entreprise met en avant. Ou présentez de nouveaux collègues de manière originale.

Demandez un feedback

Si vous doutez, demandez-leur. En fournissant suffisamment de moments de rétroaction, vous donnez à vos employés l'occasion de faire entendre leur voix. Et ensuite, montrez ce que vous avez réellement fait avec ces commentaires.

5. Faites attention à votre langage

Vos collègues reçoivent probablement déjà un flux sans fin de communication rigide ou ennuyeuse. Ne laissez pas votre newsletter se retrouver dans cette pile. C'est le moment d'égayer leur journée et de créer quelque chose d'amusant que les gens attendent avec impatience.

Comme pour la communication externe, votre sujet est essentiel pour s'assurer que le plus grand nombre possible de personnes ouvrent votre courriel.

Soyez bref, suscitez leur intérêt ou leur curiosité. La personnalisation peut également aller très loin.

Soyez accessible dans vos textes

Évitez le jargon et gardez un ton décontracté. Divisez votre texte par de gros titres percutants et des intertitres qui attirent vos lecteurs ou égayez les choses avec des gifs qui correspondent à votre contenu.

• Soyez accessible : utilisez-le je, nous et vous autant que possible. En utilisant l'humour, vous faites en sorte que les gens attendent avec impatience vos prochaines newsletters.
• Expliquez en termes clairs ce qui se passe, pourquoi et quel sera l'effet sur vos employés.
• Omettez les mots inutiles. Les introductions qui n'apportent rien à votre contenu important poussent celui-ci vers le bas.
• Gardez vos paragraphes courts : 2 ou 3 lignes suffisent.
• Alternez en commençant certaines phrases par « et », « mais » et « pourquoi ». Cela semble moins soigné, mais rend vos textes plus fluides et décontractés. Il est plus facile à lire qu'un texte formel !
• Si vous avez besoin de transmettre des informations à froid (c'est inévitable), utilisez une mise en page simple. Et remplissez cela de texte engageant et léger. Avec des phrases courtes et beaucoup d'espace blanc.

6. Rendez-le interactif

Personne n'aime la circulation à sens unique. Si vous allez expérimenter dans votre communication interne, vous voulez également savoir ce qui a bien fonctionné.

Si vous réussissez à impliquer vos collègues dans la conversation, vos ratios d'ouverture augmenteront, votre culture interne s'améliorera et votre communication et votre partage des connaissances deviendront beaucoup plus efficaces.

Incluez des sondages, des questionnaires, un quiz, des concours et du contenu partageable. Pensez au bingo, aux publications sur les réseaux sociaux, aux liens vers des articles pertinents avec plus d'informations générales ou à un sondage pour décider quoi commander pour le prochain déjeuner.

Pensez-vous qu'il est important que votre équipe apprenne certaines choses sur vos nouveaux produits ? Alors, faites-leur tester leurs propres connaissances de manière ludique via un quiz amusant. S'ils donnent la mauvaise réponse, vous savez sur quels éléments de contenu vous devriez vous concentrer davantage.

Tout le monde digère l'information différemment

Tenez toujours compte du niveau de connaissance de votre public cible. Vos employés sont tous différents et tout le monde n'aime pas la même chose. Tenez compte de la variété de vos sujets et jouez avec différents types de médias, tels que des vidéos, des citations, des liens de blog ou même des mèmes. De cette façon, vous vous assurez que tout le monde peut trouver quelque chose d'intéressant.

7. Partagez des ressources intéressantes

Une communication interne vraiment forte doit être un investissement dans votre équipe. Assurez-vous qu'il y a une réelle valeur dans votre contenu. Pensez à des conseils pour promouvoir leur attitude au travail ou à d'autres ressources avec lesquelles on peut apprendre quelque chose, comme des formations possibles, des articles intéressants ou des postes vacants internes. Conclure avec les points à retenir les plus importants de votre newsletter est toujours une bonne idée.

8. Faites bon usage de l'automatisation

Si vous souhaitez envoyer des informations spécifiques ad hoc, vous utiliserez bien sûr votre newsletter régulière. Mais il existe un certain nombre de processus internes pour lesquels l'automatisation est vraiment une aubaine. Par exemple :

• Une série d'intégration pour les nouveaux collègues. Ici, vous pouvez présenter différentes équipes dans un certain nombre d'e-mails, où des informations importantes peuvent être trouvées, et comment demander certains services ou documents.
• Lancement de nouveaux processus ou outils. Certaines personnes s'en tirent simplement avec de nouvelles informations plus rapidement que d'autres. Et le changement est difficile. Si vous souhaitez utiliser de nouvelles technologies ou mettre en œuvre certains changements, une bonne communication est vraiment indispensable. Et ce pour une plus longue période de temps. Vous pouvez commencer par une formation. Laissez les gens s'inscrire à différentes dates et suivez la formation avec une série d'e-mails contenant des conseils d'utilisation ou des infographies.
• Lancement de nouveaux produits ou services. Vos employés doivent être conscients des informations les plus importantes. Pour qu'ils puissent les transmettre à vos clients. Ici aussi, vous pouvez difficilement ne pas assez communiquer. Transformez-le en une série amusante avec de courts courriels et terminez par un quiz où vos collègues peuvent tester leurs propres connaissances de manière amusante.

Prêt à vous lancer ?

Dans votre compte Flexmail, vous trouverez déjà de nombreux modèles. Utilisez-les comme base ou créez votre propre modèle pour votre prochaine newsletter interne !