Wie bereitet Flexmail sich auf die GDPR vor?

Last updated: 17/05/2018

GDPR Compliancy (die Einhaltung der Datenschutzverordnung) ist mehr als nur Ihr E-Mail Marketing. . Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie Ihre Kontakte neu strukturieren müssen. Um Ihnen hierbei zu helfen, haben wir unseren eigenen GDPR Contact Converter entwickelt, der Anfang Mai eingeführt wird. Es ist ein Instrument, das dafür sorgt, dass Sie Ihre bereits bestehenden Listen aufräumen können und in eine saubere Datenbank in Ihrem Flexmail Account zusammenfügen können.                      

Warum muss ich in Flexmail auf eine Liste umschalten?

Wenn Sie mehrere Listen nutzen, ist die Chance größer, dass Kontakte mehrmals in Ihrer Kontaktverwaltung vorkommen. An sich ist das kein Problem, aber die Verwaltung der Einverständniserklärungen und Abmeldungen wird dadurch komplexer. Damit Ihre E-Mail Kommunikation die GDPR (Datenschutzverordnung) einhält, raten wir von Flexmail, auf eine Hauptliste überzugehen. Über die Aufteilung in Segmente können Sie mehrere Zielgruppen trennen. Indem Sie ein Preference Center benutzen, können Sie in der Datenbank auf übersichtliche und einfache Weise die Abmeldungen für die verschiedenen Kommunikationen verwalten.


Was macht der GDPR Contact Converter?

Als Flexmail Kunde hatten Sie früher die Möglichkeit, in den Anwendungen verschiedene Listen aufzustellen. Ab dem 25. Mai 2018 ist dies nicht mehr erlaubt. Damit Ihre Kontakte nicht verloren gehen und übersichtlich bleiben, haben wir ein Tool gemacht. Dieses Tool sorgt dafür, dass Ihre Listen in einer großen Datenbank mit verschiedenen Segmenten zusammengeführt werden. Schritt für Schritt können Sie eine übersichtliche Datenbank entwickeln und Konflikte, die entstehen, können Sie einfach und schnell lösen. Damit Ihre Kontaktdaten GDPR-compliant sind, müssen Sie Ihre Kontaktliste aufräumen. Natürlich ist das Exportieren und Aufräumen dieser Daten eine zeitraubende Arbeit.

Wie lange dauert das Update?

Wie lange das Update dauert, hängt von der Anzahl Kontakte ab. Wir empfehlen, dieses Update an einem ruhigen Zeitpunkt durchzuführen. Haben Sie gegenwärtig viele Listen, kann das Update etwas Zeit in Anspruch nehmen. Haben Sie wenig Listen, wird das Update schnell laufen. Also nicht zu schnell in Panik geraten, wenn es etwas länger dauert.

Was kann ich tun, damit mein Übergang so glatt wie möglich verläuft?

  • Wir empfehlen, alle Listen zusammen zu übertragen. Sie können das Verfahren unterbrechen, aber das bedeutet, dass Sie länger unerreichbar sind für Ihre Kontakte.
  • Wir erwarten, dass in der Woche vor dem 25. Mai 2018 viele Betriebe ihre Listen anpassen werden. Das kann für Verzögerungen sorgen, bitte berücksichtigen Sie dies und beginnen Sie früher.
  • Wir empfehlen ebenfalls, über den gewählten Zeitpunkt nachzudenken. Wenn Sie später am Arbeitstag/abends das Update beginnen, wird es erheblich schneller gehen als zwischen 9 und 17 Uhr.
  • Achten Sie darauf, dass Sie das Update nicht direkt nach einem Mailing machen. Sie und Ihre Kontakte haben während des Verfahrens keinen Zugang zu Flexmail. Wenn Sie das Mailing verschieben, verringert sich das Risiko, dass mit den Kontakten etwas schief läuft.
  • Schauen Sie im Voraus nochmals über die Listen, sind sie noch aktuell oder einsatzfähig?

GDPR Contact Converter

Einmaliger Schlüssel

Beim Importieren der Kontakte müssen Sie immer ein Referenzfeld wählen. Standardmäßig ist das bei Flexmail die E-Mail Adresse. Natürlich können Sie auch ein eigenes Feld wählen, zum Beispiel die Kundennummer.
Ein Referenzfeld ist eine Anzahl von numerischen Zeichen, die für diesen spezifischen Kontakt einmalig sind.
 

Quellfeld

Die GDPR Gesetzgebung verlangt, dass von allen Kontakten der Ursprung bekannt ist. Darum ist es wichtig, hierbei die richtige Quelle anzugeben. Standardmäßig wird hier der Name der früheren ‘Subliste’ genommen. Beispiele für diese Quellen sind: Beurs X 2018 und Optin Formulier Homepage Website.
Ein Kontakt kann mehrere Quellen haben.
 

Sprache

Allen Kontakten wird eine Sprache zugewiesen. Das bedeutet, dass dies ein Feld mit mehreren Möglichkeiten und nicht mehr ein freies Feld wird. Standardmäßig übersetzen wir Ihre eingegebenen Werte in ISO Werte. Für Kontakte ohne Sprache wird im Wizard eine Sprache zugewiesen.

Ordnung

Vorher hatten Sie verschiedene Listen mit Ihren Kontakten. Jetzt wird daraus 1 große Datenbank mit Segmenten. Auf der Grundlage dieser Segmente können Sie also noch immer eine bestimmte Gruppe Kontakte anschreiben.

Old List

New list

Wie bereiten Sie sich auf die Datenschutzverordnung vor?

Die GDPR bereitet vielen Betrieben Kopfschmerzen. Darum wollen wir hier nochmals aufführen, was Sie am besten tun, damit Sie am 25. Mai 2018 die Regeln der Allgemeinen Datenschutzverordnung einhalten.

Bewusstsein

  • Lesen Sie in verschiedenen Quellen, damit Sie genau verstehen, was die GDPR bedeutet und was Sie tun müssen, um die Verordnung einzuhalten. Detaillierte Artikel von uns können Sie hier lesen.
  • Sorgen Sie dafür, dass jeder im Betrieb informiert ist. Es ist nicht nur die Verantwortlichkeit einer Abteilung. Es ist eine Team-Anstrengung. Sie können eventuell einen Workshop organisieren, damit jeder ganz genau weiß, was von ihm erwartet wird.
  • Stellen Sie eventuell eine Schlüsselfigur ein, die Übersicht über alles hat. Er oder sie kann einschätzen, was im Betrieb noch gemacht werden muss.

Stellen Sie einen Inventar auf

  • Prüfen Sie, welche Angaben Sie behalten, wie lange, woher sie kommen und mit wem sie Sie teilen.
  • Richten Sie eine Datenbank auf. Sie haben ab dem 25. Mai eine Meldepflicht. Ab diesem Datum sind Sie verpflichtet, ein Datenleck innerhalb von 72 Stunden den Behörden zu melden.

Aktualisieren Sie Ihre Dokumente

Persönliche Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung Ihrer Dienste notwendig ist. Die Daten dürfen auch nicht endlos aufbewahrt werden. Sie prüfen darum auch am besten wichtige Dokumente wie Vereinbarungen, Allgemeine Bedingungen, Datenschutzerklärungen und ähnliche nach. Es ist möglich, dass Sie angepasst/aktualisiert werden müssen, damit sie die Verordnung einhalten.

Zustimmung

Die Zustimmung ist der wichtigste Punkt des neuen Gesetzes. Das Gesetz wurde mit der Absicht aufgestellt, die Bürger zu schützen. Darum muss die Zustimmung, die der Kunde gibt, frei, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Ferner muss der Kunde aktiv handeln, um angemeldet werden zu können. Konkret bedeutet dies unter anderem, dass Sie keine Kästchen mehr im Voraus ankreuzen können. Wenn der Kunde minderjährig ist, dann müssen die Eltern oder Erziehungsberechtigten die Zustimmung geben.

Eine klare Sprache reden

Eines der wichtigsten Probleme und Gründe für die Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung war, dass die Menschen gerne wissen wollten, was mit ihren persönlichen Daten gemacht wurde. Sie wollten mehr Transparenz und mit der neuen Verordnung wurde das erreicht. Sie müssen ab dem 25. Mai deutlich angeben:
 
  • Wozu Sie die Daten benutzen
  • Wie lange Sie die Daten speichern
  • Werden Sie die Daten austauschen?
  • Werden die Daten außerhalb der EU ausgetauscht?
  • ...

Welche Rechte hat Ihr Kunde?

  • Recht auf Information und Zugang zu den persönlichen Daten.
  • Recht auf Berichtigung der Daten.
  • Recht darauf, vergessen zu werden
  • Recht auf Beschwerde gegen direkte Marketingpraktiken, Profiling und automatische Entscheidungen
  • Recht auf Übertragbarkeit der Daten.
Nach dem 25. Mai 2018 sind Sie verpflichtet, auf diese Anfragen einzugehen. Sorgen Sie dafür, dass die Verfahren bereit sind, um diese Fragen zu behandeln.

Muss ich einen Data Protection Officer /Datenschutzbeauftragten einstellen?

Sie sind nur verpflichtet, einen DPO einzustellen, wenn Sie eine öffentliche Einrichtung sind oder regelmäßig persönliche Daten im großen Umfang verarbeiten, wie beispielsweise Direct Marketing Betriebe. Sie können hierfür einen externen Consultant oder einen Mitarbeiter intern einstellen. Diese Person ist dann Vorbeugeberater für Datenschutz.
Mit diesen Richtlinien im Hinterkopf sind Sie auf dem richtigen Weg, aus der neuen Datenschutzverordnung kein Problem sondern eine Gelegenheit zu machen!