Hoe schrijf je een goede welkomstmail?

Wat is een welkomstmail?

Een welkomstmail is een eerste bericht dat automatisch naar nieuwe abonnees of klanten wordt gestuurd nadat ze zich hebben aangemeld voor je nieuwsbrief, service ... Die welkomstmail is jouw 'binnenkomer' waarmee je nieuwe klanten of contacten welkom heet.

Het is in de eerste plaats de bedoeling een abonnee te bedanken voor zijn of haar inschrijving. Daarnaast ga je meteen ook info delen over wat ze kunnen verwachten van jouw verdere communicatie.

Omdat je contacten daar best benieuwd naar zijn, ligt de gemiddelde open rate van een welkomstmail veel hoger in vergelijking met nieuwsbrieven en andere mailtjes.

Verlies de strategie niet uit het oog

Achter een goede welkomstmail schuilt enige strategie. Het maakt deel uit van je e-mailmarketing. Want je kan een welkomstmail gebruiken om de betrokkenheid van je (nieuwe) klanten te verhogen.

Het is daarom belangrijk om na te gaan welke informatie je verwerkt in je eerste e-mail. Doe je dat op een goede manier, dan kan je met je welkomstmail de toon zetten voor een positieve én langdurige klantenrelatie.

Waarom zou je een welkomstmail versturen?

Uit beleefdheid natuurlijk! Maar ook omdat de eerste mails die je lezer ontvangt na een inschrijving doorgaans de hoogste open ratio’s krijgen. Hou je hun aandacht in die eerste welkomstmail vast, dan is de kans veel groter dat ze ook je volgende mails gaan openen.

Je begint dus best zo vroeg mogelijk waarde terug te geven voor het verkrijgen van hun emailadres. Wij geven je handige tips mee voor een geslaagde welkomstboodschap.

Bepaal het doel van je welkomstmail

Het bepalen van het doel van je welkomstmail is essentieel omdat het de richting en effectiviteit van je communicatie bepaalt. Zonder een vast doel loop je het risico om onsamenhangende berichten te sturen die niet aansluiten bij de verwachtingen van je nieuwe abonnees of klanten. Een goede contentstrategie helpt je hierbij.

Door je welkomstmail een duidelijk doel te geven, focus je van in het begin op gerichte en relevante content. Hiermee vergroot je de betrokkenheid en laat je een positieve eerste indruk achter.

Je welkomstmail een doel geven, zal je ook helpen om meetbare resultaten te behalen en de impact te evalueren. Waardoor je eventueel verbeteringen kunt aanbrengen voor een effectievere communicatie op de lange termijn.

Hoe schrijf je een welkomstmail?

Die allereerste e-mail is cruciaal voor de customer journey van je klanten. Een sterke welkomstmail kan echt het verschil maken, geloof ons maar.

Om ervoor te zorgen dat je een goede eerste indruk maakt, sommen we een tiental elementen op die van belang zijn bij het schrijven én versturen van je welkomstmail. Bij die communicatie komt namelijk een stukje e-mailmarketing kijken. 😉

1. Timing

De meeste nieuwe contacten verwachten een mail na inschrijving en zijn benieuwd naar wat je te zeggen hebt. Laat ze dus zeker niet te lang wachten. Een handige manier om je contacten na hun inschrijving een welkomstmail te verzenden is door gebruik te maken van automation.

Hier lees je precies hoe je dat in Flexmail kan opzetten. Zo ben je altijd zeker dat ze je welkomstmail op tijd ontvangen en jij hoeft je geen zorgen te maken dat je iemand vergeten bent.

2. Onderwerpregel

Het eerste wat jouw contact ziet in zijn mailbox is het onderwerp van je mail. Je moet er dus voor zorgen dat je opvalt tussen alle andere berichten. Een “welkom” in het onderwerp geeft aan dat het om een welkomstmail gaat en zet het contact aan om te kijken wat je te vertellen hebt.

Ook een emoji in je onderwerp trekt zeker de aandacht. Denk er goed over na, want je welkomstmail is een van je belangrijkste e-mails.

Naast het onderwerp is het afzenderadres ook belangrijk. Gebruik een herkenbare naam en gebruik deze naam vervolgens ook bij je volgende campagnes zodat je contacten je onmiddellijk herkennen.

3. Persoonlijke aanspreking

Bij een eerste contact gebruik je uiteraard een persoonlijke aanspreking zodat je nieuwe klant het gevoel krijgt dat de mail persoonlijk aan hem of haar gericht is, waardoor de ontvanger zich dus welkom voelt.

Vraag de naam dus zeker bij de inschrijving zodat je deze kan gebruiken. Hoe persoonlijker de mail, hoe belangrijker het contact zich voelt en dat is precies wat je wilt bereiken met je welkomstboodschap.

4. Verwachtingen

Je contacten schrijven zich in en hebben bepaalde verwachtingen. Laat hun dus niet op hun honger zitten.

Maak daarom duidelijk:

• Wie je bent en wat je doet
• Welke informatie ze kunnen verwachten
• Wanneer je de campagnes zal verzenden (dagelijks, wekelijks, maandelijks,…)
• Of ze bepaalde onboarding stappen moeten doorlopen

Hou je ook aan wat je hen belooft, zodat je contacten er telkens opnieuw naar uitkijken om je campagnes te mogen ontvangen. Bezorg je nieuwe abonnees dus effectief dat beloofde e-book, een trial product of een superinteressante promo.

Onderstaand voorbeeld van Commonry slaagt er heel goed in om uit te leggen wat hen zo uniek maakt:

5. Afbeeldingen

Je kan een bericht maken met eindeloos veel tekst, maar de kans dat je contacten dit allemaal gaan lezen is zeer klein. Maak de tekst wat korter en toon welke gerelateerde artikelen je aanbiedt of voeg een afbeelding toe die duidelijk maakt waar het over gaat.

Trek de aandacht door een passende afbeelding te voorzien in je bericht en je tekst meer kracht bij te zetten. Sowieso zorg je best altijd voor een goed evenwicht tussen tekst en afbeeldingen.

6. Duidelijke CTA

Met een goede welkomstmail wil je je contacten welkom heten, maar je wilt natuurlijk ook dat ze interesse hebben in je producten. Zorg er dus voor dat je een duidelijke Call To Action in je e-mail hebt staan die uitnodigt om verder te klikken.

Maak een goed zichtbare knop met een tekst die duidelijk aangeeft wat ze kunnen verwachten wanneer ze hierop klikken.

Kijk eens naar het volgende voorbeeld. De knop geeft duidelijk aan wat je kan verwachten en de afbeelding spreekt voor zich, zelfs als je de tekst niet gelezen hebt:

7. Social media

Gebruik je social media? Voeg deze kanalen dan zeker toe in je welkomstmail zodat klanten je ook via deze weg kunnen volgen.

8. Uitschrijflink en interesses

Ook bij een welkomstmail moet je rekening houden met de GDPR-wetgeving en een uitschrijflink voorzien. Maar dit hoeft niet noodzakelijk slecht te zijn. Uiteraard is het niet de bedoeling dat je contacten zich onmiddellijk gaan uitschrijven na je eerste welkomstmail.


Maar door interesses toe te voegen aan je uitschrijflink of updatelink, geef je je contacten wel de mogelijkheid om aan te geven waar ze interesse in hebben in plaats van volledig uit te schrijven en jij hebt meer informatie over je contact om zo je campagnes nog beter af te stemmen. Een win-winsituatie dus.

9. Geef iets cadeau

Wie krijgt er nu niet graag een cadeau, iedereen toch?

Geef je contacten een whitepaper als bedankje of toon hoe blij je bent dat ze zich toevoegden aan je mailinglijst door een korting of speciale aanbieding mee te sturen.

10. Adresboek

En last but not least: vraag aan je contacten om jouw adres toe te voegen aan hun adresboek. Dit zorgt ervoor dat jouw mails niet per ongeluk in hun junkmail terechtkomen waardoor ze al jouw interessante informatie moeten missen. Bovendien worden je afbeeldingen dan standaard meteen weergegeven.

Hoe kan ik de effectiviteit van welkomstmails meten?

Je kunt de effectiviteit van welkomstmails meten aan de hand van verschillende meetpunten. Ten eerste is de open rate een belangrijke indicator.

Het laat zien hoeveel lezers je welkomstmail daadwerkelijk hebben geopend. Een hoge open rate suggereert dat je onderwerpregel van je e-mail aantrekkelijk genoeg was voor ontvangers om je e-mail te openen.

Ten tweede is de click-through rate van belang. Dit meet hoeveel contacten daadwerkelijk op links of knoppen in je welkomstmail hebben geklikt. Een hogere click-through rate duidt op een betrokken publiek dat de inhoud van je mail waardevol genoeg vond om verder te verkennen.

Daarnaast is de conversieratio cruciaal, vooral als je in de welkomstmail een speciale aanbieding (bijvoorbeeld een kortingscode) hebt opgenomen.

Dit vertelt je hoeveel ontvangers daadwerkelijk zijn overgegaan tot de gewenste actie, zoals het doen van een eerste bestelling of het invullen van een formulier. Verstuur je je welkomstmails met Flexmail, dan kan je alles nauwkeurig opvolgen via je eigen account.

Gedrag van nieuwe abonnees analyseren

Een andere methode om effectiviteit te meten is door te kijken naar het gedrag van ontvangers na het ontvangen van de welkomstmail. Je kunt analyseren hoe ze omgaan met verdere e-mails na de ontvangst van je welkomstmail, hoe lang ze op je website blijven en welke acties ze ondernemen.

Door deze gegevens te analyseren, krijg je inzicht in hoe effectief je welkomstmail is in het betrekken van nieuwe abonnees of klanten bij jouw merk.

Het is ook zinvol om enquêtes of feedbackverzoeken toe te voegen aan je welkomstmail, zodat je meteen inzicht krijgt in de ervaringen en verwachtingen van je ontvangers, wat je kan helpen om de welkomstcampagnes verder te verbeteren.

Effectieve welkomstmail voorbeelden: zo spring je eruit

Iets zegt ons dat je op zoek bent naar een 'welkomstmail voorbeeld' of meerdere voorbeelden om inspiratie uit te halen ... Dat begrijpen we hoor.

Want na het lezen van dit blogbericht, zit je hoofd boordevol met tips om een goede welkomstmail te lanceren.

Tijd dus voor de volgende stap: zelf je welkomstmail schrijven. Met deze voorbeelden spring je er zeker uit en zorg je ervoor dat nieuwe klanten zich welkom voelen. Met de groeten van Flexmail! 😁